Поставили популярні питання досвідченому бухгалтеру
Ще 20 років тому штатному веденню бухгалтерії не було альтернативи та ведення бізнесу передбачало наявність бухгалтера. Але пізніше альтернатива все-таки з'явилася: аутсорсинг бухобліку.
Аутсорсинг — це делегування завдань підрядникам, якщо дослівно "використання чужих ресурсів". У даному випадку бухгалтерський аутсорсинг означає передачу бухгалтерських функцій компанії-підряднику та регулюється договором.
В Україні така послуга з'явилася на початку 2000-х. Зараз близько 30% малих і середніх компаній делегують бухоблік фірмам-підрядникам. Для порівняння: в Америці цей показник досяг 96%, а в Європі — 82%.
Види бухгалтерського аутсорсингу
Частковий (процесинговий) бухгалтерський аутсорсинг — вид співпраці, в якому ви передаєте позаштатним фахівцям окремі бухгалтерські процеси, такі як розрахунок зарплати співробітникам, наприклад. В цьому випадку підрядники працюватимуть тільки з тими документами, які ви для них готуєте, без перевірки достовірності даних.
Кому підходить: тим, хто хоче звільнити свого бухгалтера від частини рутини, але не довіряє повне ведення бухгалтерії стороннім.
Повний бухгалтерський аутсорсинг — вид співпраці, який передбачає передачу внутрішньої документації на повне бухгалтерське обслуговування сторонній компанії. У цьому випадку підрядник буде глибше вникати у внутрішні бізнес-процеси компанії та допомагати у вирішенні питань з податковими органами.
Кому підходить: компаніям без штатної бухгалтерії.
Аутсорсингове консультування — нерегулярні консультації з метою перевірки / коригування дій штатних бухгалтерів.
Кому підходить: компаніям, сфера діяльності яких вимагає специфічних знань (робота на міжнародному ринку, наприклад). Але насправді такі консультації будуть корисні всім, хто хоче відчувати себе більш захищено, адже податкове законодавство досить швидко змінюється.
Є думка, що аутсорсинг бухгалтерії існує через брак цінних кадрів на ринку. Але підприємці віддають бухгалтерію на аутсорс не тому, що не можуть знайти фахівця до штату. В більшості випадків вирішальними критеріями є оптимізація витрат, професіоналізм, відповідальність, можливість передати бухгалтерські справи сторонній компанії та сконцентрувати свої сили на інших важливих питаннях для бізнесу.
(с) Катерина Чеботар, головний бухгалтер IT-компанії, досвід роботи 6 років
Бухгалтерія на аутсорсинг: плюси та мінуси
+ Професійне ПЗ
+ Висококваліфіковані фахівці
+ Матеріальна відповідальність
+ Безперервне обслуговування
+ Зменшення податку ПДВ,
- Низький рівень конфіденційності
- Низька швидкість обробки інформації,
- Недоцільність при наявності великого документообігу.
- Чітке дотримання протоколу
Якщо копати глибше, можна виявити зовсім неочевидні плюси та мінуси роботи з бухгалтерськими компаніями на аутсорсі. Наприклад, якщо вас не влаштовує обслуговування, ви спокійно можете розірвати договір і знайти іншу компанію для співпраці. Якщо не влаштовує робота бухгалтера, розпрощатися з ним складніше: потрібно знайти спосіб пояснити причини звільнення так, щоб бухгалтер не образився та на прощання не допустив "випадкових" помилок в обліку або "випадково" не втратив важливі документи. З неочевидних мінусів аутсорсу: фахівець обслуговує вас без належної емпатії. У той час як штатних бухгалтер, особливо який працює довгі роки в компанії, часто зацікавлений у прибутковості та шукає способи для оптимізації її діяльності.
З чого почати переведення бухгалтерії на аутсорсинг?
На початку своєї діяльності компанії найчастіше передають свій бухгалтерський облік фахівцю на аутсорс. З розвитком компанії зростає й обіг, тоді виникає необхідність у штатному бухгалтері. Але також бувають випадки коли в ході діяльності керівництво незадоволене роботою бухгалтера або бухгалтерів, шукає способи вирішити цю проблему та приходить до висновку, що раціонально буде передати свій бухгалтерський облік фахівцям на аутсорс.
Якщо всі перераховані вище плюси для вас виявилися цінніше мінусів, і ви все ж таки наважилися передати бухоблік на аутсорс, робіть це правильно. Ось план, який допоможе вам перевести бухгалтерію на аутсорсинг "безболісно".
1. Оберіть відповідний вид співпраці. Визначтеся, чи хочете ви передати сторонній компанії бухгалтерію повністю, або ж делегувати лише деякі функції (підготовка податкової звітності або розрахунок зарплат, наприклад)
2. Оберіть відповідну компанію за критеріями ціни, якості (допоможуть відгуки) та наявністю фахівців, які знають тонкощі вашої сфери діяльності. Якщо, наприклад, ви працюєте з закордонним ринком, то потрібен фахівець, який знатиме тонкощі. Уточніть це питання заздалегідь.
3. Обговоріть з представником компанією зони відповідальності та план роботи (спосіб передачі первинних документів, терміни обробки інформації та інші нюанси).
4. Продумайте спосіб передачі справ, узгодьте його з аутсорсинговою компанією та бухгалтером, який зараз працює у вас в штаті.
5. Узгодьте з аутсорсинговою компанією порядок виправлення помилок за попередні періоди, якщо такі є.
6. Укладіть договір, аби регламентувати всі домовленості.
Крім особистих переваг і загальнодоступної інформації, при виборі способу бухгалтерського обліку важливо враховувати думку фахівця. Саме тому питання про оптимальне ведення бухобліку в малому бізнесі ми поставили нашому експерту.
Бухгалтерія для малого бізнесу:
аутсорсинг або штатний фахівець?
Для бізнесу з малими обігами та невеликою кількістю співробітників краще звернутися за бухгалтерським обслуговуванням до фахівця на аутсорсі. У такому випадку компанія отримує висококваліфіковане обслуговування з мінімальними матеріальними витратами. Бухгалтер на аутсорсі отримує оплату лише за виконану роботу, в той час як бухгалтер в штаті вимагає заробітну плату за відпрацьований час незалежно від результату своєї роботи. При проблемах з контролюючими органами або при перевірці бухгалтер на аутсорс завжди надасть професійну допомогу. Робота зі штатним бухгалтером не така надійна, як може здатися на перший погляд: через відсутність досвіду, почуття своєї провини або з інших причин він може звільнитися в будь-який момент і компанії самостійно доведеться розбиратися з помилками в обліку.
Сподіваємося, що після статті вам стало зрозуміліше, який вид бухгалтерського обліку підійде саме вашій компанії. Для цього ми і потрібні. Підписуйтесь на розсилку блогу та наш Телеграм-канал, аби не пропустити дуже корисні та цікаві матеріали.
