Книга обліку доходів і витрат

Визначення та призначення

Книга обліку доходів і витрат — це звітний документ для запису всіх доходів та витрат ФОП або юрособи за певний період. Вона потрібна для ведення фінансової звітності підприємця або компанії.

Це один з основних документів бухобліку, який дозволяє податковим органам встановити оподатковану частину доходів для бізнесу. У книзі фіксуються всі операції, пов'язані з надходженням та витратою коштів, а також всі угоди з продажу товарів чи надання послуг.

Серед інших функцій книги доходів виділяють наступні:

• потрібна для розрахунку внесків ПДФО;
• заповнення щорічної податкової декларації;
• допомагає державним органам здійснювати контроль за діяльністю підприємців;
• щоб оподатковувати готівкові доходи ФОПів, які не користуються касовим апаратом.

Чи є обов'язковим ведення книги обліку доходів та витрат?

Так, всі підприємці мають вести книгу доходів. Хіба що форма заповнення може відрізнятись в залежності від приналежності до тої чи іншої групи ФОПів. Підприємці, які сплачують податки за загальною системою, мусять заповнювати документ за чіткими правилами.

Тут не варто засмучуватись, бо, окрім додаткових завдань, книга обліку доходів і витрат може принести користь. Наприклад, якщо ви будете використовувати її для аналізу фінансових показників компанії та впорядкування коштів. Набагато зручніше скористатись програмою, яка автоматично згенерує для вас фінансові звіти. Таке ПЗ, як RemOnline, дозволить легко й зручно вести фінансову звітність, ніж робити це все вручну або в тому ж Excel.

Як вести книгу обліку доходів і витрат

Правила ведення документа залежать від того, у якому вигляді підприємець веде звітність та до якої групи ФОП він належить. Для заповнення паперової версії книги доходів і витрат діють наступні правила:

• заповнюйте книгу кульковою ручкою темно-синього або чорного кольору;
• пишіть розбірливо;
• якщо вносите зміни або виправлення в документ, то нові пункти треба пронумерувати та супроводити підписом підприємця.

Чи потрібно зшивати книгу обліку доходів та витрат? У Податковому кодексі України немає вимог до шнурування паперової книги. Взагалі ви можете придбати готову форму заповнення книги доходів і витрат в інтернеті, канцелярських магазинах або в податковій. 

В електронному вигляді книга обліку доходів і витрат заповнюється в Excel. Також ДПСУ розробила особистий електронний кабінет для платників податків, за допомогою якого підприємці зможуть передавати податкові дані до державних органів. Обов'язковим є наявність власного електронного підпису для підтвердження дійсності документів.

Ви можете значно спростити та пришвидшити заповнення книги доходів і витрат, скориставшись програмою для розрахунку податків RemOnline. Сервіс розраховує податкові ставки автоматично, — вам треба лише додати їх до певних товарів, категорій або послуг.

RemOnline значно полегшує процес ведення обліку завдяки інтеграціям з фіскальними реєстраторами, такими як Вчасно.Каса та Checkbox. Ці інтеграції з пРРО забезпечують автоматичну фіскалізацію платежів, що спрощує ведення обліку доходів і витрат без зайвих труднощів і витрат на паперові реєстратори чи касові апарати.

Дуже зручно, що в RemOnline можна додати будь-яку касу. Наприклад, нещодавно адміністратори попросили створити касу для розрахунку по реквізитах, коли не працює термінал. І можна дуже легко перевірити касу за день — готівкову, безготівкову і просто списком побачити, звідки-що-куди, не змішуючи ці всі потоки.

Вікторія Пузатова

Маркетинг-директор

Це-Клініка

Читати кейс ›

Якщо податківці вимагатимуть документи в паперовому вигляді, то їх все ж доведеться надати разом з електронною копією. Які фактори впливають на вірогідність такого запиту — достеменно невідомо. З детальним порядком заповнення ви можете ознайомитись у тексті наказу Мінфіну №261.

Як заповнювати книгу обліку доходів і витрат?

Для різних видів ФОП дійсні різні правила оподаткування і заповнення документів. 

