3 хвилини

Приймання товару: основні принципи для малого бізнесу

Покажіть хоч один бізнес, який не передбачає отримання будь-яких товарів чи матеріалів від постачальників. Будь то компанія у сфері рітейлу, виробництва чи надання послуг, співпраця з постачальниками потрібна для організації бізнесу — товари, матеріали, інструменти не візьмуться з нізвідки. І хоча процес отримання товарів може бути досить простим, насправді є кілька важливих кроків, які необхідно виконати, щоб забезпечити точність і ефективність процесу. Розповідаємо про це далі.

У чому полягає приймання товару

Приймання товарів — це процес прийому та обліку товарів від постачальника. Зазвичай це включає отримання відвантажень, перевірку їх якості, звірку із замовленням, щоб переконатися, що все враховано. Після отримання товарів їх необхідно зберігати доти, доки вони не будуть потрібні в замовленнях або для продажу.

Як проводиться приймання товару?

Процес приймання товару важливий для будь-якого бізнесу, оскільки дозволяє контролювати якість і кількість доставлених постачальниками товарів. Порядок приймання товарів включає кілька окремих бізнес-процесів:

  • отримання
  • перевірку
  • оприбуткування або повернення товарів постачальнику

Щоб приймання товару було ефективним, розділіть процес на кілька етапів і скористайтеся нашими порадами на кожному з них:

1. Перевіряйте всі надходження відразу після їхнього прибуття. Важливо перевіряти товар при отриманні, щоб переконатися, що він відповідає стандартам якості. Якщо є пошкоджені предмети, обов'язково задокументуйте це письмово і на фотографії, щоб пізніше ви могли пред'явити це постачальнику. Також краще відразу зафіксувати будь-які розбіжності між замовленням та постачанням документально.

2. Розпакуйте та відсортуйте товар відразу після отримання. Після того, як ви оглянули отримання, знайдіть час, щоб розпакувати та відсортувати його так, щоб він був готовий до оприбуткування на склад. Це допоможе організувати складські запаси та уникнути плутанини надалі.

3. Оприбуткуйте товари до системи обліку. Це допоможе відстежувати оприбуткування, списання та переміщення товарів для зниження ризику крадіжки чи втрати.

РемОнлайн — це система обліку для малого бізнесу, яка, крім замовлень, клієнтів, фінансів і складу, дозволяє вести в тому числі і облік товарів.


warehouse



4. Ведіть детальний облік усіх отриманих поставок. Обов'язково зберігайте дані всіх отриманих поставок товару, включаючи дату, час, постачальника, тип товару та кількість. Ця інформація буде корисною, якщо вам раптом знадобиться подати скаргу постачальнику або повернути бракований товар.

5. Зберігайте всі товари у спеціально відведеному місці. Важливо мати спеціальне місце для зберігання різних видів товарів, щоб ви могли легко знаходити їх у разі потреби. Це також допоможе запобігти втраті або крадіжці, оскільки ви точно знатимете, де що знаходиться.

6. Додатково перевіряйте всі вихідні відправки, перш ніж вони покинути територію вашої компанії. Перед відправкою будь-якого товару клієнту обов'язково ретельно огляньте його, щоб переконатися, що він відповідає вашим стандартам якості, тому що при прийманні товару легко щось пропустити. Особливо якщо товарів не один десяток. Це допоможе уникнути проблем із клієнтами в майбутньому.

Власне, так і відбувається приймання товарів у ідеальному світі. Дотримуючись цих порад, ви наблизите до цього свою бізнес-реальність.

Що перевіряється під час приймання товару?

Приймання товарів є важливим процесом для оцінки якості та кількості постачання. Завдяки зверненню уваги на ці два фактори ви будете впевнені, що отримаєте товари гарної якості та їх буде достатньо задоволення споживчого попиту.

