Приймання товару: основні принципи для малого бізнесу

У чому полягає приймання товару

Приймання товарів — це процес прийому та обліку товарів від постачальника. Зазвичай це охоплює отримання відвантажень, перевірку їх якості, звірку із замовленням, щоб переконатися, що все враховано. Після отримання товарів їх необхідно зберігати доти, доки вони не будуть потрібні в замовленнях або для продажу.

Як проводиться приймання товару?

Процес приймання товару є важливою частиною господарських операцій будь-якого бізнесу, оскільки дає змогу контролювати якість і кількість доставлених постачальниками товарів. Порядок приймання товарів містить кілька окремих бізнес-процесів:

• отримання;
• перевірку;
• оприбуткування або повернення товарів постачальнику.

Щоб приймання товару було ефективним, розділіть процес на кілька етапів і скористайтеся нашими порадами на кожному з них:

1. Перевіряйте всі надходження одразу після їхнього прибуття. Важливо перевіряти товар під час отримання, щоб переконатися, що він відповідає стандартам якості. Якщо є пошкоджені предмети, обов’язково задокументуйте це письмово і на фотографії, щоб пізніше ви могли показати це постачальнику. Також краще одразу зафіксувати будь-які розбіжності між замовленням та постачанням документально.

2. Розпакуйте та відсортуйте товар відразу після отримання. Після того як ви оглянули отримання, знайдіть час, щоб розпакувати та відсортувати його так, щоб він був готовий до оприбуткування на склад. Це допоможе організувати складські запаси та уникнути плутанини надалі.

3. Оприбуткуйте товари до системи обліку. Це допоможе відстежувати оприбуткування, списання та переміщення товарів для зниження ризику крадіжки чи втрати.

RemOnline — це система обліку для малого бізнесу, яка, крім замовлень, фінансів і складу, обслуговування клієнтів, дає змогу вести в тому числі і облік товарів.

4. Ведіть детальний облік усіх отриманих поставок. Обов’язково зберігайте дані всіх отриманих поставок товару, включно з датою, часом, постачальником, типом товару та кількістю. Ця інформація буде корисна, якщо вам раптом знадобиться подати скаргу постачальнику або повернути бракований товар.

5. Зберігайте всі товари у спеціально відведеному місці. Важливо мати спеціальне місце для зберігання різних видів товарів, щоб ви могли легко знаходити їх у разі потреби. Це також допоможе запобігти втраті або крадіжці, оскільки ви точно знатимете, де що лежить.

6. Додатково перевіряйте всі вихідні відправки, перш ніж вони покинуть територію вашої компанії. Перед відправкою будь-якого товару клієнту обов’язково ретельно огляньте його, щоб переконатися, що він відповідає вашим стандартам якості та правилам внутрішнього контролю, тому що під час приймання товару легко щось пропустити. Особливо якщо товарів не один десяток. Це допоможе виконати договірні зобов’язання та уникнути проблем із клієнтами в майбутньому.

Власне, так і відбувається приймання товарів в ідеальному світі. Дотримуючись цих порад, ви наблизите до цього свою бізнес-реальність.

Що перевіряється під час приймання товару?

Приймання товарів, неважливо, серійного чи масового виробництва, є важливим процесом для оцінки якості та кількості постачання. Завдяки зверненню уваги на ці два фактори власник бізнесу буде впевнений, що отримає товари гарної якості та їх буде достатньо задоволення споживчого попиту.

Що означає прийняти товар за кількістю? Метод обліку передбачає звіряння фактичної кількості одиниць із обліковою (у фактурі). Якщо є якісь недоліки, негайно повідомте про це постачальника, щоб він міг відправити предмети, яких не вистачало. Якщо виявили надлишки, їх також краще обговорити з постачальником, щоб уникнути недомовленості та скандалів.

