15 хвилин

Автоматизація складу

Якщо театр починається з вішака, то бізнес зі складу. Порядок у складському обліку забезпечує стабільну роботу решти бізнес-процесів. Це працює і навпаки: хаос на складі гальмує розвиток компанії.

У новій статті розповіли про те, які проблеми вирішує автоматизація складу та як підвищити ефективність компанії завдяки грамотному складському обліку.



portrait-of-a-male-w.jpeg (149 KB)

Це Андрій. Має кілька сервісних центрів з ремонту телефонів та комп'ютерів. Андрій хотів би масштабувати бізнес та відкрити ще кілька точок у своєму місті, а може, навіть і в інших. Для цього він збільшує штат співробітників у вже існуючих сервісних центрах, розширює асортимент товару та послуг.

Через те, що асортимент та кількість співробітників постійно збільшується, зростає також відсоток помилок, розбіжностей та плутанини. Не дивлячись на те, що в компанії облік товарів ведеться у програмі, співробітники звикли використовувати лише базові функції і тому Андрію стає все складніше контролювати процеси, доводиться витрачати багато часу на те, аби відстежувати рух товарів, планувати закупівлі та перевіряти звіти. Він зрозумів, що маленьким однотипним асортиментом можна якось керувати вручну, але з великим складом цей фокус не пройде. Один прийом товарів займає півдня та "плодить" купу пересортиць, з якими потім розбирається вся команда.

Чи знає Андрій, що автоматизація обліку товарів на складі не лише заощаджує його час, а й впливає на ефективність роботи всіх співробітників та компанії загалом? Дурний не той, хто не знає, а той, хто навіть не прагне впізнати. Андрій почав розбиратися в основах автоматизованого складського обліку та за його допомогою навів лад на складі.

Будьте як Андрій та читайте далі.

ПРОБЛЕМА 1: Хаос на складі

Через нехитрі спостереження (прийшов і подивився) Андрій виявив, що товар на складі розташовується безсистемно та співробітники витрачають занадто багато часу на пошук потрібної товарної одиниці для продажу або замовлення. А ще товари надто часто губляться: у оприбуткуванні є, а на складі знайти неможливо, що збільшує час обслуговування клієнтів у кілька разів.

Виявилося, що при оприбуткуванні товар приймається партіями та конкретне розташування одиниць товарів з кожної партії на складі ніяк не позначено.

Рішення: ведення точного обліку товарів у CRM-системі та обов'язкове внесення кожної товарної одиниці до програми.

Спочатку Андрій поетапно описав процедуру оприбуткування, познайомив з нею всіх співробітників та призначив відповідальних. Потім він вирішив, що варто змінити метод ведення складського обліку на той варіант, який найбільше підходить саме його бізнесу (один загальний склад і кілька складів менших у кожній з майстерень). Ми розповімо вам про всі способи, аби ви змогли обрати той, який підходить вашому типу бізнесу найбільше.

Способи ведення складського обліку

Номенклатурний – не передбачає поділу за категоріями та групами. Кожна позиція має свою картку. Такий спосіб підійде компаніям із невеликим товарообігом.

Сортовий – товари зберігаються за сортами (групами чи підгрупами) та найменуванням, без урахування партій та закупівельних цін. Тобто нові одиниці додаються до залишкових позицій та поєднуються з ними незалежно від постачальника, вартості та часу надходження.

Під час продажу, переміщення чи списання товари обираються довільно. Для оцінки їх вартості можна скористатися методом ФІФО (першим прибув – першим вибув), розрахунком середньої ціни чи оцінкою товарів із останньої закупівлі.

Сортовий метод допомагає економно використовувати площу складу, оперативно керувати залишками та передбачає можливість адресного зберігання. Мінус: складно поділити товари одного сорту/виду за ціною надходження.

Партійний – кожна партія, що надійшла, зберігається окремо від попередніх. Для нової партії потрібно відкрити спеціальну картку, щоб потім вносити туди інформацію про рух товарів, які до неї входять. Після продажу всіх позицій з партії карту слід закрити та потім скласти акт витрати матеріально-виробничих запасів.

Цей спосіб зручний для компаній, які торгують однотипними продуктами з обмеженим терміном придатності. З його допомогою можна посилити контроль за збереженням залишків та мінімізувати ймовірність пересортиць. Але при цьому площа складу використовуватиметься менш раціонально та можуть виникнути труднощі з оперативним управлінням запасами, тому що облік ведеться у різних партійних бланках.