Що означає прийняти товар за кількістю? Звірити фактичну кількість одиниць із обліковим (у фактурі). Якщо є якісь недоліки, негайно повідомте про це постачальника, щоб він міг відправити предмети, яких не вистачало. Якщо виявили надлишки, їх також краще обговорити з постачальником, щоб уникнути недомовленості та скандалів.

У чому полягає приймання товару за якістю? Є кілька ключових моментів, на які слід звертати увагу під час перевірки якості отриманих товарів:

  • Після того як вам привезли товар, перевірте упаковку на наявність пошкоджень. Якщо упаковка пошкоджена, це може вказувати на те, що товар усередині також пошкоджено.
  • Огляньте товар на наявність дефектів або пошкоджень.
  • Порівняйте отриманий товар із тим, що замовляли. Переконайтеся, що замовлені товари відповідають опису постачальника та договору.

Якщо під час перевірки виявите будь-які невідповідності, не приймайте поставку товару, доки вони не будуть виправлені постачальником. У цьому випадку за домовленістю з постачальником також можна оприбуткувати частину товарів, а частину відправити йому назад.

Після того, як ви підтвердите, що якість та кількість товарів відповідають вашим стандартам, ви можете прийняти доставку та розпочати оприбуткування на склад.

Оприбуткування кожної одиниці товару в РемОнлайн дозволяє: оцінити реальну собівартість та встановити справедливі ціни, встановити мінімальні залишки, щоб робити закупівлі до того, як він закінчиться, формувати коректні складські та фінансові звіти, на основі яких ви зможете планувати бюджет на закупівлю та уникнути касового розриву, скоротити витрати на нерентабельні товари та багато іншого.

 

new-posting

Які документи потрібні для приймання товару?

Для організації приймання товару важливо, щоб у вас була вся документація. Залежно від типу товару і країни походження набір документів може відрізнятися. Основний пакет документів включає:

  1. Рахунок з докладним описом умов відвантаження, ціною, даними постачальника та фірми. Цей документ має бути підписаний уповноваженим представником як відправника вантажу, так і одержувача.
  2. Пакувальний лист із зазначенням всього, що знаходиться всередині кожної окремої коробки або контейнера. Це допомагає з митними деклараціями, а також гарантує, що нічого не буде втрачено чи пошкоджено у дорозі.
  3. Договір між перевізником та постачальником, а також доказ права власності на товари (товарні/фіскальні чеки).
  4. За потреби експортна ліцензія, що дозволяє відправлення певних видів товарів за кордон.
  5. Страхування вантажу, якщо це потрібно за законом або на запит будь-якої сторони, що бере участь у перевезенні товару.
  6. Акт прийому-передачі товару, що укладається вже дома після перевірки. Універсальний передавальний документ — умовність, яка дозволить уникнути непорозуміння.

Усі оригінали документів мають бути надані під час відвантаження. А інформацію про те, яка документація є необхідною для відвантаження конкретного товару, краще уточнити у постачальників, прикордонної служби (якщо товар йде з-за кордону) чи інших офіційних органів.

Ким здійснюється приймання товару? Отримання товарів може виконуватися одним членом команди, але зазвичай цим займаються дві або більше людей — завідуючі складом, менеджери чи продавці. У більшості випадків при прийманні товарів потрібна участь як мінімум однієї відповідальної особи та кількох робітників.

Скільки людей необхідно для приймання товару? Кількість людей, необхідне цього процесу, залежить від розміру та виду бізнесу, і навіть обсягів надходжень. Орієнтуйтесь на своє замовлення та ресурси, які маєте у розпорядженні.

Приймання товару: висновки

Від ефективного приймання товарів у малому бізнесі залежить багато чого. Чим краще та скрупульозніше організований цей процес, тим менше проблем буде з продажем товарів чи використанням матеріалів надалі. Уникайте збитків завдяки якісній перевірці поставок, обліку товарів у програмі та підготовки необхідних документів заздалегідь. Поради зі статті точно допоможуть зробити приймання товару ефективним незалежно від розміру поставки та вашої компанії.

comments powered by Disqus