У чому полягає приймання товару за якістю? Є кілька ключових моментів, на які слід звертати увагу під час перевірки якості отриманих товарів:

• Після того як вам привезли товар, перевірте пакування на наявність пошкоджень. Якщо пакування пошкоджене, це може вказувати на те, що товар усередині також пошкоджено.
• Огляньте товар на наявність дефектів або пошкоджень.
• Порівняйте отриманий товар із тим, що замовляли. Переконайтеся, що замовлені товари відповідають опису постачальника та договору.

Якщо під час перевірки виявите будь-які невідповідності, не приймайте поставку товару, доки вони не будуть виправлені постачальником. У цьому разі за домовленістю з постачальником також можна оприбуткувати частину товарів, а частину відправити йому назад.

Після того як ви підтвердите, що якість та кількість товарів відповідають вашим стандартам і договори з клієнтами не будуть порушені, ви можете прийняти доставку та розпочати оприбуткування на склад.

Оприбуткування кожної одиниці товару в RemOnline дає змогу: оцінити реальну собівартість та встановити справедливі ціни на чесному ринку, визначити мінімальні залишки, щоб робити закупівлі до того, як він закінчиться, формувати коректну складську та фінансову звітність, на основі якої ви зможете планувати бюджет на закупівлю та уникнути касового розриву, скоротити витрати на нерентабельні товари та багато іншого. На основі аналізу звітних періодів компанія може розробити стратегії подальшого розвитку та ухвалювати обґрунтовані рішення, які відповідають її бізнес-моделі.

Які документи потрібні для приймання товару?

Для організації приймання товару важливо, щоб у вас була вся документація. Залежно від типу товару і країни походження набір документів може відрізнятися. Основний пакет документів охоплює:

1. Рахунок з докладним описом умов відвантаження, ціною угоди, даними постачальника та фірми. Цей документ має бути підписаний уповноваженим представником як відправника вантажу, так і одержувача.
2. Пакувальний лист із зазначенням всього, що міститься всередині кожної окремої коробки або контейнера. Це допомагає з митними деклараціями, а також гарантує, що нічого не буде втрачено чи пошкоджено у дорозі.
3. Договір між перевізником та постачальником, а також доказ права власності на товари (товарні/фіскальні чеки).
4. За потреби експортна ліцензія, що дає змогу відправлення певних видів товарів за кордон.
5. Страхування вантажу, якщо це потрібно за законом або на запит будь-якої сторони, що бере участь у перевезенні товару.
6. Акт прийому-передачі товару, що укладається вже на місці після перевірки. Універсальний передавальний документ — умовність, яка допоможе уникнути непорозуміння.

Усі оригінали документів мають бути надані під час відвантаження. А інформацію про те, яка документація є необхідною для відвантаження конкретного товару, для повної картини краще уточнити у постачальників, прикордонної служби (якщо товар йде з-за кордону) чи інших офіційних органів.

Хто приймає товар? Отримувати товари може один член команди, але зазвичай цим займаються двоє або більше людей — завідувачі складу, менеджери чи продавці. У більшості випадків під час приймання товарів потрібна участь щонайменше однієї відповідальної особи та кількох робітників.

Скільки людей необхідно для приймання товару? Кількість людей, необхідних для цього процесу, залежить від розміру та виду бізнесу, а також обсягів надходжень. Орієнтуйтесь на своє замовлення та ресурси, які маєте у розпорядженні.

Приймання товару: висновки

Від ефективного приймання товарів у малому бізнесі залежить багато чого — і лояльність клієнтів, і фінансові показники, і якість товарів, і оптимізація витрат. Що краще та скрупульозніше організований цей процес, то менше проблем буде з продажем товарів чи використанням матеріалів надалі. Ухвалюйте правильні ділові рішення та уникайте збитків завдяки якісній перевірці поставок, обліку товарів у програмі та підготовці необхідних документів заздалегідь. Поради зі статті допоможуть удосконалити господарські операції та зробити приймання товару ефективним незалежно від розміру поставки та вашої компанії.