Навіщо проводити інвентаризацію перед поданням річної звітності

Наближається час подання річної звітності, а отже, час братися за тотальний перерахунок. Ми вирішили розповісти про те, чим інвентаризація в кінці року відрізняється від звичайної і що та як саме потрібно рахувати.

Кому та навіщо потрібно проводити інвентаризацію в кінці року

Згідно закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» щорічна інвентаризація проводиться для забезпечення достовірності бухобліку та є обов'язковою для всіх підприємців, незалежно від системи оподаткування. Тому малі компанії та єдинники мають проводити її на рівні з усіма. Вимоги закону не стосуються тільки ФОПів, тому що вони не ведуть бухгалтерський облік у його повному розумінні.

Забезпечити умови для проведення інвентаризації має власник чи керівник фірми. При цьому кримінальної відповідальності за порушення закону немає та можливі лише адміністративні стягнення у вигляді незначних штрафів. Деякі підприємці користуються такою ситуацією та ігнорують проведення щорічного перерахунку.

Але ми все ж радимо не брати за приклад подібну практику, тому що інвентаризація принесе вашому бізнесу величезну користь. Допоможе вчасно виявити нестачі, перевірити цілісність майна, знайти помилки податкового обліку та запобігти крадіжкам. Краще за все проводити її регулярно, а не тільки раз на рік. Так у вас завжди будуть актуальні дані про залишки і стан справ.

Що та в які терміни потрібно рахувати

Річна інвентаризація відрізняється від звичайної тим, що під перевірку потрапляють всі активи та зобов'язання компанії, а саме:

• обладнання, будівлі, транспорт та інші особисті, орендовані і прийняті на відповідальне зберігання основні засоби;
• товари, матеріали та запчастини;
• депозити, фінансові вкладення, борги дебіторів, цінні папери, гроші в касі та на рахунках;
• товарні знаки, фірмові назви, програми, бази даних та інші нематеріальні активи;
• кредиторські заборгованості, позики, резерви та гроші, які не виплатили контрагентам і постачальникам.

Тобто потрібно перевірити все: від наявності договорів і платіжних документів до кількості придбаних та встановлених на ПК співробітників ліцензійних копій програм.

Проводять таку інвентаризація зазвичай в грудні, щоб на початку нового року встигнути сформувати та передати бухгалтерську звітність до ДПС і Держстату. Хороша новина в тому, що ви можете не перераховувати товари та майно, які інвентаризували в жовтні-грудні. А основні фонди, взагалі, можна перевіряти раз на 3 роки.

Як провести річну інвентаризацію: покроковий план

Щоб правильно підготуватися до інвентаризації, нічого не забути та все порахувати, дотримуйтеся цього простого плану:

Крок 1. Сформуйте інвентаризаційну комісію. В неї можуть входити ваші співробітники та представники сторонніх компаній (аудитори). Головою найкраще призначити того, хто знає, як проводити перерахунок. При цьому в законі не прописано, скільки в комісії має бути людей. Але бажано формувати її з непарної кількості учасників, щоб уникнути невизначеності результатів під час голосування. Набрана комісія вважається чинною і її не потрібно перед кожною перевіркою формувати з нуля.

Крок 2. Видайте наказ. Шаблон наказу можна розробити самостійно та видати у вільній формі. Головне, аби він містив наступні реквізити:

• номер та дату складання документа;
• назву фірми;
• мету і об'єкти перевірки;
• період проведення;
• список злучених підрозділів;
• терміни подачі результатів;
• склад комісії із зазначенням ПІБ та посади кожного учасника;
• ПІБ та підпис керівника.

Крок 3. Зафіксуйте залишки. Перед інвентаризацією потрібно оцінити залишки за даними обліку: отримати розписки від підзвітників і МВО (матеріально відповідальних осіб), сформувати звіти щодо руху ТМЦ та грошей, скласти реєстри і прикласти до них зібрану документацію. Комісія має звірити облік із реальним станом справ.

Крок 4. Перевірте зобов'язання та активи. На цьому етапі комісія фізично перераховує майно і активи: знаходить, описує та привласнює інвентаризаційні номери. Якщо щось неможливо порахувати поштучно, робляться зважування та відповідні заміри. ТМЦ перевіряють у присутності всіх членів комісії та МВО. Наявність фінансових зобов'язань і нематеріальних активів встановлюють за документами та заносять інформацію щодо них в інвентаризаційні акти. Якщо хоча б один учасник комісії був відсутній під час перевірки, її результати можуть бути визнані недійсними.

Крок 5. Порівняйте дані та підбийте підсумки. Звірте отриману інформацію з показниками бухобліку. Потім проведіть засідання комісії за підсумками інвентаризації, щоб узагальнити результати, проаналізувати причини розбіжностей та знайти способи їх усунення. Передайте інвентаризаційні документи бухгалтеру, щоб він привів облік до ладу: списав недостачі та оприбуткував надлишки. Все, ви впоралися із завданням! ?

Якщо ви не хочете витрачати час на тотальну інвентаризацію, порахуйте хоча б запаси товарів, запчастин і матеріалів. Так ви почнете наступний рік з чистого аркуша і з повною впевненістю в тому, що на вашому складі немає проблем.

А ми бажаємо вам веселих і щасливих свят та йдемо на невеликі канікули! До зустрічі в Академії RemOnline у січні.