Облік товару в магазині: покрокове керівництво

Все, що вам потрібно знати про облік товарів

 

Облік товарів "на коліні" - реалії малого бізнесу, де власник в умі прораховує закупівлі, а продажі зазначає в зошиті. При цьому немає жодного підприємця, який би не хотів розвивати бізнес і заробляти більше.

У цьому й проблема: без обліку розвивати бізнес не вийде.

Без обліку ви не зможете масштабувати магазин

Це не залякування, лише констатація факту. Відсутність обліку завжди веде за собою купу проблем по всіх напрямках:

• Помилки постачання та неефективна робота з постачальниками. Без обліку товарів ви можете не помітити, що продукції прийшло менше, ніж ви замовили, переплачувати постачальнику чи працювати у борг.
• Крадіжка майна або грошей. Постійні недостачі, брак коштів у касах, зникнення товарів зі складу чи вітрини — без обліку товарів ви не помітите момент крадіжки та постійно покриватимете збитки зі своєї кишені.
• Порожні полиці та низький товарообіг. Без якісного обліку, ви не зможете контролювати залишки на складі. А деякі товари лежатимуть на полицях місяцями через неправильно сформований асортимент — ви просто не знатимете, що правда потрібно вашим клієнтам.

 

 

• Постійна нестача грошей на рахунках. Продажі є, грошей немає? Все тому, що ви не відстежуєте грошовий потік і не плануєте бюджет на закупівлю товарів. Це загрожує касовим розривом.
  
  

Це не всі неприємні наслідки відсутності обліку, але їх достатньо, щоб нарешті задуматися про якісний автоматизований облік товарів. Давайте розглянемо, що це докладніше.

Навіщо потрібен облік товару

Що таке облік товару? Облік товарів - це відстеження шляху товару від прийому від постачальника до продажу клієнту та фіксування операцій на всіх етапах:

• надходження товару та розміщення на складі
• переміщення товару
• продаж товару
• списання товару зі складу

Навіщо потрібен облік товару? Облік товарів допомагає розуміти, що відбувається з товаром у магазині, оптимізувати процеси та бюджет на закупівлі, сформувати привабливий асортимент та уникнути крадіжки.

Як вести облік товару у магазині вручну? Якщо асортимент невеликий, можна спробувати вести облік у таблиці. Якщо номенклатур побільше і ваш магазин не ларьок на узбіччі, а майданчик з десятками товарів, забудьте про ручний облік у таблицях та блокнотах.

Більше товарів — більше часу на облік, а отже, потрібно застосовувати систему, яка забезпечує повну автоматизацію магазину та спрощує облік, заощаджуючи час співробітників та керівника. А якщо ще й онлайн-касу інтегрувати з такою системою обліку, у вас буде повний набір для якісної роботи магазину.

Хто має вести облік товарів? Відповідальність за облік товарів у магазині має нести продавець чи спеціально призначений при цьому співробітник (якщо магазин великий). Ця людина повинна мати знання у галузі бухгалтерського обліку та управління складськими запасами, а також розуміти політику та процеси магазину.

Які схеми обліку товарів відомі?

1. Схема регулярної інвентаризації. Ця схема включає відстеження рівня складських запасів у режимі реального часу, що дозволяє керівникам магазинів мати актуальну інформацію про товари в будь-який час. Отже, точніше інформувати про це клієнтів. Така схема працює лише за наявності системи обліку.
2. Система періодичної інвентаризації. Ця система вимагає фізичного підрахунку товарів у наявності через регулярні проміжки часу (зазвичай щомісяця чи щоквартально). Потім результати порівнюються із записами з попередніх інвентаризацій запасів для виявлення будь-яких невідповідностей, які можуть з'явитися між обліковою та фактичною кількістю товару на складі.
3. First In, First Out (FIFO): Ця схема передбачає, що товари, закуплені першими, будуть першими продані клієнтам. Акцент робиться на облік часу, коли вони були придбані, а не коли вони були продані або використані з іншою метою.
4. Last In, Last Out (LIFO): Ця схема працює аналогічно FIFO, але натомість передбачає, що товари, закуплені останніми, будуть продані першими. Тому при обліку важливо звертати увагу на те, коли вони були придбані востаннє. 
5. Метод середньої вартості. З використанням цього методу вартість кожного товару визначається з урахуванням його середньої ціни протягом певного проміжку часу. Це дозволяє керівникам магазинів точно відслідковувати витрати на закупівлю, навіть якщо ціни коливаються.
6. Метод середньозваженої вартості. Цей метод аналогічний методу середньої вартості, але з розрахунку витрат він враховує кількість придбаних товарів разом із ціною. Цей метод дозволяє керівникам магазину точніше відстежувати витрати на товари, які купують оптом.

Як можна вести облік товару

Давайте розглянемо покроковий план обліку товарів у магазині. Чим чіткіше ви зможете уявити ідеальну модель, тим легше її втілити в реальність.

1. Отримання товару. На цьому етапі перевірте наявність пошкоджень або невідповідностей у кількості та якості отриманих товарів. Не забудьте задокументувати всі результати, щоб уникнути непорозуміння з постачальниками.
2. Оприбуткування. Введіть дані про кожен товар у систему обліку. Чим більше докладної інформації ви вкажете, тим краще (назва, опис, отримана кількість, вартість одиниці, загальна вартість за партію тощо)
3. Безпечне зберігання товарів. Розмістіть товари у спеціально відведених місцях для зберігання відповідно до їх типу та розміру, щоб їх можна було легко знайти за потреби.
4. Відстеження запасів. Регулярно контролюйте стан запасів інвентаризацією. Це допоможе вам відслідковувати, що є в даний момент, щоб товари в магазині не закінчувалися несподівано в періоди високого попиту. Також це допоможе уникнути крадіжок.
5. Облік товарних операцій. Обновляйте записи щоразу, коли працюєте з товарами на складі: приймаєте, переміщаєте, списуєте чи продаєте. Чим точніше ведеться облік товарних операцій, тим більш актуальними є відомості про рівень складських запасів на руках у власника магазину.

Як вести облік товарів у магазині за допомогою системи обліку

Ми покажемо, як ввести облік товарів у RemOnline. Це програма, яка автоматизує облік всіх етапах від розрахунків із постачальником до повторного обслуговування клієнта.

1. Оприбуткуйте на склад наявну продукцію. Це відкриє доступ до продажу, дозволить контролювати залишки та визначати популярні у клієнтів товари.

2. При оприбуткуванні налаштуйте ціни та задайте мінімальні залишки товару, щоб не працювати собі на збиток та вчасно поповнювати запаси. 

3. Зробіть продаж, а програма спише товар зі складу. При продажі занесіть дані клієнта в систему, щоб розширювати клієнтську базу та оповіщати клієнтів про акції та знижки.

4. Прийміть оплату до каси. Програма підтримує як готівкові, і безготівкові розрахунки, касове устаткування. 

5. Налаштуйте відсоткові нарахування від продажів для співробітників, щоб мотивувати їх продавати більше товарів. А Аналіз асортименту покаже, які товари потрібні вашим клієнтам. 

6. Аналізуйте продажі та ведіть контроль товарообігу, відстежуйте рух коштів, сезонність, середній чек та інші показники на звітах та графіках та приймайте управлінські рішення, які допоможуть масштабувати магазин.

Так, крім фіксування операцій у програмі, вам нічого не потрібно робити — розрахунки та зведення показників відбувається автоматично. З якісним урахуванням товару розвиток магазину відбуватиметься планомірно та передбачувано, чого вам і бажаємо! ;)

comments powered by Disqus