Партійно-сортовий – прийняті товари враховуються та зберігаються партіями. При цьому всередині партій позиції поділяються на сорти. Цей спосіб часто обирають за великого асортименту товарів.

Його Андрій і обрав. Оскільки асортимент досить великий, а партії однакових товарів від одного постачальника відрізняються термінами наданої ними гарантії, важливо, аби співробітники мали можливість вибору певного товару з конкретної партії. А це означає, що всі одиниці товарів потрібно якось позначити та розташувати на конкретне місце.

Адресне зберігання та серійний облік – інструменти, які дозволяють це зробити. Вони впроваджуються по черзі та найкраще працюють у парі.

Серійний облік товарів

Передбачає присвоєння серійного номера кожній конкретній одиниці товару з партії. У РемОнлайн ця функція допомагає відстежувати історію переміщення кожної товарної одиниці. При включенні серійного обліку під час оприбуткування або для вже існуючого на складі товару у кожної одиниці з'являється свій серійний номер та паспорт, де відображається вся історія пересування та поточне розташування. А ще серійні товари можна впорядкувати за датою гарантії та продавати ті, у яких вона закінчується раніше.


enable-serial-accoun.gif (671 KB)

Адресне зберігання на складі

Спосіб розміщення товару на складі, при якому кожному місцю зберігання надається індивідуальне найменування та адреса (полиця, стелаж, розділ, комірка). Під час оприбуткування товару в програму складського обліку РемОнлайн можна одразу вказати його місце розташування в конкретному осередку, попередньо позначивши їх на складі.

За допомогою цих двох методів Андрій і навів лад на складі. Для цього на основному та додаткових складах провели інвентаризації, склад умовно розділили за категоріями на відсіки (комірки). А нові надходження співробітники тепер оприбутковують, привласнюючи товарам серійні номери та розміщуючи їх відповідно до осередків на складі. Тепер співробітники в рази швидше оформлюють замовлення та не втрачають у складських покладах товари та запчастини.

Але як ви могли здогадатися, на цьому проблеми Андрія не закінчилися.



Докладніше про інвентаризацію

ПРОБЛЕМА 2: Відсутність товарів у потрібний момент

Поки в Андрія було кілька сервісних центрів із загальним складом, своєчасне поповнення запасів не становило труднощів. Він самостійно стежив за тим, аби ходові позиції завжди були в наявності, а склад не був порожнім. Тепер, коли сервісних центрів побільшало, стало практично неможливо визначати, які товари скоро закінчаться. Полиці все частіше порожні, а замовлення затримуються через відсутність потрібних деталей у наявності. За таких умов не може йтися й мови про розвиток.



makeanorder.png (584 KB)


Рішення. Розуміючи це, Андрій вирішив, що йому потрібне щось, що попередить про закінчення товару автоматично. Він визначив алгоритм дій, завдяки якому цього можна досягти:

1. Визначення найпопулярніших у клієнтів позицій
Завдяки звіту РемОнлайн "Аналіз асортименту", Андрій з командою змогли виявити ходові групи товарів та закономірності зростання/спаду їх реалізації.

2. Визначення мінімального залишку кожної групи товарів
Разом зі співробітниками Андрій визначив частоту покупок конкретних товарів та використання деталей для ремонту, враховуючи час, який потрібен на їхнє замовлення та доставку від постачальників.

Так вони визначили мінімальний залишок усіх товарів, при якому полиці не залишаться порожніми та нове постачання встигне прийти до закінчення товарів із попереднього.

3. Внесення мінімального залишку товарів у систему
Наразі співробітники задають мінімальний залишок у картках товарів. РемОнлайн, ґрунтуючись на цих даних, формує звіт "Товари, які потребують закупівлі", який наочно показує, які запаси наближаються до кінця.



min-balance.gif (913 KB)

Тепер Андрію, як керівнику кількох точок, не треба бігати між ними, аби відстежувати наявність товару на складі та витрачати свій час на складання звітів, зводити дані вручну. Він контролює склад дистанційно: з будь-якої точки та в будь-який час формує потрібні звіти у РемОнлайн та приймає управлінські рішення, ґрунтуючись на них.

Але навіть при повному порядку на складі та своєчасному поповненні запасів Андрій помітив ще дещо...

ПРОБЛЕМА 3: Втрата товарів під час переміщення

Оскільки сервісні центри Андрія перебувають у різних частинах міста, загальний склад перебуває у найбільшому з них, а інші маленькі склади забезпечені мінімальним запасом товару. Через це переміщення з однієї точки в іншу – не рідкісне явище, і деталі, що бракують, курсують між ними частіше, ніж сам Андрій.

