Антон
Як обрати таск менеджер для бізнесу
Дієві поради та приклади використання
Правильна організація роботи команди — це ключ до ефективності та стійкого зростання у сучасному бізнесі. Одним з головних інструментів у цьому є таск-менеджер, тобто система керування завданнями, що дозволяє зручно делегувати роботу і контролювати її своєчасне виконання.
У невеликих компаніях комунікація та організація завдань часто відбувається в месенджерах, Excel-таблицях чи взагалі в паперових блокнотах. Це незручно і може призводити до хаосу в процесах, тому незалежно від масштабу компанії таск менеджер — це must have.
Що таке таск-менеджер і чому він потрібен вашому підприємству? Як обрати оптимальний менеджер завдань з-поміж безлічі пропозицій на ринку і прискорити бізнес-процеси? Давайте розбиратись!
Що таке таск-менеджер
Таск менеджер це програма для управління завданнями, в якій можна розподіляти роботу між працівниками, візуалізувати поточні завдання, відстежувати прогрес і терміни виконання. У будь-якому бізнесі така програма може стати одним з ключових способів організації робочих процесів.
Робота із завданнями у таск-менеджері RemOnline
Таск трекер — це один з інструментів таск-менеджера. Він допомагає контролювати статус виконання завдань і бачити, які з них з них перебувають у роботі, які вже готові, які затримуються тощо.
Розблокуйте ефективність вашого бізнесу
Налаштуйте роботу із завданнями в RemOnline і отримайте результат вже за 7 днів
Які можливості дає онлайн таск менеджер
Зменшення навантаження на керівників
Використовуючи таск менеджер онлайн, керівники можуть витрачати менше часу на мікрокерування, адже система автоматично сповіщає про зміни статусів, оновлення чи затримки виконання завдань. Це дозволяє власникам і менеджерам зосереджуватись на стратегії, а не повторюваних процесах.
Контроль термінів і пріоритетів
Система керування завданнями дає змогу встановлювати терміни виконання та пріоритети певних робіт, а також отримувати нагадування про будь-які зміни. Це знижує ризик затримок і дозволяє команді працювати більш злагоджено — без «зіпсованого телефону» та втрачених даних.
Аналітика і звітність
Хороший таск менеджер має інструменти управлінського обліку, що аналізують ключові показники бізнесу. До прикладу, в RemOnline ви можете відстежувати час виконання завдань, завантаженість команди, показники замовлень, кількість продажів тощо. Результат — зважені та ефективні менеджерські рішення на основі чітких даних.
Дашборд керівника у RemOnline
RemOnline дає нам цінні цифри. Можна контролювати роботу всіх майстрів упродовж дня та їхні дії, що відображаються у звітах. Це дає змогу визначити, чи варта їхня робота того часу, за який вони беруть гроші.
Економія часу
Менеджер завдань дозволяє планувати роботу і стежити за її виконанням набагато зручніше і швидше, ніж у Google-таблицях чи просто месенджерах. Спеціалізовані інструменти, централізоване управління завданнями та функції автоматизації допомагають витрачати значно менше часу на менеджмент.
Підвищення ефективності комунікації
Використовуючи таск-менеджер, ви мінімізуєте кількість нарад, дзвінків та повідомлень. Кожен співробітник зможе бачити список актуальних завдань, переглядати виконавців і дедлайни, залишати коментарі тощо. Все для того, щоб у разі проблем команда вирішувала їх швидко і без зайвих обговорень.
Типи таск-менеджерів
Щоб обрати найбільш зручне рішення, варто визначитись, який метод управління завданнями справді відповідає вашим бізнес-процесам. Ось кілька найпопулярніших:
- Лінійні списки справ (To-Do List) — це звичні та зрозумілі переліки завдань, які можна позначати як виконані.
- Канбан-дошки візуалізують процеси за допомогою карток завдань, які переміщуються між колонками (наприклад, «Новий», «Виконується», «Готово»).
- Таск менеджери з діаграмою Гранта використовують графік, що показує тривалість, послідовність та інші параметри завдань.
