Як навести лад у своєму магазині: оптимізація бізнес-процесів

Онлайн-магазини вже обігнали за популярністю звичні нам крамниці та ринки. Вони заощаджують час, а це особливо цінно для сучасного покупця, який прагне не тільки до активного способу життя і плідної праці, а й до повноцінного відпочинку. Очевидно, що покупець обере той магазин, який працює швидше — це означає, що ключем до успіху підприємства є швидкість та ефективність його роботи. Саме тому автоматизація простих задач та оптимізація бізнес-процесів інтернет-магазину так важлива: у власників бізнесу з’являється більше часу для покращення ефективності, розширення клієнтської аудиторії та підвищення прибутків.

Для чого потрібна оптимізація бізнес-процесів

Оптимізація бізнес-процесів потрібна насамперед у таких напрямках:

1. Маркетинг — автоматизація необхідна для більш точної та якісної аналітики, тобто вивчення шляхів та поведінки потенційних клієнтів, оцінка конверсії, збір інформації про покупців. На підставі отриманої інформації швидше знаходяться і коригуються “слабкі ланки” в маркетинговій кампанії. Оптимізація потрібна і в таких процесах, як реклама і робота з повторними продажами.
   
   
2. Логістика, яка включає в себе всі переміщення товару — від складу постачальника до покупця. Своєчасне відправлення замовлень і доставка товару на склади, можливість відстежити кожну посилку вкрай важливі для ефективності роботи магазину. Також важлива правильна побудова логістики відповідно до бізнес-моделі та масштабу.
   
   
3. Бухгалтерський облік — автоматизація всіх грошових транзакцій значно полегшує управління фінансами компанії, оцінку прибутків, витрат, валової маржі тощо. У свою чергу, це важливо для правильного планування вкладень для подальшого зростання бізнесу.
   
   
4. Клієнтський сервіс — технічна підтримка, робота зі скаргами, обробка заявок та оформлення замовлень. В усіх цих процесах важлива оперативність — це дає більше шансів на те, що клієнт лишиться задоволеним і незабаром повернеться у ваш магазин за покупками.

Слід пам’ятати, що автоматизація та оптимізація інтернет-магазину — це не «разова акція», а постійний процес, який має супроводжуватися детальним аналізом, роботою над помилками та слабкими місцями, оцінкою якості роботи ресурсу, підбором і впровадженням нових рішень та інструментів. А це вже питання функціональності та гнучкості платформи, на який розташований сайт, а також відповідність структури сайту масштабам бізнесу.

Саме тому українська платформа Shop-Express пропонує різні способи створити інтернет-магазин в залежності від формату і масштабу продажів. Платформа не тільки адаптується під потреби вашого бізнесу при створенні магазину, але й підходить до розширення масштабів та вдосконалення його роботи — інтеграції CRM, платіжних систем, інших торгівельних майданчиків тощо. Для цього теж важлива своєчасна оптимізація бізнес-процесів.

Як оптимізувати всі процеси в онлайн-магазині

Для того, щоб оптимізація та автоматизація процесів була результативною, необхідно дотримуватись чіткої схеми впровадження — вона працює в усіх галузях бізнесу незалежно від його масштабу.

Мета оптимізації

Попри те, що алгоритм дій для оптимізації бізнес-процесів універсальний, їхня кількість найчастіше не дає охопити все й одразу. Тому слід визначитися з цілями та пріоритетами — це допоможе поставити досяжну мету і скласти план поетапної оптимізації процесів, в якому найперше буде виправлятися те, що найбільше гальмує розвиток бізнесу. Визначення мети та правильна розстановка пріоритетів — перший крок до успішного вирішення проблем.

Спостереження

«Слабкі ланки» зазвичай виявляються під час спостереження за бізнес-процесами. Це може бути опитування виконавців чи аналіз негативних відгуків — наприклад, про занадто довгу обробку і доставку замовлень. В даному випадку проблемним місцем може бути зв’язок офісу зі складом, вчасне оновлення актуальних даних (наявність товарів) і необхідність телефонувати на склад або йти туди.

KPI

Підрахунок ключових показників ефективності дає можливість уточнити час реалізації кожного бізнес-процесу, оцінити його ефективність та витратність, а також можливість змінити ці показники в кращий бік. Наприклад, постійна потреба менеджера з продажу телефонувати на склад або йти туди для уточнення наявності товару може займати більше половини його робочого часу, а цю інформацію найкраще отримувати онлайн з системи обліку чи облікової системи “all in one”.

Виявлення слабких місць

Слабкими місцями називають процеси з нульовим ККД при високих витратах часу та грошей. Слабке місце кейсу з менеджером і складом — велика кількість даремно згаяного часу, який можна суттєво заощадити. Все, що для цього потрібно — обрати спосіб автоматизації продажів та процесів на складі, щоб менеджер завжди бачив актуальні дані про наявність чи відсутність товару, а також актуальні ціни та кількість товару в CRM. Це дозволить швидше оформляти замовлення і передавати на склад дані для їх збору та відправки.

Робота над слабкими місцями

В цьому питанні головне — ставити реалістичні цілі і «фіксити баги» покроково. Найкраще, якщо інструментів для оптимізації процесу є декілька, тоді є можливість порівняти і обрати найбільш оптимальний.

Наприклад, перед магазином постало питання спрощення ланцюжка дій, пов’язаних із введенням даних та оформленням замовлення. Це можна, наприклад, вирішити формою замовлення, де клієнт може не тільки вказати всю інформацію від ПІБ до поштового відділення, а й поставити галочку «Мені не потрібно дзвонити для уточнення». Тоді менеджер одразу ж передає інформацію на склад, де відправлення пакується та надсилається далі.

Аналіз результатів

Для точної оцінки результатів оптимізації, її доцільності та ефективності цей алгоритм слід повторювати, детально аналізуючи інформацію про процеси на всіх етапах. Тільки таким чином можливо підвищити якість роботи інтернет-магазину, злагодивши всі бізнес-процеси, адже вони працюють циклічно.

Підсумки

Автоматизація та оптимізація бізнес-процесів необхідна для успішного бізнесу, оскільки дозволяє не тільки підвищувати швидкість і якість роботи інтернет-магазину, а й покращує його здатність до адаптації в процесі росту і розвитку. Іншими словами, вчасно злагоджені між собою процеси утворюють міцну і в той же час гнучку систему, в яку простіше впровадити нові інструменти та рішення, і в якій вони працюватимуть ефективно.

Результат своєчасної та правильної автоматизації процесів — менше навантаження на персонал, підвищення продажів, розширення клієнтської бази, зокрема збільшення кількості постійних клієнтів. Це призводить до можливостей масштабування бізнесу.