Коли створюється документ переміщення, часто виникає плутанина, адже якийсь час товари фізично не знаходяться в жодній з них. Поки деталі та запчастини в дорозі та не прийняті фактично на жоден склад, складно визначити, чи є вони в наявності, чи не загубилися в дорозі та куди саме повинні прибути. "З одним сервісним центром було набагато простіше", - подумав Андрій. Подумав і зачинив решту вирішив цю проблему.



man-ask.png (582 KB)

Рішення. Він зрозумів, що потрібно придумати, як не втрачати товари, що переміщуються з поля зору. І тут йому на допомогу прийшла можливість створювати у РемОнлайні віртуальні склади.

У чому суть? Перед тим, як надіслати товари на іншу точку, співробітники переміщують їх на віртуальний склад "У дорозі". А коли товари доставлені до пункту призначення, співробітники, які їх приймають, роблять переміщення вже на свій склад. Це дозволяє позначити товари, які не знаходяться фізично на жодному зі складів, і не створювати плутанини в сервісних центрах. Така дрібниця, а життя спрощує.

Це лише кілька проблем, з якими зіткнувся Андрій у процесі розширення бізнесу. Але вони вирішуються за допомогою автоматизації складського обліку. Для того, аби зробити це ефективно, без спеціальної програми не обійтись. Що ми маємо на увазі?

    Программа для складського обліку

    Якщо ви думаєте, що зможете ефективно вести складський облік у безкоштовній програмі, подивимося правді в очі. Зазвичай безкоштовні рішення передбачають лише введення та зберігання даних, максимум розрахунок коефіцієнтів за простими формулами. Але тоді виникає питання: навіщо саме вам автоматизувати складський облік? Якщо пріоритетом є ціна, можна продовжувати використовувати блокнот або Excel.

    Якщо пріоритетами для вас є заощаджений час, легкість і ефективність, то краще використовувати спеціально призначену для цього програму. Вона мінімізує ймовірність помилок, прискорює виконання рутинних завдань, допомагає швидше проводити інвентаризацію, а також контролювати залишки та рух товарів.

    Зрозуміло, що вибір конкретної програми залежить від специфіки вашого бізнесу та поставлених вами завдань. Але загальний список критеріїв, на які можна спиратися при виборі програми для складського обліку:

    Простота та зручність інтерфейсу. Ідеальна програма складського обліку має інтуїтивно зрозуміле меню, гнучкі налаштування та високу швидкість завантаження. Чим простіше, тим швидше співробітники його освоять.

    Функціональність. Мінімальний функціонал, яким має володіти програма для автоматизації складського обліку:

    • імпорт та експорт залишків;
    • оприбуткування, списання та переміщення;
    • зручна система фільтрів для пошуку товарів, документів, контрагентів та платежів;
    • друк цінників та етикеток;
    • планування закупівель;
    • серійний облік та адресне зберігання;
    • база клієнтів та постачальників;
    • розмежування прав доступу для працівників;
    • можливість створювати та редагувати шаблони документів;
    • проведення повної та часткової інвентаризації;
    • додавання описів та фотографій товарів;
    • оформлення повернень;
    • менеджер завдань контролю роботи підлеглих.

    Аналітика. Чим більше видів звітів допомагає будувати програма, тим більше часу ви заощаджуватимете. В ідеалі програма для складського обліку має робити хоча б основні типи звітів: аналіз асортименту, залишки на складі та обіг товарів.

    Всі ці види звітів можна генерувати у РемОнлайн.

    Зручна мобільна версія. Особливо важливою є ця функція для керівників кількох точок: у такій програмі буде зручно переглядати показники всіх локалізацій без потреби особистої присутності.

    Служба підтримки. Чим якісніше та швидше вам дадуть відповіді на запитання, що цікавлять, і допоможуть розібратися в програмі, тим краще.


    З цього стає зрозумілим, що гарна програма допомагає автоматизувати бізнес-процеси, пов'язані не тільки зі складом. Але про це вже у наступній серії.

    Звісно, ​​це не всі проблеми, з якими зіткнувся Андрій у процесі розширення бізнесу. Ми лише хотіли показати, як маленькі перемоги (у цьому випадку автоматизація складського обліку) допомагають рухатися до великих цілей.

    Не забудьте підписатися на наш канал у Телеграмі та розсилку блогу. Навіщо пропускати нові корисні статті, якщо їх можна не пропускати? :)

    comments powered by Disqus