Олег
Інвентаризація складу в RemOnline, повторне використання серійних номерів
Ми вклали багато часу і сил у це оновлення, та тепер нарешті готові представити його вам: зустрічайте інвентаризацію складу в RemOnline!
Інвентаризація – це завжди тривалий і складний процес, але в RemOnline ми зробили її простою, універсальною та зручною. А головне – такий інвентаризації ви не знайдете в жодному іншому сервісі!
Тут є все, що потрібно:
- часткова та повна інвентаризація складу;
- 4 способи провести інвентаризацію – вибирайте, який зручніше вам;
- чернетки інвентаризації – можливість зберегти проміжний результат і продовжити пізніше;
- зведення залишків через оприбуткування, списання та переміщення товарів за підсумками інвентаризації;
- можливість роздрукувати необхідні акти та документи.
Та всьому свій час, тому сідаємо якнайзручніше і розбираємо все по черзі
Часткова та повна інвентаризація складу
Почнемо, як то кажуть, спочатку, а точніше – з визначення параметрів. Зайдіть на сторінку "Склад > Інвентаризації" і натисніть кнопку "+ Інвентаризація".
Перед вами відкриється діалог нової інвентаризації, де необхідно визначити її параметри:
- буде це повна або часткова інвентаризація складу (за окремими комірками та / або категоріями товарів);
- тип групування товарів – загальним списком або за комірками (якщо ви використовуєте адресне зберігання).
Якщо ви просто хочете порівняти фактичну кількість товарів з обліковою і звести розбіжності, то загальний список прекрасно підійде. Якщо ж ви використовуєте адресне зберігання та хочете навести повний лад на складі, розклавши все по поличках, радимо вибрати групування за комірками.
Після того, як ви визначили всі параметри інвентаризації, натисніть кнопку "Почати". Відкриється діалог нової інвентаризації, в якому вказані склад, тип групування товарів і категорії.
І тепер починається справжня вечірка – переходимо безпосередньо до процесу інвентаризації
Способи інвентаризації складу в RemOnline
Для вашої зручності та універсальності ми передбачили 4 способи проведення інвентаризації:
- Сліпа інвентаризація – найпростіший спосіб, якщо у вас є сканер штрих-кодів і на усі товари наклеєні етикетки. Тоді вам потрібно буде просто просканувати всі товари, які є на складі. А щоб ви не дивилися кожен раз на монітор, ми спеціально зробили перший в RemOnline звуковий індикатор.
Якщо просканований товар успішно доданий у таблицю інвентаризації, то ви почуєте звуковий сигнал підтвердження, а значить можете сміливо сканувати товари далі. Якщо ж звукового сигналу не було, то потрібно звернути увагу на екран. - Експорт / імпорт залишків – експортуйте список товарів в Excel-файл, заповніть в ньому фактичну кількість товарів, фактичні серійні номери та імпортуйте файл назад в RemOnline.
- Інвентаризація через друковану відомість – дозволяє провести інвентаризацію "оффлайн", а після внести результати в RemOnline. Просто роздрукуйте залишки товарів, зафіксуйте їхню фактичну кількість і внесіть в таблицю тільки ті позиції, фактична й облікова кількість яких не співпала.
- Завантаження списку залишків – заповніть таблицю обліковим списком товарів із залишком на такому складі і просто внесіть їхню фактичну кількість.
Детальний опис кожного способу та інструкції з проведення інвентаризації ви знайдете тут.
Робота з рядком пошуку
Ключовий інструмент, з яким ви працюєте під час інвентаризації – пошуковий рядок, адже усі товари додаються саме через нього. Пошуковий рядок вміє знаходити товари за кодом, артикулом, найменуванням, штрих-кодом або серійним номером товару. Давайте розглянемо це трохи докладніше.
Додавання товару за штрих-кодом
Додати товар за штрих-кодом найпростіше, адже це унікальний індентіфікатор товару. Тому, якщо ви просканували і ввели вручну штрих-код, який RemOnline знає, то товар додасться в таблицю автоматично.
Додавання товару за найменуванням, кодом, артикулом
Якщо ви ввели в рядок пошуку найменування, код або артикул товару, він покаже вам всі збіги і запропонує вибрати потрібний товар, навіть якщо збіг один.
При додаванні кожного наступного товару RemOnline перевіряє, чи є вже такий товар в таблиці. Якщо так, то його кількість збільшиться на одиницю. Таким чином, якщо просканувати штрих-код товару тричі, то в таблиці цей товар буде в кількості 3 штуки.
Чернетки інвентаризації
Якщо у вас дуже великий склад або ви просто не встигли проінвентаризувати всі товари за один раз, то у вас завжди буде можливість зберегти проміжний результат за допомогою кнопки "Зберегти як чернетку".
Після цього на сторінці "Склад > Інвентаризації" з'явиться документ без номера з назвою "Чернетка", який видно тільки тому, хто його створив.
Ви в будь-який момент можете повернутися до нього і завершити інвентаризацію.
Підсумки інвентаризації
Щойно ви натискаєте "Завершити інвентаризацію", на сторінці "Склад > Інвентаризації" створюється документ з її підсумками.
Документ складається з:
- номера і дати проведення інвентаризації;
- загальної інформації про інвентаризацію (склад і категорії, ім'я співробітника, який її провів, скільки товарів інвентаризовано, скільки з них відповідає обліку, скільки недостач і надлишків);
- таблиці з підсумками інвентаризації (списку товарів, їхньої облікової та фактичної кількості, величини розбіжності).
Ви можете відфільтрувати таблицю, щоб відображалися всі товари / тільки недостачі / тільки надлишки, а також приховати позиції, які зійшлися. Також можна роздрукувати або експортувати саме той варіант підсумків, який ви бачите (з урахуванням фільтрів).