Для ФОП на загальній системі оподаткування (є платниками ПДВ):

В підприємців цієї групи оподаткуванню підлягає лише сума прибутку, тобто різниця між доходами та витратами. Міністерство фінансів України затвердило форму заповнення книги доходів і зборів для ФОПів-платників ПДВ у вже згаданому наказі №261. Певні особливості ми хотіли б виокремити:

• кожний запис має бути затверджений офіційним документом — чеком, квитанцією або актом купівлі-продажу;
• усі суми вказуються в гривні та з зазначенням копійок;
• якщо ви робите виправлення або вносите додаткові блоки, то їх необхідно підтвердити підписом підприємця.
• інформація про дохід, витрати та отримані товари (роботи, послуги) фіксується щоденно;
• окремо вказуються кошти, які надійшли на рахунок платника податків грошовим переказом та ті, що отримані готівкою;
• також варто зазначити безоплатно отримані товари (роботи, послуги) та понесені витрати, такі як оплата придбаних товарів (робіт, послуг), зарплата співробітників та єдиний внесок на державне соціальне страхування тощо.

Якщо в якийсь з рядків або блоків треба внести інформацію про операції, які ваша компанія не здійснювала, то лишайте їх пустими. Також ви маєте уточнювати в книзі доходів підсумки за рік, квартал та місяць. Необхідно підтверджувати ваші витрати за допомогою актів приймання-передачі виконаних послуг та платіжних доручень або ж виписки з банківського рахунку. Ви маєте зокрема сплатити зазначені витрати та правильно вказати дату придбання товарів або надання послуги.

Для платників єдиного соціального податку (не є платниками ПДВ)

Ця група ФОП може вести книгу доходів та витрат в довільній формі на папері або в електронному виді в Excel. Нюанси краще узгодити з вашими податківцями, бо скоріш за все вони не зрадіють креативам. Зрештою головне, щоб вони потім змогли розшифрувати ваш звіт. 

Разом з тим ви можете не дотримуватись типової форми заповнення, яку для вашої групи підприємців скасували у 2021 році. Проте й забороняти вам цього не будуть, якщо вам зручніше вести документи в колишньому вигляді. Скоріше навпаки — податківці будуть тільки раді, якщо ви надасте їм книгу доходів, заповнену за типовою формою. Зокрема у звітність вносять документи про господарські операції для обов'язкового зберігання.

Для ФОП 1 групи

Законодавчо ці підприємці не мають права наймати персонал. ФОПи цієї групи можуть обирати зручний для себе вид заповнення книги доходів і витрат та вести її в довільній формі. 

Однак якщо сума річного виторгу перевищує 1 мільйон грн, то підприємця автоматично переводять на загальну систему.

Для ФОП 2 групи

Підприємці цієї групи можуть винаймати до 10 співробітників і займатися виробництвом/продажем товарів, ресторанним бізнесом та надаванням послуг платникам єдиного податку і населенню. ФОПи 2 групи сплачують податки за себе та своїх працівників. Вони самі можуть обирати вид та форму для книги доходів та витрат.

Якщо ж доходи бізнесу перевищать суму у 5 млн грн, то власник має обрати наступну групу або буде автоматично переведений на загальну систему оподаткування.

Для ФОП 3 групи

Підприємці цієї групи можуть мати будь-яку кількість працівників та займатись будь-якою діяльністю, незабороненою законодавством. Вони сплачують податки за кожного співробітника окремо. ФОП третьої групи має заповнювати книгу доходів та витрат за типовим форматом, якщо сплачує податки за загальною системою або в довільній формі, якщо на ЄСВ.

Якщо прибутки підприємців цієї групи перевищують 5 млн грн, то вони можуть залишитися на цій системі та почати додатково сплачувати ПДВ або перейти на загальну систему оподаткування.

Чи потрібно реєструвати книгу обліку доходів та витрат у податковій?

З початку 2021 року підприємцям не потрібно здавати до податкової книги доходів та витрат. Обов'язкову реєстрацію скасували. Проте книга доходів має бути наявною, якщо раптом податкова прийде до вас з візитом. 

Висновок

Книга доходів і витрат є невіддільною частиною звітності українських підприємців. У 2021 році система відносно спростилася й тепер деякі групи ФОПів можуть заповнювати документи в довільній формі. Також для всіх власників бізнесу запрацював електронний кабінет, а реєстрацію книги доходів було скасовано. Тож необхідність вести фінансову звітність нікуди не зникла. Однак цю задачу бізнесу суттєво полегшить сучасний сервіс автоматизації обліку фінансів та податків.