7 хвилин

Як скласти та використати шаблон комерційної пропозиції для малого бізнесу

Вигляд комерційної пропозиції говорить про компанію без слів. Якісно складений документ покаже високий рівень професіоналізму, а від руки написаний на аркуші А4 список — його відсутність. Тому подбати про зовнішній вигляд і точність змісту документа, який знайомить ваших клієнтів з послугами/товарами компанії, варто для того, щоб із самого початку співпраці справити гарне враження та завоювати їхню довіру. У статті розповімо, як це зробити.


Зміст

Що таке комерційна пропозиція?
Як створити шаблон комерційної пропозиції?
Для чого потрібні шаблони комерційних пропозицій?
Як використовувати шаблон комерційної пропозиції у РемОнлайн?

Що таке комерційна пропозиція?

Комерційна пропозиція — це документ, який описує заплановані витрати на проєкт. Деякі компанії створюють такі документи для клієнтів, щоб обидві сторони чітко зналися на нюансах праці перед її початком.

Наприклад, сервіс установки кондиціонерів після оціночного візиту майстра може виставити клієнту комерційну пропозицію, яка міститиме розрахунок вартості використовуваних матеріалів, установки та техніки. Завдяки цьому клієнт знатиме, за що саме буде зобов'язаний заплатити, а якщо зацікавився, зможе залагодити питання з ціною перш ніж розпочнуться роботи.

Комерційні пропозиції використовують у практиці автосервіси, поліграфії, ремонтники, клінінги та інші види бізнесу послуг та виробництва товарів.

Більше того, ваша комерційна пропозиція дозволяє:

  • Уникнути непорозуміння між клієнтом та компанією. Це документ, який охороняє дві сторони: клієнтів від несумлінних виконавців, а компанію — від звинувачень клієнта, які можуть висуватися постфактум щодо ціни, умов та інших деталей роботи.
  • Планувати грошовий потік. Для успішного фінансового управління та уникнення фінансових розривів, ви повинні знати, які суми та коли надійдуть на рахунки, а комерційна пропозиція має в цьому допомогти.

Важливо розуміти, що складання комерційної пропозиції — справа непроста та точно не швидка. Щоб розрахувати точні витрати матеріалів та їхню вартість на кожен проєкт, потрібно постаратися. Добре, що у віці високих технологій замість вас старатися може спеціально призначена для цього система. 

Як створити шаблон комерційної пропозиції?

Час — то гроші. Ви втрачаєте їх щоразу, коли годинами складаєте комерційні пропозиції вручну або наймаєте для цієї роботи додаткових співробітників. Більше того, складання комерційної пропозиції "на коліні" загрожує відмовою клієнта через:

  • відсутність точних цілей
  • невідповідність документа цілям та очікуванням клієнта
  • неякісного подання пропозиції

Саме з цієї причини дедалі більше керівників переходить на використання спеціальних програмних забезпечень, які дозволяють у кілька кліків додавати послуги, товари та матеріали для складання комерційної пропозиції та швидкого розрахунку її кінцевої вартості за допомогою готових шаблонів.

Для чого потрібні шаблони комерційних пропозицій?

Є, як мінімум, дві причини, чому малому бізнесу важливо використовувати готові шаблони для своєї комерційної пропозиції. По-перше, вам не потрібно щоразу створювати документ із нуля. По-друге, налаштувавши шаблон один раз, ви будете впевнені в наявності критично важливих складових будь-якої комерційної пропозиції:


Опис проблеми.
Цей пункт займатиме мало місця, але багато значення для вашого клієнта. Вникніть у суть проблеми та позначте основні напрямки її вирішення, щоб показати індивідуальний підхід та професіоналізм.

Наприклад, клієнт автосервісу у цьому пункті може прочитати результати діагностики автомобіля.


Терміни.
Визначте, який термін буде вибраний для вирішення описаної вами проблеми. Тут головне раціонально оцінити можливості та наявні ресурси. Точну дату назвати не обов'язково, а ось список завдань із термінами поселить у клієнта додаткову впевненість.

Наприклад, не "до 21 червня", а "рихтування — до 1,5 тижнів, заміна акумулятора — до 3-х днів".


