Попереджений значить озброєний: як співробітники крадуть у малого бізнесу

Поширені методи крадіжок і способи їх запобігання за допомогою системи обліку

Довіра співробітникам — важлива частина професійних відносин всередині команди. Шкода тільки, що довіра не вбереже від крадіжки грошей або майна. Бачити злодія у кожному найнятому, звичайно, не варто. А ось вивчити схеми шахрайства та вжити заходів щодо їх запобігання — важливо. Цим і займемося.

1. Підробка / дублікати витратних статей

Офісне приладдя, послуги вивезення сміття або оплата за парковку для клієнтів — ви впевнені, що такі статті витрат у вашій компанії взагалі є? Іноді співробітники користуються тим, що керівник не перевіряє платежі та не звіряє статті витрат регулярно. Вони можуть пред'являти фіктивні витрати, додавати одну й ту ж квитанцію до кількох статей витрат або дублювати статті витрат (називаючи одну й ту ж саму різним ім’ям). Виходить, що поки ви не контролюєте статті витрат, ви самі не знаєте, за що сплачуєте.

Що робити?
Вам треба навчитися регулярно (так, не раз в квартал) відстежувати всі витрати та грошові надходження. Зробити це можна завдяки звіту РГК, який показує інформацію про всі джерела руху грошових коштів за обраний період.

У RemOnline звіт РГК можна згенерувати в кілька кліків. Щоб не витрачати багато часу на зведення показників та їх порівняння з минулими звітними періодами, просто роздруковуйте такий звіт з системи обліку кілька разів на місяць і перевіряйте, куди саме розходиться бюджет. Додатковим плюсом є те, що ви зможете виявити та скоротити зайві витрати.

2. Анулювання платежів/підроблені повернення

Клієнт віддав гроші, а платежу немає. Якщо у вас регулярні нестачі по касах, перевірте повернення й анульовані платежі — можливо, у вас завівся злодій. Співробітники можуть приймати оплату, а потім анулювати її або створювати підроблені повернення. За фактом товару вже не буде в наявності, та й грошей за нього ви не отримаєте. У такі ситуації потрапляють керівники, які не тримають під контролем каси та дозволяють здійснювати грошові операції (прийом платежів, анулювання, повернення і т.д.) всім без винятку співробітникам.

Що робити?
По-перше, взяти на себе відповідальність: не втрачайте контроль над обліком і не довіряйте роботу з грошима всім підряд. Думаєте, дарма рядовий касир в супермаркеті не може скасувати оплату? Контролюйте касові операції та проводьте регулярні інвентаризації, які дозволять вчасно виявляти нестачі. Звичайно, з системою автоматизації все це робити набагато простіше.

У RemOnline, наприклад, можна гнучко налаштувати доступ співробітників до грошових операцій. Оберіть, хто може видаляти операції в касі та продажах, переміщати або витрачати гроші (менеджер), а кому буде доступний лише прийом платежів (касир). Також відстежуйте стан кас — в RemOnline їх баланс можна перевірити в будь-який момент з програми.

3. Крадіжка майна

Злодії не завжди крадуть гроші. Деякі вважають, що майно (товари або матеріали) стягнути простіше. Так воно і є, якщо в компанії не ведеться складський облік.

Якщо ви регулярно постачаєте товари, ведете продажі, а прибутку якось непропорційно мало, треба рушати на склад. А точніше, заглибитися в документи, які допоможуть звірити надходження та продажі. Навіть якщо по касах все сходиться, товари можуть просто не доходити до клієнтів.

Що робити?
Напевно перше, про що ви подумали — це система складської безпеки. І це правильна думка. Але без якісного складського обліку вона не матиме належного ефекту: камера не охопить весь шлях товару від постачальника до клієнта. Тільки чіткий облік товарів на всіх етапах вбереже вас від їх зникнення та збитків.

Складський облік — це не просто перерахунок товару раз на місяць, це реєстрація всіх складських операцій в системі. Оприбуткування, переміщення, списання й інвентаризації повинні відображатися в документах, за допомогою яких ви і зможете контролювати товарообіг. А додатковим плюсом стане автоматизація складських операцій та економія часу.

4. Фальсифікація робочого часу

Якщо керівник довго не з'являється на робочому місці, ніяк не відслідковує роботи та необхідний на їх виконання час, недобросовісні співробітники можуть цим користуватися. При цьому, проблема не в запізненнях, прикритті друзів, поки тим треба відлучитися або ранньому закінченні робочого дня (хоча й це також важливо). Мова про вписання собі додаткових годин (особливо якщо оплата погодинна) та підробці документів, на основі яких нараховується зарплата. Крадіжка часу — теж крадіжка, а регулярна фальсифікація зарплатних виплат негативно позначається на бюджеті.

Що робити?
Сплачувати не за час, а за якість — роботу, яку співробітники дійсно виконали. Ставка ставкою, а відсоток від робіт або продажів — один з кращих способів мотивації персоналу та запобігання фальсифікації зарплатні. Аби автоматизувати нарахування, переведіть їх до системи обліку.

RemOnline дозволяє налаштувати нарахування зарплати за більш ніж 8-ма сценаріями: за відкриття / закриття замовлення, за різні види робіт, за продажі та ін. Завдяки цьому ви будете платити зарплату співробітникам тільки за ту роботу, яку вони дійсно виконали.

Звичайно, не можна повністю вберегти себе від недобросовісних працівників. Але це не означає, що треба покладатися на волю випадку — зробіть все, що у ваших силах, аби захистити компанію. А система обліку вам в цьому допоможе.

Підписуйтесь на оновлення блогу, аби дізнаватися все нове та цікаве першими. Для вас стараємося :)