Олександр
Як керівнику контролювати свого бухгалтера
Левова частка проблем з обліком та податками в компанії пов'язана з безмежною довірою до бухгалтера. Це ключова фігура в бізнесі, але його роботу обов'язково потрібно перевіряти, тому що іноді навіть найсумлінніші та найрозумніші люди помиляються і роблять це ненавмисно.
Облік ведеться за особливими правилами та нормативними актами, які можуть змінюватися. Тому будь-яка неуважність, незнання актуальних новин або неточність в розрахунках можуть стати причиною штрафів і привернути увагу ДПС. Щоб уникнути подібних ситуацій, потрібно контролювати свого бухгалтера. Ми підготували прості поради, які в цьому допоможуть:
Перевіряйте стан розрахунків з клієнтами та постачальниками
Щоб отримати інформацію про взаємні розрахунки з контрагентами, згенеруйте звіт щодо заборгованості в розділі "Керівнику" в 1С. Програма покаже зміну боргу на початок і кінець періоду з урахуванням відпрацьованих та невідпрацьованих авансів. Так ви зможете переконатися, що бухгалтер реєструє та відображає в обліку надходження, виплати і витрати в повному обсязі. За сумнівними операціями можна вибірково подивитися первинні документи, щоб зрозуміти, чи все з ними гаразд.
Крім того, варто перевірити своїх партнерів. Це можна зробити на сайті Державної фіскальної служби за найменуванням та кодом ЄДРПОУ або в електронному кабінеті платника податків. Так ви дізнаєтеся детальну інформацію щодо контрагентів та їхніх статусів (можливо, вони знаходяться на етапі ліквідації чи реорганізації підприємства і т.д.).
Якщо у вашої компанії є платежі нечинним контрагентам, то після подачі декларації з ПДВ податкова надішле вимогу щодо перевірки таких операцій. Надалі це може обернутися штрафом. Тому формуйте звіти щодо партнерів і розрахунків щомісяця.
Контролюйте стан розрахункового рахунку
Якщо ви передали ключ першого підпису бухгалтеру, обов'язково переконайтеся у відсутності сумнівних і несанкціонованих платежів. У RemOnline, наприклад, можна згенерувати звіт щодо руху грошових коштів, а в 1С подивитися залишок на розрахунковому рахунку на кінець звітного періоду. Важливо, щоб всі показники сходилися. Інакше контролюючі органи можуть зацікавитися вашим бізнесом.
Особливо уважно ставтеся до незапланованих надходжень, які можуть бути ознакою махінацій. Наприклад, бухгалтер прийняв безготівкові кошти на прохання якоїсь організації, щоб потім перевести їх в готівку та отримати за це свій відсоток.
Якщо хочете мінімізувати ймовірність шахрайства, не віддавайте ключ першого підпису бухгалтеру. Для підготовки платіжок, перегляду виписок і завантаження їх в 1С достатньо "технічного" ключа. Відправку платежів підтверджуйте самі.
Перевіряйте касу
Буває так, що співробітники беруть з каси готівку "в борг" або просто проводять операції та забувають оформити документи. Намагайтеся регулярно стежити за тим, аби в касі не було нестачі чи перевищення лімітів, тому що за порушення касової дисципліни можна отримати штраф.
Слідкуйте за залишками товарів і матеріалів
Вас мусять насторожити мінусові залишки, відсутність актів списання та поява в програмі позицій, яких фактично немає. Так трапляється через те, що бухгалтер недобросовісно веде документацію та не списує придбані товари й матеріали в повному обсязі. Прояснити ситуацію допоможе оборотно-сальдова відомість та звіт "Контроль негативних залишків" в 1С.
RemOnline контролювати запаси можна за допомогою детального складського обліку та регулярної інвентаризації зі зручним рішенням розбіжностей прямо в CRM-системі.
Контролюйте дотримання норм законодавства
Відразу скажемо, що для вивчення законів про бухоблік потрібно дуже багато часу. Вони складні і в них розбираються тільки юристи. Але можна піти простішим шляхом та зробити експрес-перевірку в розділі "Звіти" в "1С: Бухгалтерія". Програма покаже послідовність витратних і прибуткових ордерів, повідомить про порушення лімітів та знайде рахунки з негативними залишками.
Перевіряйте розрахунки податків
В "1С: Бухгалтерія" можна побачити, скільки нараховано податків, чи всі витрати враховано та що саме бухгалтер забув включити в розрахунок оподатковуваної бази. У розділі "Облік, податки, звітність" є інформація щодо кожного податку.
Крім того, буває так, що у підприємства є податкова заборгованість чи переплата. Бухгалтер не бажає розбиратися з попередньою історією платежів і розраховує податки за поточний період без урахування невідповідностей. Розбіжності з часом будуть тільки збільшуватися і їх обов'язково помітять в ДПС. Перевіряйте сальдо на кінець періоду в оборотно-сальдовій відомості, щоб зменшити ймовірність таких ситуацій.
Слідкуйте за звітністю
Всі знають, що звіти потрібно здавати вчасно та в повному обсязі. Але недобросовісні бухгалтери можуть подавати неповну звітність, а потім відправляти уточнюючу декларацію вже після терміну здачі. Така практика може привернути підвищену увагу ДПС з усіма витікаючими наслідками.
Щоб уникнути подібних неприємностей, попросіть бухгалтера скласти для вас календар здачі звітів і підписуйте всі документи перед відправкою (навіть в електронному вигляді). Такі заходи змусять бухгалтера серйозніше ставитися до своїх обов'язків.
Всі ці дії мають показати бухгалтеру, що ви стежите за його роботою і не допустите зловживань. Не соромтеся ставити питання щодо оформлення документів, подачі звітів і сум платежів. Поясніть бухгалтеру відповідальність за помилки й порушення, через які компанія зазнає збитків. Якщо ви не хочете звіряти все вручну і заглиблюватися в бухоблік або ситуація здається надто складною, замовте аудиторську перевірку у сторонньої фірми. Тільки врахуйте те, що її бажано проводити до здачі податкової звітності.
Знаючи, що в більшості випадків бухгалтери працюють в 1С: Бухгалтерія, ми розробили спеціальний модуль для інтеграції RemOnline з цією системою. Це дозволяє передавати в 1С дані щодо замовлень і рахунків для формування бухгалтерської звітності прямо з CRM-системи. Інтеграція з 1C та іншими сервісами для користувачів RemOnline доступні на тарифних планах Стартап, Бізнес та Максимум.
А якщо ця стаття вам сподобалася і була корисною, підпишіться на оновлення нашого блогу, щоб першими читати нові корисні матеріали.