Ресурси для вирішення проблеми.
У цьому пункті важливо розкрити, які запчастини, матеріали, розхідники та товари входять до ваших послуг, скільки клієнт повинен буде заплатити за певні види робіт, час працівників тощо. Чим докладніше ви опишите цей пункт, тим більше довіри від клієнта отримаєте.

Наприклад, не "запчастини та розхідники", а "підшипники — 3 шт, масло моторне — 1л".


Бюджет
. Ця частина комерційної пропозиції визначає розмір та умови оплати. Щоб підвищити шанс на вдалу угоду, підготуйте кілька пакетів бюджетування, щоб клієнт міг вибрати потрібний для свого цінового сегмента варіант.


Під час друку бланка комерційної пропозиції з готового шаблону вам не потрібно щоразу перевіряти, чи всі дані на місці. Ви зможете швидко оцінити, як виглядатиме майбутній документ, а також зможете внести зміни у разі виникнення такої потреби.

Це важлива можливість для малого бізнесу, що розвивається. При зростаючій кількості клієнтів складно вести облік та складати документи правильно, що впливає на якість та терміни реалізації робіт. Автоматизація цього напряму діяльності компанії добре вплине на її результати. Тим більше, в деяких системах зробити це можливо  в кілька кліків.

Як використовувати шаблон комерційної пропозиції у РемОнлайн?

Розглянемо, як скласти комерційну пропозицію на прикладі хмарної системи обліку РемОнлайн, яка дозволяє швидко генерувати документи для ваших клієнтів. Вам не потрібно завантажувати та встановлювати систему на свій комп'ютер. Щоб розпочати роботу над складанням документа, просто зареєструйтесь.

У програмі ви знайдете встановлені шаблони комерційної пропозиції та інших документів, довідники товарів та послуг, які відрізняються залежно від вибраного шаблону облікового запису під час реєстрації.

Ви можете вибрати як готові шаблони, так і створити свій шаблон, використовуючи візуальну ідентифікацію компанії та особливий дизайн. Для складання комерційної пропозиції вам необхідно буде додати на склад матеріали та товари, які ви використовуєте в роботі.

 


appliance-warehouse-ru.png (179 KB)

Також необхідно буде наповнити Перелік послуг, якщо зазначених у Довіднику послуг товарів недостатньо. Також ви матимете можливість гнучко налаштувати для них відповідні ціни.



appliance-service-list-ru.png (186 KB)

Для більшої зручності роботи з комерційними пропозиціями ви можете використовувати статуси. Налаштуйте їх відповідно до робочого процесу (наприклад, “КП надіслано”), щоб відстежувати та контролювати документообіг.



status-for-shop.png (91 KB)



Цей документ ніяк не впливає на залишки товарів на складі або залишок суми в касах, він фіксує домовленість на оплату. Після того, як усю потрібну інформацію буде додано, система автоматично формує документ, який ви можете завантажити у форматі pdf, надіслати на електронну пошту клієнту або миттєво роздрукувати, не залишаючи вкладки браузера.



price-quote-template-ru.png (117 KB)



А ще ви можете створити шаблон договору або рахунку, який зможете швидко відправити клієнту, який згоден на умови комерційної пропозиції. Договір також можна зберегти чи роздрукувати. Завдяки цьому виставлення рахунків буде займати декілька хвилин.



example-quote-ru.png (51 KB)



Це далеко не всі можливості системи обліку РемОнлайн. Ви можете вести в ній облік замовлень, складський та фінансовий облік, базу клієнтів, використовувати аналітику та звітність для управління компанією та безкоштовні мобільні застосунки. Більше того, ви можете тестувати ці та інші можливості до 14 днів безкоштовно.

Пам'ятайте, що комерційна пропозиція має бути простою для сприйняття. Не завантажуйте документ зайвими деталями, щоб не ускладнювати завдання клієнту. Також не забувайте складати комерційні пропозиції для кожного нового проекту, навіть якщо клієнт звернувся повторно. Надійність, яку відображає відповідальний підхід у цьому питанні, дозволить побудувати міцні стосунки з клієнтами та показати свій професіоналізм.

comments powered by Disqus