Укр

Шаблони документів в CRM-системі

Швидка обробка замовлень, мінімум помилок,

дотримання законів

Навіщо створювати шаблони документів в РемОнлайн?

Економте час

Формуйте і друкуйте договори, чеки, рахунки, квитанції, акти в кілька кліків

Уникайте помилок

Зведіть до мінімуму кількість помилок в іменах, датах і цифрах

Дотримуйтесь юридичних норм

Використовуйте шаблони документів, які затверджені юристом і відповідають нормам

Зберігайте єдиний корпоративний стиль

Оформлюйте документи в єдиному стилі: розміщуйте логотип, реквізити та іншу важливу інформацію

Що вам дають шаблони документів в РемОнлайн?

Обслуговуйте клієнтів швидше

Формуйте фіскальні і товарні чеки, приймальні квитанції, гарантійні талони, рахунки і договори в лічені секунди. Не змушуйте клієнтів чекати довго, оброблюйте більше замовлень на покупку або ремонт і розвантажуйте менеджерів одночасно. Готові шаблони документів значно прискорюють процес обробки замовлень.

Зменшуйте вплив людського фактора

Автоматизуйте роботу з документацією за допомогою РемОнлайн. Використовуйте редактор шаблонів документів, щоб створювати стандартні зразки і підставляти змінні для їх автозаповнення. Тоді імена, суми, дати та інші змінювані дані будуть підтягуватися з CRM-системи в усі майбутні замовлення, продажі й рахунки.

Захищайте інтереси компанії

Оформіть шаблони документів з урахуванням вимог закону. Внесіть в них усі рекомендовані юристом формулювання, щоб захиститися від шахрайства і можливих претензій клієнтів.

Ведіть облік відправлених поштою і роздрукованих документів

В РемОнлайн можна додати до замовлення PDF-версію роздрукованого для клієнта документа або відстежити його відправку по e-mail у Стрічці подій. Крім того, в налаштуваннях можна встановити індивідуальну нумерацію і позначення документів для кожної філії. Всі виставлені рахунки зберігатимуться на окремій сторінці. Якщо ви працюєте з 1С, рекомендуємо налаштувати інтеграцію, щоб виставляти в ній рахунки на підставі замовлень, створених в РемОнлайн.

Оформлюйте документи в єдиному стилі

Створюйте фірмові бланки, розміщуйте логотип, стандартизуйте шрифти, розташування елементів, кількість і назви полів. Це зменшить ймовірність здійснення помилки і підвищить рівень довіри до компанії у клієнтів.

Розмежовуйте шаблони документів під різні форми власності

В РемОнлайн можна створювати власні шаблони документів під різні види діяльності, форми власності, системи оподаткування і ставки ПДВ. Якщо у вас великий бізнес – створюйте індивідуальні зразки для кожної філії.

Автоматизуйте рутинні завдання за допомогою РемОнлайн

devices-new-1.png (75 KB)

Створення шаблонів документів дозволить вам:

  1. Звільнити час для нових заявок та інших завдань.
  2. Підвищити якість обслуговування клієнтів.
  3. Зберігати історію виставлених рахунків.
  4. Відстежувати документи по замовленням.
  5. Спростити облік і документообіг.

Для цього вам не доведеться довго розбиратися в CRM-системі, залучати програмістів або встановлювати складне дороге ПЗ. Просто зареєструйтеся в РемОнлайн і створіть шаблони часто використовуваних документів. Все інше програма зробить за вас.

Якщо у вас виникнуть запитання – зверніться до співробітників служби підтримки. Вони з радістю консультують користувачів щодо програмного продукту.

Чим корисні готові шаблони документів в CRM-системі?

Надання послуг, виконання ремонтних робіт, оренда, купівля-продаж товарів давно вже не обходяться без договорів з клієнтами, партнерами і постачальниками. А розробка і затвердження юристом текстів для договорів – це складний і тривалий процес.

Тому менеджери часто редагують підписані раніше угоди. Це прискорює процес оформлення нових заявок і підвищує ймовірність помилок одночасно. При великому обсязі документації стає складно враховувати дрібні деталі:

  • номери замовлень;
  • суми передплат;
  • повні суми до сплати;
  • дати укладення;
  • дати видачі;
  • типи і моделі виробів;
  • види послуг;
  • імена клієнтів;
  • форми оплат.

Додайте сюди ланцюжок супутніх документів у вигляді накладних, квитанцій, рахунків, чеків, гарантійних талонів, етикеток, цінників і ви отримаєте:

  1. Масу механічних помилок.
  2. Труднощі з обліком документів.
  3. Десятки годин часу на "паперову" роботу.

Не зважаючи на використання напівготових текстів, роботи з оформленням документації, як і раніше, залишається багато. Щоб звільнити час без шкоди якості готових зразків, потрібно автоматизувати процес. У цьому вам допоможуть користувацькі шаблони документів, створені в CRM-системі.

Які шаблони документів можна створювати в РемОнлайн?

Під час реєстрації в РемОнлайн ви отримуєте базові заготовки, які можна видаляти і налаштовувати під свій бізнес в редакторі шаблонів документів. Серед них:

  • акти виконаних робіт;
  • прийомні квитанції;
  • гарантійні талони;
  • товарні і фіскальні чеки;
  • маршрутні листи;
  • етикетки і цінники.

Ці зразки призначені для швидкого початку роботи в програмі. Якщо вам їх недостатньо – створіть користувацькі шаблони документів з урахуванням своїх бізнес-потреб.

Зверніть увагу на те, що всі документи в CRM-системі розділені на 5 категорій, які визначають з яких розділів ви будете їх роздруковувати. Під час створення нового шаблону потрібно буде обрати одну з цих категорій. Такий розподіл допомагає впорядкувати документообіг.

Як активувати функцію автозаповнення?

У правій частині сторінки "Налаштування > Шаблони документів" ви побачите змінні, які розділені на 8 категорій. З їхньою допомогою можна задати досить гнучкі налаштування.

Оберіть і вставте потрібні змінні в користувацькі шаблони документів. Тоді в майбутньому CRM-система буде автоматично підтягувати всі змінювані дані: цифри, імена, дати та інші деталі по замовленням.

Вашим співробітникам більше не доведеться вводити їх вручну, вони зможуть формувати всі необхідні документи в один клік. Змінювати налаштування потрібно лише за умови зміни контактної інформації, реквізитів та іншої ключової інформації про компанію.

Як вести облік роздрукованих і відправлених поштою документів?

Ви можете відправляти по e-mail або друкувати документи прямо з CRM-системи. Під час друку можна також зберігати і додавати до замовлень їхні PDF-версії. Крім того, відправлення документа поштою відображатиметься у Стрічці подій по замовленню.

Всі виставлені рахунки збережуться на окремій сторінці – ви зможете переглянути виписку і роздрукувати потрібний зразок в будь-який момент. Завдяки індивідуальній нумерації замовлень і документів для кожної філії, ви зможете вести їхній чіткий облік в CRM-системі.

Показати повністю »