Ведення обліку товарних запасів для ФОП: відповіді на популярні питання

Хто зобов'язаний вести облік товарних запасів?

У Законі про використання реєстраторів розрахункових операцій сказано таке: "суб'єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов'язаний вести облік товарних запасів та продавати лише той товар, що відобразив в обліку".

Це означає, що підприємці, які займаються торгівлею, повинні мати паперові/електронні документи, що підтверджують облік та походження товарів, що реалізуються. А у разі перевірки податкової вони зобов'язані надати ці документи на всі товари, що є у місці продажу на момент перевірки.

Цей закон покликаний боротися з тіньовою економікою і означає лише одне: підприємцям треба починати вести облік товарів. І якщо раніше продукція, що реалізується, могла потрапляти до клієнтів прямісінько з коробок постачальників, зараз відсутність скрупульозного обліку кожної товарної одиниці загрожує штрафами та адміністративною відповідальністю. 

Як вести облік товарних запасів?

Головна складність роботи, відповідно до поточних норм законодавства, полягає в тому, що всі рухи товарів мають відображатися у спеціальній “Формі ведення обліку товарних запасів”. Це означає, що вам не просто треба зберігати накладні постачання та чеки продажів. Вам потрібно заносити кожну операцію, яка відбувається з кожним товаром до спеціально призначеного для цього документа, дотримуючись норм його ведення.

Це може стати проблемою для тих, хто має широкий асортимент товарів та кілька точок реалізації.

Аби не витрачати час і гроші на додаткові ресурси для обліку, краще скористатися системою автоматизації. RemOnline, наприклад, це програма обліку для малого бізнесу, яка дозволить автоматизувати складські процеси та документообіг.

Все що вам потрібно – це вносити дані оприбуткування, списання, переміщення, замовлення, продажів, поверненнь від клієнтів або постачальників у програму.

З документів про рух товару у програмі, звіт “Форма ведення обліку товарних операцій” сформується автоматично. При цьому, файл експорту та друкований документ форми у RemOnline відповідають зразку у додатку до закону. Тож вам не потрібно нічого самостійно додатково налаштовувати.

Як вести облік товарних запасів у кількох місцях продажу?

Для тих підприємців, які займаються реалізацією товарів у кількох місцях, існують додаткові труднощі. Вести облік товарних запасів у такому разі необхідно на підставі:

• первинних документів, що підтверджують отримання товарів
• первинних документів на внутрішнє переміщення товарів 

Це означає, що вам потрібно фіксувати всі рухи товарів між локаціями. З системою автоматизації, наприклад, це можна зробити у кілька кліків.  

У RemOnline ви зможете сегментувати “Форму ведення обліку складських запасів” за періодами, типами руху товару та складами, аби контролювати обіг та вести коректний облік у декількох торгових точках одночасно.

Які штрафи загрожують за невиконання законодавства?

Якщо у разі перевірки у вас виявлять товари, які ви реалізуєте в обхід Форми, а також якщо ви не зможете надати потрібних документів, що підтверджують походження товарів, на додаток до адміністративної відповідальності ви будете зобов'язані сплатити штраф: 

• у розмірі подвійної вартості цих товарів за цінами реалізації
• не менше десяти прибуткових мінімумів, неоподатковуваних 

Все нове завжди здається складним, але ми впевнені, що вже за кілька місяців регулярного обліку та ведення Форми це стане звичкою та допоможе навести лад на складі та у фінансах. Тому відкритість та скрупульозний облік — те, що ФОП мають засвоїти у 2022 році.