7 хвилин

Управлінський облік

Ви переходите дорогу із заплющеними очима? Будь-яка розсудлива людина уважно подивиться на дорогу, перш ніж зробити крок. У світі бізнесу схожі правила: щоб дійти до кінця, треба дивитися на всі боки в процесі. А управлінський облік – інструмент, який допомагає зробити це правильно.

У новій статті ми розповідаємо, як запровадити управлінський облік так, аби ви будь-якої миті подивилися на потрібні звіти та відповіли на головні питання кожного управлінця: в якому стані зараз знаходиться компанія та що можна зробити, аби збільшити прибуток.



Навіщо це вам? Завдання управлінського обліку

Управлінський облік допомагає виявити "сліпі плями" у бізнес-процесах вашої компанії. Він не вирішує проблеми, але допомагає виявити їх з точністю до міліметра.

Для малого та середнього бізнесу управлінський облік тісно пов'язаний із фінансовим. За відсутності ієрархії в управлінні, керівник може приймати правильні управлінські рішення, ґрунтуючись на даних звітів про рух грошових коштів, баланс та звіт про фінансові результати.





Збирати дані для нього краще через CRM-систему: це зручно, ефективно та швидко. При виборі програми зверніть увагу на хмарні рішення з простим інтерфейсом, можливостями для інтеграції та автоматизацією типових завдань. Так ви отримаєте доступ до звітів звідки завгодно, зможете обійтися без придбання додаткового обладнання, розраховувати на регулярні оновлення та допомогу кваліфікованої служби підтримки.



Комплексний підхід, який забезпечує управлінський облік, дозволить виявити та вирішити проблеми на всіх фронтах



Саме тому він потрібний кожній компанії, незалежно від сфери діяльності: сервісним центрам, магазинам побутової техніки, ательє та СТО.

І все-таки, навіщо це вам? Система управлінського обліку виконує такі завдання:

Управління витратами

Управлінський облік допоможе оцінити рентабельність бізнесу. Ви почнете фіксувати, аналізувати витрати та прибутки та, нарешті, зможете прогнозувати результати роботи компанії. Завдяки звітності ви завжди знатимете, на що саме витрачаєте, скільки отримуєте, а також вирішувати, скільки грошей зараз можна вивести з бізнесу для інвестицій в інші проекти.

У програмі РемОнлайн, наприклад, ви можете розділити основні витрати та доходи компанії за статтями та завдяки цьому повністю відстежувати рух коштів.



Систематизація та аналіз інформації

Управлінський облік дозволяє керівникам завжди бути в курсі зміни бізнес-показників завдяки аналізу звітності. Але кількість та якість отриманих даних залежатиме від програми, в якій ви працюєте.

У РемОнлайн зручно те, що інформацію можна порівнювати в розрізі періодів, співробітників та майстерень. Вона вивантажуватиметься у зрозумілій формі та її не потрібно буде шукати вручну. Кілька кліків і докладний звіт вже на моніторі. Такої деталізації складно досягти, якщо ви ведете справи в Excel ☝️

Управління запасами

Управлінський облік дозволить вам визначити неліквідні товари на складі та й у принципі бути в курсі товарообігу. Завдяки йому ви почнете розуміти, які товари користуються популярністю, а які роками лежать на складі мертвим вантажем. А ще зможете нарешті оновити асортимент і почнете планувати закупівлю товару наперед.

У РемОнлайн існує можливість вивантажити звіт "Аналіз асортименту", який допомагає контролювати обсяг продажів, визначити найпопулярніші у клієнтів позиції та оцінити ефективність ціноутворення. А звіт "Обороти товарів" допомагає побачити рух та залишки товару на складах.



appliance-assortment-analisys-ua.webp (83 KB)

Оптимізація бізнес-процесів

Завдяки управлінському обліку, ви зможете аналізувати ключові показники роботи компанії та відстежувати динаміку їх змін.

Без управлінського обліку ви просто відчуваєте, що щось йде не так, і шукаєте корінь проблеми методом спроб та помилок.

Оптимізація стратегії

Грунтуючись на даних про продаж та клієнтів, ви зможете коригувати стратегію просування своїх послуг. Звіт "Звідки про нас дізналися" в РемОнлайн показує ефективність каналів залучення клієнтів у вигляді діаграм та графіків. А "Звіт з робіт" відобразить, які послуги користуються найбільшою популярністю у клієнтів та який прибуток приносить кожна послуга.


where-from.png (54 KB)

Створення додаткових точок контролю працівників

Управлінський облік дозволить вам створити об'єктивну систему KPI та отримати додаткові точки контролю співробітників. У них з'явиться план продажів, норма часу для виконання замовлень та рівень оцінки клієнтів, якого потрібно прагнути.

Розробка системи мотивації

З попереднього пункту стає зрозумілим, що організація управлінського обліку допоможе створити дієву систему мотивації. Ви зможете встановити винагороду за продаж дорогих товарів чи певних послуг, а також врахувати стаж та досвід роботи окремих працівників. Завдяки управлінському обліку ви дізнаєтесь, у кого зі співробітників чорний пояс із продажу та обслуговування, а хто відверто не дотягує.

Слідкуючи за їхніми успіхами, ви зрозумієте, кого варто підвищити або перевести на іншу посаду. Такі висновки можна зробити, ґрунтуючись на звіті "Аналіз асортименту" в РемОнлайн: можна вивести дані по співробітникам і подивитися хто та скільки продав, а також які знижки зробив. Також у програмі можна встановити автоматичний розрахунок зарплати з урахуванням додаткового відсотка від продажу певних послуг або продуктів для кожного співробітника окремо.



fixed-amount-or-percent.webp (36 KB)

Планування у розрізі поточних показників роботи компанії

Все перераховане вище дасть вам можливість об'єктивно оцінити стан справ і перейти до планування закупівель, прибутку, витрат, довгострокових і короткострокових цілей.

