Ріта
Куди ви зливаєте бюджет? Ефективне зниження витрат бізнесу
Іноді, аби заробляти більше, потрібно не більше вкладати, а менше витрачати. Це не про економію, а про раціональне використання своїх ресурсів. У статті ми розповідаємо про те, які витрати можна та потрібно скорочувати, аби оптимізувати бюджет.
Стратегія скорочення витрат
Не можна просто взяти та скоротити витрати компанії. Вірніше можна, але якщо вам важливо зберегти кадри та наявні ресурси, робити це потрібно поступово.
Оптимізація бюджету — це поетапний процес, який дасть свої плоди в перспективі. Ось план, який наочно його представляє:
- Визначте основні та другорядні джерела витрат і розподіліть їх за статтями (маркетинг, оренда, зарплата і т.д.)
- Вносьте ВСІ доходи та витрати компанії в систему обліку. Це повинно стати постійною практикою. Ви не зможете оптимізувати витрати якщо не будете бачити загальної картини руху грошових коштів.
- Коли у вас буде достатньо даних для того, аби зробити висновки (витрати за статтями мінімум за 3 місяці), проаналізуйте динаміку їх зміни.
- Перегляньте основні статті витрат і скористайтеся порадами щодо їх оптимізації з цього матеріалу, продовжуючи вносити дані в програму обліку.
- Робіть звірку показників щомісяця, аби реагувати на будь-які зміни та відстежувати успішність оптимізації.
Чому важливо відстежувати показники в динаміці?
Тому що витрати та доходи бізнесу залежать від багатьох факторів, від сезонності до прийнятих керівником рішень. Аби робити висновки, потрібно мати на руках всі карти — цифри, які покажуть не тільки "сьогодні", але й "вчора", і навіть "три місяці тому". Це потрібно, аби побачити точки зростання та з упевненістю подивитися в "завтра".
Статті доходів і витрат у RemOnline
Користувачі RemOnline можуть внести в систему всі статті руху грошових коштів, які є на даний момент в компанії, аби сегментувати касові платежі. На підставі всіх виконуваних у програмі грошових операцій формується звіт РГК, який показує доходи та витрати компанії за будь-який період з прив'язкою до статей. Завдяки цим звітам можна не тільки скоротити зайві витрати, але й уникнути касового розриву, який найчастіше стає причиною банкрутства бізнесу.
Як тільки цифри будуть на руках, зверніть увагу, скільки ви витрачаєте на:
1. Маркетинг
Одна з ключових статей витрат бізнесу, в яку часто вкладають зайве. Аби ці витрати скоротити, важливо звернути увагу на показники та зрозуміти, що саме працює проти вас. Можливо ви неправильно визначили ЦА або обрали не те місце для реклами.
Як оптимізувати:
Аби оптимізувати витрати маркетингу, ви повинні розуміти не тільки канали, на які витрачаєте, а й те, що це конкретно дає вашому бізнесу. А отже, візьміть за звичку на постійній основі відстежувати:
- середній чек
- кількість продажів за конкретний період
- повертаємість клієнтів
- конверсію за окремими рекламними каналами.
Це не просто цифри, які треба тримати на рівні. Аналізуючи показники на постійній основі ви зможете прийняти низку конкретних рішень щодо оптимізації бюджету:
- Вкладати більше в ті рекламні канали, які приносять вам більший дохід. Наприклад, контекстна реклама може приносити свої плоди, але який сенс вкладати в неї, якщо можна витратити ці гроші на листівки у метро, якщо ті за фактом приводять більше клієнтів.
- Зробити акцент не на залученні нових клієнтів, а на утриманні постійних. Часто керівники беруть до уваги тільки те, скільки нових клієнтів прийшло з конкретного рекламного каналу, але ніяк не відслідковують, скільки з них звернулося повторно. А це той показник, який може допомогти вам оптимізувати бюджет, адже утримання обходиться значно дешевше, ніж залучення.
Читайте більше про те, як працювати з клієнтською базою
2. Оренда
Поки оренда комерційних приміщень дорожчає, питання оплати стає перед керівниками гостро, а оплата — однією із головних статей витрат компанії. Але й це, здавалося б, нерозв'язне питання, вирішити можна декількома способами.
Як оптимізувати:
- Комунікувати з власником орендованої площі. Навіть якщо здається, що цей пункт безглуздий, хоча б спробуйте вести переговори та знаходити порозуміння у вигляді компромісів. Практика показує, що орендарі можуть йти на поступки — головне ініціювати контакт.
