Щотижневий звіт

Щотижневий звіт – це підбиття підсумків робочого тижня у письмовій формі. Часто для керівника та підлеглих цей документ стає головним болем, який псує всім кінець тижня. Як скласти його за декілька кліків, зберігши при цьому п'ятничний настрій і свої нерви? Розповідаємо далі.

Що таке щотижневий звіт?

Це документ, який дозволяє зрозуміти наступне:

що команда встигла зробити за минулий робочий тиждень;
над якими завданнями йде робота, а якими необхідно зайнятися з понеділка;
в яких процесах брали участь співробітники та наскільки результативною була їхня діяльність;
якими темпами просувається проєкт;
як можна підвищити ефективність роботи команди;
яких цілей досягнуто, а які ще потрібно поставити та почати над ними працювати;

Всі пункти списку характерні для щотижневих звітів про виконану роботу та журналів подій. Компанії роблять їх для того, щоб відстежувати свої фінанси, рекламні кампанії, вести облік замовлень та складу. Таким чином, звіт — це будь-яке зведення даних, яке дає вам інформацію про діяльність вашої компанії за певний період.

Для чого потрібен звіт?

Насамперед за допомогою щотижневих звітів керівник може відстежувати актуальний стан справ своєї компанії у всіх сферах роботи. Це потрібно для того, щоб зрозуміти сильні та слабкі сторони команди та організації бізнесу. Документ допоможе виправити недоліки у роботі працівників, підвищити їх продуктивність та окреслити пріоритетні напрямки розвитку проєкту.

Щоденний звіт, як і щотижневий, — це зручний інструмент самоконтролю, що дозволяє співробітнику відстежувати власні успіхи та помилки. Обидва документи дадуть спеціалістам розуміння того, де вони недопрацьовують, чого їм ще варто навчитися і які вміння треба розвинути.

Які існують способи створення звітів?

Щотижневу доповідь можна створити двома способами – вручну або за допомогою програмного забезпечення. У першому випадку вам знадобиться самостійно сформувати шаблони щотижневих звітів для працівників. Потім ще, щоправда, доведеться вимагати наприкінці кожного тижня, щоб вони заповнили ці документи.

Другий варіант зручніший, швидший і не вимагає великої участі з вашого боку. Програма для ведення бізнесу RemOnline дозволить раз і назавжди розв'язати питання автоматизованих звітів. Ця CRM-система допоможе сформувати комплексну картину не тільки про виконану роботу співробітників, а й про діяльність організації в цілому завдяки великій різноманітності інструментів.

Які бувають типи звітів?

Вони відрізняються за змістом та призначенням. У RemOnline доступні такі:

Звіт Журнал подій відображає всі дії, які працівники компанії здійснили в обліковому записі компанії — від створення нових замовлень до надсилання повідомлень клієнтам.
Безліч фінансових звітів сприяють розумному контролю над грошима компанії. Вони допомагають відстежувати та аналізувати прибуток, збитки, рух коштів, їх наявність у касах, а також розраховувати та нараховувати працівникам зарплату. Докладніше про те, які є фінансові звіти, ви можете дізнатися за посиланням.
Звіти про замовлення, хід їхнього виконання та завантаженість співробітників дозволять зрозуміти, які послуги найбільш затребувані і який обсяг роботи виконав персонал.
Звіти по лідах покажуть кількість конверсій, ефективність роботи співробітників із заявками та зверненнями та допоможуть запровадити більш дієві методи залучення клієнтів.
Успішний облік складу можливий лише завдяки звітам. Контролюйте залишки товарів на складі, докуповуйте необхідний товар вчасно та ведіть облік списань.
Звіти про рекламну кампанію та зворотний зв'язок допоможуть зробити рекламу більш результативною та зрозуміти вподобання клієнтів.

У RemOnline будь-який із перерахованих вище документів складається автоматично. Вам потрібно лише вибрати період, за який програма візьме дані, поставити кілька галочок у чекбоксах, застосувати налаштування й вуаля – звіт готовий! Ви також можете зберегти його на вашому комп'ютері у форматі Excel-файлу.

Як формується звіт?

Зміст визначається цілями керівника, типом звіту та його структурою. Найважливіше розуміти, навіщо вам потрібен документ і як ви використовуватимете отримані дані. Тоді вам буде простіше розробити відповідну структуру.

Структура щотижневого звіту залежить від того, яку інформацію ви як керівник хочете отримати від співробітника. Саме начальник повинен надати підлеглим готовий шаблон, який відповідатиме його вимогам та міститиме усі потрібні поля. Якщо звіт буде виключно відповідальністю співробітників, то їх «креативи» згодом можуть завдати вам більше клопоту, ніж полегшення.

Що входить до структури звіту?

Не існує загальноприйнятої норми, але ось перелік розділів, які використовують найчастіше:

результати роботи за минулий тиждень;
їх аналіз;
таблиці, графіки та діаграми, які допомагають візуалізувати звітність;
ресурси, інструменти та матеріали, витрачені на виконання завдань;
плани та цілі на наступний тиждень.

Знову ж таки, ці розділи не є догмою, і вам буде зручніше, якщо ви особисто складете шаблони щотижневих звітів. Як наслідок, документи будуть читабельними та інформативними саме для вас і задовольнять очікування.

Допоміжні інструменти значно спростять та прискорять складання звітів. Таким чином, команда присвятить більше часу виконанню завдань, а не заповненню паперів. З RemOnline кількох кліків мишкою буде достатньо, щоб отримати інформаційне зведення про різні сфери діяльності команди та комплексний аналіз показників компанії.

У чому різниця між інформаційним та аналітичним звітом?

Різниця полягає в тому, навіщо потрібен аналітичний звіт. Як би тавтологічно це не звучало, але його метою є надання аналізу роботи компанії. Крім тексту до аналітичного зведення обов'язково входять графіки, діаграми та інші інструменти візуалізації даних. Наочність аналізу допоможе простежити взаємозв'язки показників та процесів, зробити висновки для впровадження якісних змін.

Як правильно зробити аналітичний звіт?

Можна зробити аналіз, ґрунтуючись на тижневих показниках, але більше наочності дадуть дані за більш тривалі періоди. На звітах за місяць чи квартал буде простіше простежити закономірності та помітити тенденції. Щоб зробити аналітичний звіт вручну, потрібно мати навички роботи зі спеціальними програмами та вміти обробляти великі масиви даних. RemOnline автоматично сформує необхідні документи за лічені секунди. Вам залишається лише й зробити аналіз та висновки.

Замість висновку

Отже, щотижневий звіт безперечно стане в нагоді керівнику при плануванні діяльності та аналізі прогресу компанії. Різні види звітів створені для того, щоб дати повнішу картину ваших досягнень і намітити вектори розвитку. Автоматизуйте звітність за допомогою RemOnline. Це дозволить миттєво перейти до аналізу та пошуку кращих рішень для вашого бізнесу, уникаючи скрупульозного заповнення таблиць та шаблонів.