Кому не потрібен касовий апарат

Що таке РРО або касовий апарат

Реєстратор розрахункових операцій або скорочено РРО — це електронний пристрій, який реєструє інформацію про продаж товарів або послуг, їх оплату та передає ці дані фіскальним органам. Підприємець має зареєструвати РРО в податковій службі та робити періодичну перевірку апарату. Це забезпечить правильність реєстрації операцій та допоможе податківцям виявити порушення законодавства.

Використання РРО допомагає вести прозорий і точний облік касових операцій, що також сприяє підвищенню рівня довіри споживачів. Наразі існує два види РРО:

Апаратний — звичайний касовий пристрій з різними особливостями в залежності від моделі та виробника.

Програмний (скорочено ПРРО) — це програмне забезпечення з функціями касового апарату, яке можна встановити на смартфон, планшет або комп'ютер.

Одразу наголосимо, що програмний РРО має певні переваги, тому що не потребує від вас додаткових витрат на закупівлю та щомісячне обслуговування самого пристрою. Також він дає змогу відправляти клієнтам чеки та рахунки електронною поштою й друкувати їх на папері зручного вам формату. 

Хто має використовувати касові апарати?

Перш ніж відповідати на ключове питання, все ж зазначимо групи підприємців, кому потрібен касовий апарат: 

• ФОПи 2-4 груп, які приймають оплату готівкою або карткою, незалежно від виду діяльності;
• всі підприємці на загальній системі оподаткування.

За умови проведення розрахункових операцій підприємці цих груп мають використовувати РРО, незалежно від обсягу доходів. 

Хто може працювати без касового апарату у 2023 році

ФОПи-єдинники першої групи — це група платників податків, кому не потрібно ставити РРО без виключень. Підприємці цієї групи не зобов'язані застосовувати не тільки касовий апарат, а навіть й розрахункові книжки (РК) відповідно до Податкового кодексу України.

Якщо покупець оплачує товар чи послугу переказом на поточний рахунок ФОП (за винятком карткових платежів), то РРО також не потрібні, оскільки це не є розрахунковою операцією. Мова йде про перекази за номером IBAN, через термінал самообслуговування, касу банку або за допомогою систем електронного банкінгу. Проте чи можливо вести повноцінну торгівлю виключно шляхом отримання коштів через перекази на рахунок ФОП — це відкрите питання.

Хто ще має право працювати без касового апарату:

• Підприємці, які продають воду, молоко, квас, олію та живу рибу з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів.
• Підприємці які продають гарячі страви та безалкогольні напої в їдальнях навчальних закладів.
• Бізнес, що займається продажем проїзних, перевізних документів та білетів державних лотерей.
• Бізнес, де контрагенти не проводять готівкові розрахунки за отримання товарів (послуг) у місцях їх зберігання (склади, оптові бази тощо).
• Підприємці, які реалізують газети, журнали, листівки, конверти, поштові марки у кіосках, на лотках або у розносках за умови, що питома вага цієї продукції становить понад 50% від загального товарообігу.

Хто може не ставити РРО, але забов'язаний вести РК

ФОПи 2-4 груп на єдиній системі оподаткування, які торгують вроздріб на території сіл, також можуть не використовувати РРО. Однак вони зобов'язані вести розрахункові книжки. Якщо сума річних доходів підприємців у сільській місцевості в одному пункті торгівлі перевищує 167 мінімальних зарплат, а станом на 1 січня 2023 року — це 1 118 900 грн, то вони також повинні використовувати РРО.

Інші умови та виключення, які все ж зобов'язують підприємців в сільській місцевості мати касовий апарат:

• торгівля в одному об'єкті з продавцями підакцизних товарів (тютюнові вироби, алкоголь);
• ФОПи торгують через інтернет або дистанційно;
• сільрада або рада ОТГ ухвалила рішення про обов'язкове використання РРО на території села.

Надаючи наступні види послуг на території сіл та селищ, ФОП 1 групи на єдиній системі оподаткування також мають вести РК:

• ремонт та встановлення побутових машин та пристроїв, радіоелектронної апаратури;
• ремонту і складання меблів, прибирання та ремонт квартир;
• догляд за людьми похилого віку, дітьми та хворими;
• фотографування, приготування їжі, прання білизни;
• ремонту взуття, швейних та трикотажних виробів, виробів текстильної та шкіряної галантереї, виробів з металу.

Який вибрати РРО або ПРРО?

Як ми вже казали, ПРРО дозволить заощадити на купівлі та обслуговуванні касового апарату, — треба лише встановити програмне забезпечення на обраний пристрій. По-друге, впроваджуючи апаратний РРО, ви прирікаєте себе на багатоетапний процес реєстрації. Безліч бюрократичних процедур складається з укладання договорів з ЦСО, подання цілого пакету паперових документів до ДПС, отримання довідок та посвідчень.

Замість цього ви можете зареєструвати ПРРО просто в електронному кабінеті платника податків. Потрібно лише подати заяву реєстрації програмного касового апарату за формою № 1-ПРРО (J/F 1316604) із зазначенням локального номеру ПРРО. У той же день або наступного дня ви отримаєте рішення про реєстрацію із присвоєнням фіскального номера або ж відмову. 

Після успішного завершення процедури в електронному кабінеті необхідно подати заяву № 5-ПРРО для реєстрації відповідальних за касу осіб.

Окрім всіх вище перелічених переваг, ПРРО також дозволяє автоматично фіскалізувати платежі та передавати дані в ДПС. Як приклад, наведемо сучасний програмний реєстратор Checkbox. Він також інтегрується, з CRM-системою RemOnline, яка не тільки дозволить впорядкувати облік фінансів, а й багато інших аспектів вашого бізнесу.

Що буде, якщо торгувати без касового апарату

Мабуть, найбільш хвилюючий для вас момент, любі підприємці;) Ви ризикуєте наразитися на штраф, якщо не використовуватимете П/РРО згідно з встановленими державою  правилами:

• 100% суми, яку провели без касового апарата — за першу операцію в обхід РРО;
• 150% від вартості всіх наступних продажів, проведених без РРО.

За описаною вище системою штрафують також підприємців, які знижують розрахункову операцію у фіскальному чеку або не видають покупцю документ в паперовій або електронній формі.

Інші види порушень і штрафи за них:

• відсутність контрольної стрічки касового апарату в електронній формі — 30 неоподаткованих мінімумів — 510 грн;
• проведення операції без режиму програмування найменування кожного підакцизного товару — 5100 грн, тобто 300 неоподаткованих мінімумів;
• неподання контролерам звітності з використання РРО — 30 неоподаткованих мінімумів;
• не надаєте документи при перевірці або реалізуєте необлікований товар — сума штрафу дорівнює вартості товарів, але не менше 170 грн;
• не використовуєте РК у встановленому порядку — 50 неоподаткованих мінімумів, що дорівнює 850 грн.

Неприємні штрафи, які мотивують дотримуватися встановлених правил користування РРО.

Висновок

Отже, відповідь на питання, чи можна обійтися без касового апарату, залежить від наступних факторів:

• групи ФОП, до якої ви належите;
• де ведеться підприємницька діяльність — у місті, СМТ або селі;
• яким видом діяльності займаєтесь, які товари або послуги продаєте;
• як приймаєте оплату за роботу або продукт.

Сподіваємось, що стаття була корисною для вас та допомогла зрозуміти нюанси використання РРО. Отже, розвивайте ваш бізнес і дотримуйтесь закону, знання якого суттєво скоротить небажані збитки.