- Скоротити обсяг орендованої площі. Подумайте, чи потрібно вам стільки місця для складу, наприклад. Можливо варто навести порядок і розташувати товари раціональніше. Або ж відправити деяких співробітників працювати віддалено, якщо особливості бізнесу дозволяють.
- На ціну оренди прямим чином впливає місцезнаходження. Зрозуміло, що в центральних районах і в жвавих точках оренда коштує дорожче, тому обов'язково враховуйте прохідність орендованої площі. Можливо приміщення в спальному районі буде набагато вигідніше для пральні, а шиномонтаж краще облаштувати біля гаражних комплексів.
3. Зарплати
Оптимізація цього пункту часто асоціюється зі звільненням. Але давайте не перегинати: скорочення штату працює в ситуаціях із серйозними збитками, як метод екстреного реагування. Для оптимізації зарплатного бюджету досить буде переглянути свій підхід до найму та мотивації співробітників.
Як оптимізувати:
- Якщо є можливість віддавати роботу на аутсорс, робіть це. Набагато дешевше для малого бізнесу обходиться делегування завдань позаштатним співробітникам, ніж їх офіційне працевлаштування. Бухгалтер, копірайтер, дизайнер, а в деяких випадках навіть менеджер відділу продажів успішно можуть співпрацювати з вами на аутсорс.
- Налаштуйте систему мотивації. Нехай зарплата співробітників залежить від результату, а не від проведених на робочому місці годин. Бонуси за продаж більш дорогих товарів, відсоток від продажів або кількості виконаних замовлень — все це може слугувати гарним стимулом працювати старанніше та краще. Коли постає питання про наймання додаткових рук, не поспішайте писати оголошення про пошук нового співробітника та поміркуйте, чи достатньо мотивований основний склад — це завжди може стати точкою розвитку мотиваційної системи оплати праці у вашій компанії.
Читайте більше про бухгалтерію на аутсорсі
4. Обладнання
Питання з економією на обладнанні дуже тонке. Скорочувати витрати в цьому напрямку потрібно або дуже обережно, або ніяк. Але при оптимізації витрат ми пропонуємо не зачіпати обладнання, яке потрібно вам для здійснення основної діяльності, а звернути увагу на технічне оснащення приміщень.
Як оптимізувати:
- Купуйте вживану техніку. Принтери, ноутбуки, монітори — "старий" вже давно не означає "поганий". Майданчики з б/в технікою переповнені не через те, що вона швидко стає непридатною, а через бажання людей мати нові моделі — скористайтеся цим на благо свого бюджету.
- Виставляйте на продаж те, чим вже не користуєтеся. Це для великої компанії черговий неробочий принтер в коморі нічого не дає. А для малого бізнесу найкращим способом повернути хоча б частину витрат на техніку або меблі буде продаж.
5. Склад
Склад може стати причиною збитків у двох випадках: коли оборот товару низький або вони розташовані в приміщенні нераціонально. Але це можна виправити.
Як оптимізувати:
- Збільшувати оборотність товарів. Це означає, що вам потрібно знайти джерела додаткових продажів (розмістити товар на маркетплейсах, наприклад). Важливо, аби якомога менше часу товар залежувався на складі.
- Позбутися неліквідних позицій. Проаналізуйте продажі та скоротіть асортиментну матрицю, викресливши з неї товари з найдовшим терміном реалізації. Можливо вони взагалі не цікаві вашим клієнтам?
- Наведіть, нарешті, порядок на своєму складі. Неправильно організоване зберігання товарів може негативно впливати на всі бізнес-процеси та затримувати обробку замовлень. У цьому допоможе адресне зберігання товарів.
- Як альтернативний варіант, що зовсім позбавить вас потреби виділяти приміщення під склад, спробуйте дропшиппінг — пряме постачання товару від постачальників своїм клієнтам. Модель підходить не усім типам бізнесу, але відмінно виправдовує себе на практиці, коли товарів багато та питання приміщення стоїть гостро.
Ви обов'язково знайдете й інші способи оптимізації бюджету, як тільки почнете відслідковувати витрати на постійній основі. Не бійтеся пробувати нові способи та моделі — тільки так можна знайти рішення, що працюють саме для вашої компанії.
Та не забудьте підписатися на оновлення блогу Прокачай. Це рішення точно стане корисним для вас, адже ми висвітлюємо тільки найактуальніші теми :)