Чудово, якщо за підсумками інвентаризації у вас все зійшлося, немає недостач і надлишків товарів. Але якщо такі проблеми виявлені, вирішити їх можна через зведення залишків.
Зведення інвентаризації
Якщо проведення інвентаризації було початком вечірки, то зведення залишків – її кульмінація. Це найважливіша та найвідповідальніша частина, адже просто зафіксувати розбіжності в обліку недостатньо для наведення ладу на складі – потрібно вирішити всі виявлені проблеми.
Для цього насамперед натисніть кнопку "Зведення інвентаризації".
Перед вами відкриється діалог, в якому вказані:
- склад і категорії інвентаризації;
- кількість недостач і надлишків за підсумками інвентаризації (зі зведенням залишків буде відображатися кількість вирішених розбіжностей);
- пов'язані документи списань, оприбуткувань, переміщень (будуть додаватися зі зведення залишків);
- відсоток вирішених проблем у вигляді графіка (також буде збільшуватись зі зведенням залишків);
- перелік всіх розбіжностей з можливістю списати, оприбуткувати і перемістити товари.
Початковий етап зведення інвентаризації може зайняти багато часу, адже потрібно визначити причину розбіжностей за кожним товаром. Якщо після інвентаризації ви все ж знайшли товари, які потрапили в список розбіжностей, просто вкажіть це в коментарі до позиції і відзначте її галочкою в правій колонці як вирішену. І тільки після цього слід приступати до вирішення розбіжностей в обліку.
Всі розбіжності діляться на 5 категорій: недостача, надлишок, товари на інших складах і комірках, товари інших категорій та невідомі товари. Давайте коротко розглянемо, як вирішується кожна проблема.
Недостача
Недостача товарів на складі вирішується через списання. Причому робиться це дуже швидко: потрібно просто виділити чекбоксами товари і натиснути кнопку "+ Списання", а RemOnline додасть в документ все виділені товари в виявленій кількості. За необхідності ви можете відредагувати кількість кожного товару.
Зараз недостачі можна тільки списати. Але з появою балансів і взаєморозрахунків ми додамо сюди кнопку "+ Продаж", щоб ви могли продати ці товари матеріально відповідальному співробітнику.
Надлишок
Надлишок – протилежність недостачі, і вирішується такою ж протилежною дією – оприбуткуванням. Виділіть чекбоксами товари в надлишку і натисніть кнопку "+ Оприбуткування", а RemOnline додасть в документ все виділені товари в знайденій кількості.
Тут, окрім кількості, ви також можете відредагувати ціну кожного товару і відразу надрукувати для них етикетки. А якщо на початку інвентаризації ви вибрали групування товарів за комірками, то RemOnline запропонує вам розмістити додані товари в ті комірки, в яких ви їх знайшли.
Товари на інших складах і комірках
У цю таблицю потрапляють лише серійні товари, адже тільки з ними ми точно знаємо, де має знаходитися конкретна одиниця товару. Просто виділіть чекбоксами товари в цій таблиці і натисніть кнопку "+ Переміщення", а RemOnline додасть їх в документ переміщення відразу на ті склади і комірки, де ви їх знайшли.
Зверніть увагу, що тут діє єдине обмеження: за один раз ви можете перемістити товари, які знаходяться на одному складі.
Товари інших категорій
Ця категорія може з'явитися тільки в тому випадку, якщо ви проводили інвентаризацію за окремій категорії. Якщо ви впевнені, що товар відноситься саме до цієї категорії, відкрийте картку товару і поміняйте категорію, до якої він належить за обліком. І не забудьте зазначити товар як вирішений галочкою в правій колонці ?
Невідомі товари
На відміну від надлишків невідомі товари не можна оприбуткувати масово і вони не відзначаються автоматично зеленими галочками. Тому тут потрібно оприбуткувати кожен товар окремо, не забувати відзначати його зеленою галочкою, а також рекомендуємо вписувати номер документа оприбуткування в коментар до цього товару.
Кожне списання, оприбуткування та переміщення автоматично буде зафіксовано в списку пов'язаних документів (див. вище). А докладна інструкція по зведенню інвентаризації вже знаходиться в нашій Базі знань.
У будь-який момент ви можете роздрукувати документ відомості інвентаризації, в якому будуть відмічені вирішені проблеми на поточний момент. Продовжуйте зводити залишки, поки графік вирішених розбіжностей не покаже вам 100%.
Але це ще не все. Необхідність реалізувати зведення інвентаризації поставила перед нами ще одне важливе завдання, яким ми і завершимо цей лонгрід ?
Повторне використання серійних номерів
Яким би точним не був серійний облік товарів, виключати ймовірність людських помилок не можна. Прикладом такої помилки може бути те, що за обліком продали товар з одним серійним номером, а фактично клієнт отримав товар з іншим. А це означає, що для зведення інвентаризації необхідно повторно оприбуткувати списаний серійний номер, чого раніше RemOnline не дозволяв.
Що ж, ми реалізували повторне використання серійних номерів, але за однієї умови: цей серійний номер має знаходитися в закритому замовленні / продажі / списанні / поверненні постачальнику. Видалити документ, товар з якого знову оприбутковано і є на складі – неможливо.
Друзі, ми абсолютно впевнені в тому, що це оновлення значно спростить життя тисячам наших користувачів. А ще щиро сподіваємося, що ви гідно його оціните. З усіх питань обов'язково звертайтеся до служби підтримки і не забувайте про нашу Базі знань, в якій ми даємо максимально чіткі інструкції по роботі з тими чи іншими функціями RemOnline. Чекаємо ваших коментарів і продовжуємо удосконалювати наш сервіс