- Багатофункціональні платформи поєднують у собі вищезгадані типи, адаптуючи сукупність завдань під будь-який формат відображення.
7 ознак того, що таск-менеджер підходить вам
1. Зручність використання
Це легко перевірити! Якщо до таск менеджера важко адаптуватись, а співробітники неохоче користуються ним і ставлять забагато запитань, це не ваш варіант. Якщо команда буквально «влітає» в програму і швидко розбирається з її функціями, це те, що треба.
2. Облік робочого часу
Елементарний таймер допоможе вам контролювати витрати часу та завантаженість працівників. Ба більше, таск менеджер з обліком часу допоможе визначити його витрати на певні завдання, а також знадобиться компаніям з погодинною системою оплати праці.
3. Сповіщення співробітників
Хороший таск-менеджер має забезпечувати автоматичне сповіщення працівників про призначення виконавцем, зняття завдання або зміни в ньому. Наприклад, у RemOnline ви можете обрати для цього найзручніший канал (push-сповіщення в додатку, Email, розсилка СМС) і тримати команду в курсі подій, щоб співробітники рідше забували про важливе.
4. Привʼязка завдань до робочих процесів
Обирайте таск менеджер онлайн, у якому можна створювати завдання безпосередньо із замовлень, звернень і клієнтів, зберігаючи звʼязок між двома обʼєктами. Ця можливість допоможе вам швидше упорядковувати завдання, шукати потрібну інформацію та вибудовувати процеси.
Інтеграція завдань із замовленнями в RemOnline
5. Наявність мобільного додатку
Сучасний бізнес — це швидкість, яку не завжди можна забезпечити з робочого місця з ноутбуком, тому зверніть увагу на мобільні застосунки. Наприклад, мобільний додаток для бізнесу RemOnline дозволяє створювати і редагувати завдання, призначати виконавців і стежити за їхньою активністю.
Подивіться, як працює RemOnline
Запишіться на коротку онлайн-зустріч і ми покажемо, як налаштувати систему під ваш бізнес.
6. Можливості командної роботи
Таск-менеджер має відповідати всім запитам співпраці у команді, тому обираючи його, звертайте увагу на такі можливості:
- Налаштування ролей і доступів
- Можливість коментування та обговорення
- Спільні календарі та звіти
Налаштування доступів для команди в RemOnline
7. Технічна підтримка
Швидка підтримка буде запобігати простоям у бізнес-процесах і підтримає бажання команди працювати з таск-менеджером. Так, у RemOnline є не лише служба підтримки, а й База знань з покроковими інструкціями. А коли у користувачів зʼявляються побажання або скарги щодо програми, регулярні оновлення швидко виправляють усе.
Ми запустили RemOnline дуже швидко, буквально за тиждень. Завдяки тому, що у них велика підтримка та навчання, все вдалось зробити швидко та легко. Якщо чесно, ми навіть не помітили, як перейшли.
Як впровадити онлайн таск менеджер
Щоб легко запустити таск-менеджер у компанії та отримати відчутний результат, потрібно поставитись до його впровадження, як до послідовного чекліста:
- Підготовка. Визначте потреби команди та вимоги до інструменту, сформуйте список завдань, які потрібно автоматизувати, і розробіть правила користування системою.
- Навчання команди. Проведіть навчальні зустрічі, поділіться інструкціями зі співробітниками та надайте відповіді на всі запитання щодо таск-менеджера.
- Запуск. Почніть впровадження з окремого відділу, зберіть фідбек і внесіть відповідні корективи, щоб онлайн таск менеджер працював ще продуктивніше.
- Аналіз і вдосконалення. Проведіть оцінку ефективності за 1-2 місяці, масштабуйте таск менеджер на всю компанію та досягайте стабільного використання програми.
Сподіваємось, що наші поради допоможуть вам обрати і запустити таск-менеджер. Обирайте оптимальне рішення, спрощуйте керування бізнесом і досягайте більшого!
