Автоматизація бізнесу

Чи можна автоматизувати бізнес

Так, проте не «‎можна», а радше «треба‎». Автоматизувати бізнес необхідно, бо це суттєво підвищить ефективність всіх робочих процесів. Тим паче технології вже давно дозволяють це зробити та пропонують багато рішень для будь-якого типу бізнесу. Тому було б дивно не скористатись можливістю вдосконалити діяльність компанії та перевершити конкурентів. Якщо ж вони вже автоматизували свій бізнес, то радимо поквапитись, бо скоро мова йтиме про те, як би вам їх наздогнати.

Що таке автоматизація бізнесу

Якщо пояснювати, що таке автоматизація бізнесу простими словами, то це делегування адміністративних процесів програмному забезпеченню. Програма автоматизації дозволить спростити та пришвидшити такі активності в організації:

• керування продажами;
• реєстрація та обробка замовлень;
• створення завдань, призначення відповідальних співробітників та контроль виконання;
• бухгалтерська звітність та моніторинг фінансів;
• облік складу;
• управління рекламною діяльністю та опрацювання лідів;
• аналіз даних та формування звітів по різним напрямкам діяльності компанії;
• управління взаємовідносинами з клієнтами.

Це ще не повний перелік того, які завдання вирішує автоматизація та які можливості вона надає керівнику. Мультифункціональна система автоматизації вивільнить ресурси для більш продуктивного ведення бізнесу та його подальшого розвитку. Залишається тільки зробити вибір на користь якісної та дієвої програми.

Навіщо потрібна система автоматизації бізнесу?

Засоби автоматизації бізнесу допоможуть не тільки налагодити ефективне виконання адміністративних завдань, а й діяльність компанії загалом. Основні переваги впровадження автоматизації бізнес-процесів наступні:

Заощадження часу

Налаштувавши правила та сценарії виконання адміністративних процесів, ви збережете купу часу для розв'язання дійсно нагальних питань. Завдяки автоматизації на вашому робочому столі та у шухлядах колег стане значно менше паперових документів. Довгі години мління над звітами, бланками замовлень, та складськими відомостями також лишаться у минулому, — документація генеруватиметься автоматично або за декілька кліків. 

Комунікація з клієнтами та співробітниками пришвидшиться та потребуватиме менше прямого контролю завдяки автоматичному надсиланню сповіщень. Програма спростить та прискорить великий пласт діяльності, тож керівник організації матимете більше часу на важливі розмови з партнерами, підлеглими та клієнтами.

Збереження ресурсів компанії

Комплексна автоматизація бізнесу дозволить знизити залученість персоналу в адміністративні процеси, бо вони відтепер виконуватимуться автономно. Як би меркантильно це не звучало, але ви зможете скоротити штат та заощадити на зарплатах. Ба більше, деякі системи автоматизації, як от RemOnline, допоможуть розрахувати зарплату швидше й простіше, бо мають відповідний функціональний модуль.

Зокрема автоматизація позбавить вас від необхідності купляти додаткове бухгалтерське обладнання та канцелярію, програми для складання звітів, складського обліку та касового апарату. Широкий функціонал сучасних засобів автоматизації містить всі ці інструменти всередині.

Збільшення прибутку

По-перше, так, авжеж вам доведеться витратити кошти на впровадження системи, але вони неодмінно окупляться. Автоматизація бізнес-процесів дозволяє обслуговувати більше замовлень та клієнтів та швидше здійснювати продажі. Технології підвищать якість вашого сервісу та злагодженість команди.

Масштабування бізнесу

Компанії, які хочуть зростати, приймати та обробляти більше замовлень, продавати більше послуг або товарів, просто не зможуть обійтись без автоматизації. Значно вигідніше один раз запровадити допоміжні технології, ніж постійно наймати все більше менеджерів, яким треба виплачувати винагороду.

Підвищення продуктивності

Інколи людський чинник негативно впливає на якість виконання певних завдань, особливо коли справа стосується розрахунків, звітів, генерації та заповнення документації. На відміну від людини програма не забуває про звіти та не пропускає літери в іменах клієнтів, звичайно ж за умови що їх початково правильно написали;) Тож кількість помилок в документах та бізнес-процесах загалом значно зменшиться. 

Безпека даних

Окрім того, що системи автоматизації створюють бази даних, вони ще й забезпечують їх захищеність від витоку або зовнішнього впливу. Впровадження автоматизації зведе майже до нуля можливість несанкціонованого доступу в систему. Ваші фінанси та персональні дані клієнтів будуть надійно захищені.

Як вибрати засіб автоматизації? 

Теоретично існує можливість впровадження засобів автоматизації власної розробки, себто системи створеної під конкретний бізнес. Поспішаємо вам повідомити, що станом на сьогодні такий варіант — це повна нісенітниця. Наразі ринок заповнений продуктами цього сегменту, а на розробку власного ви витратите купу часу та коштів і не факт, що залишитесь задоволені. 

Другий і доцільніший варіант — це готова програма автоматизації бізнесу. Щоб правильно обрати одну з представлених на ринку треба пам'ятати про те, які процеси ви хочете оптимізувати за допомогою системи. Розуміючи власні потреби, вам буде легше знайти ідеальний засіб автоматизації.

Можна дискутувати про якість кожної окремої програми, проте найбільш доцільний вибір — це універсальна система автоматизації з великим набором інструментів. Треба все ж зазначити, що деякі з них потребують впровадження з боку спеціаліста, який налаштує програму під потреби компанії. Однак є й вигідніші альтернативи.

Простим розв'язанням питання вибору буде хмарна CRM-система RemOnline. Достатньо зареєструватись в програмі, щоб розпочати безкоштовний тестовий період, який триватиме до 14 днів. Сервіс буде завжди доступний у вікні браузера, не треба нічого встановлювати додатково, а тим більш — наймати спеціаліста. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та Служба підтримки допоможуть вам розібратись у програмі та якнайшвидше перейти до роботи.

Отже, визначте цілі автоматизації вашого бізнесу та які процеси ви хотіли б оптимізувати. Потім оберіть одну програму, що відповідає вашим потребам та починайте автоматизацію.

Як запровадити автоматизацію бізнесу? 

Спершу визначтесь із тим, які бізнес-процеси підлягають автоматизації в вашій компанії. Такі системи, як RemOnline, дозволяють автоматизувати широкий спектр робочих операцій: 

• управлінські процеси та менеджмент; 
• операційні процеси (продажі, реклама, замовлення, підтримка тощо);
• допоміжні процеси (бухгалтерська звітність, аналіз даних, системне адміністрування);
• комунікацію з клієнтами та співробітниками.

Коли у вас буде розуміння, які саме процеси ви хочете автоматизувати, саме час перейти до їх оптимізації. Визначте, які операції є зайвими, а які можна спростити та зробити ефективнішими. Це допоможе виявити помилки та недоліки в організації роботи та розуміння, які проблеми розв'яже оптимізація. 

Які процеси можна автоматизувати безкоштовно в бізнесі?

Ну ви можете спіймати голуба, оселити його в офісі та натренувати оповіщувати співробітників про нові завдання. Хоча його доведеться годувати, доглядати тощо — самі турботи. Мабуть, є хитромудрий шлях безкоштовної автоматизації бізнес-процесів, як от відкладені повідомлення в Telegram, хоча навіть вони потребують вашої участі. 

Ми пропонуємо вам не заглядати в мишоловки в пошуках безкоштовного сиру і не сушити собі голову над тим, як би заощадити хай би там що.