Управлінський облік дозволить досягти стабільного розвитку бізнесу та уникнути ефекту американських гірок. Він потрібний для того, аби керівник не потонув у дрібних завданнях, міг контролювати процеси, прогнозувати ситуацію та швидко приймати правильні управлінські рішення.

Ну що, переконалися, що управлінський облік – це те, що потрібне всім? Тепер давайте визначимося з принципами, видом та почнемо впроваджувати.

Принципи управлінського обліку

Незалежно від виду, управлінський облік повинен спиратися на загальні принципи: безперервність, простоту, надійність, своєчасність та сумісність даних.

З них можна виокремити більш конкретні правила:
  • Реалістичність та чітке позначення цілей та завдань.
  • Короткість, системність та зручність отримання інформації.
  • Правильне розподілення ролей та обов'язків між співробітниками.
  • Наявність центрів відповідальності та система оцінки співробітників, заснована на них (наприклад, у комірників, касирів, адміністраторів та продавців можуть бути свої показники та зони відповідальності).
  • Продуманий механізм контролю.
  • Відсутність додаткових труднощів для підлеглих (впровадження обліку має підвищити ефективність роботи, а не відволікати від основних обов'язків).

Тобто ви повинні регулярно отримувати достовірні та зрозумілі звіти, інформації з яких вам буде достатньо для аналізу, порівняння та прийняття рішень.

Види управлінського обліку

Існує чотири основні види управлінського обліку: 

  1. Виробничий – дозволяє обчислити собівартість товарів та послуг. 
  2. Бюджетний – спрямований на підвищення ефективності роботи підрозділів та співробітників (сюди відносимо зарплати, премії та штрафи).
  3. Маржинальний – показує залежність прибутку від обсягів продажу та виробництва.
  4. Стратегічний – допомагає забезпечити розвиток та підвищення конкурентоспроможності бізнесу необхідними ресурсами.


yoda.png (130 KB)


Перед тим, як впровадити управлінський облік у постійну практику, дайте відповідь на питання: яка основна мета управлінського обліку саме для вашої компанії? Тому що цілі прямо впираються в інструменти для їх реалізації. Простіше кажучи, відправний пункт – це визначення конкретної проблеми. Але краще, звичайно, використовувати методи управлінського обліку на повну та впроваджувати цю практику комплексно.

Організація управлінського обліку. Покрокове керівництво

Неможливо точно окреслити універсальний план впровадження управлінського обліку через особливості кожного окремого бізнесу. Але ми постаралися:) Ви можете розпочати впровадження управлінського обліку у свою компанію, керуючись гнучким планом:
  1. Оберіть програму, яку використовуватимете. Дуже зручно коли всі дані збираються в одній CRM-системі. Навіщо займатися налаштуванням десятка різних програм та складанням потрібного звіту годинами, якщо всі потрібні дані можуть бути зібрані в одному місці?
  2. Систематизуйте та опишіть усі бізнес-процеси компанії. Вони відображають етапи діяльності підприємства, тому дуже важливо розуміти, хто в них бере участь, як усе це працює та якими документами супроводжується. Потім зіставте їх із організаційною структурою. Це ніби шестерні, які не крутяться окремо: зіставте елементи, які будуть основою для подальших дій.
  3. На основі цього розробіть власну класифікацію витрат та доходів за статтями. Це наочно покаже рух коштів і допоможе скласти фінансову структуру підприємства.
  4. Створіть у своїй CRM шаблони довідників, документів та форм (якщо у вибраній програмі немає готових варіантів або їх недостатньо).
  5. Контролюйте внесення до системи даних. Обговоріть це зі співробітниками та додайте до документів низку обов'язкових для заповнення полів. Спершу може бути не просто, але вони швидко звикнуть.
  6. Визначтеся з потрібними конкретно вам звітами. Почніть регулярно їх вивантажувати та стежити за показниками роботи компанії в динаміці.
  7. Коригуйте стратегію та систему мотивації, ґрунтуючись на отриманих даних
Впровадження управлінського обліку може відбуватися без програмного забезпечення. Але у статті не вистачить місця для такого плану: подумайте, скільки процесів треба налагодити для впровадження управлінського обліку, якщо бізнес не автоматизовано. На жаль, Excel та вузькопрофільні рішення не надають можливостей для широкого аналізу.

Сподіваємося, що тепер управлінський облік не видається чимось надхмарним. Впроваджувати управлінський облік у роботу – це як їхати горбистою місцевістю: під гірку важко, зате потім саме покотиться.

Управлінський облік для малого бізнесу

При організації системи управлінського обліку варто враховувати особливості сфери послуг. Наприклад те, що доведеться вивчати не тільки фінансові та складські показники, але й:
  • рівень сервісу
  • терміни виконання робіт (розрахувати норми часу на різні види робіт та терміни очікування запчастин від постачальників)
  • сезонність (розрахувати середню кількість замовлень у низький та високий сезони)
  • затраты материальных и трудовых ресурсов

Сподіваємося, що управлінський облік вже не здається складним поняттям після того, як ми розклали все по поличках. Пам'ятайте, що комплексний підхід – вирішує. У цьому випадку, вирішує все.

Впроваджуємо?


comments powered by Disqus