Все, що ви хотіли знати про автоматизацію маленького магазину + покроковий план

Автоматизація процесів — це делегування завдань, які раніше виконувалися вручну, спеціальним сервісам автоматизації. Без них рутинні завдання займають левову частку часу, який керівник може витрачати на розвиток, а співробітники — на виконання своєї роботи.

Автоматизація маленького магазину — це не просто поліпшення робочих процесів, а й обов'язкова умова зростання. Без автоматизації магазинчик без імені ніколи не стане великою міжміського мережею. І ось, чому.

Плюси автоматизації обліку в маленькому магазині

+ Збільшується швидкість обслуговування. Автоматизація прискорює роботу, тому всі процеси виконуються в рази швидше.

+ Скорочуються крадіжки грошей або майна. Точний облік і контроль, який забезпечує автоматизація, допомагають уникнути нестач.

+ Поліпшується взаємодія між співробітниками. Система автоматизації збирає всі дані, рандомно розкидані по блокнотах і таблицях, в одному місці, що допомагає швидше знаходити їх і краще виконувати завдання.

+ Знижуються витрати на заробітну плату. Автоматизація дозволяє збільшувати обсяг роботи без збільшення штату або необхідності оплачувати понаднормові.

+ Поліпшується клієнтський сервіс. З'являється база клієнтів, система лояльності та поліпшується комунікація між клієнтами та магазином.

+ Збільшуються продажі. Автоматизація дозволяє управляти ціноутворенням і правильно складати асортиментну матрицю.

+ Зменшується кількість помилок у фінансовому обліку. Автоматизуючи фінансовий облік, ви будете впевнені у тому, що ведете бізнес відповідно до закону, та позбудетеся від розбіжностей у фінансовому обліку.

При цьому, в більшості випадків без автоматизації роздрібний бізнес займає майже весь час керівника, який постійно знаходиться на місці, аби контролювати співробітників, інвентаризації, передачу змін і закупівлю товару. Але всі ці процеси можна зробити більш автономними за допомогою простих інструментів.

Обладнання для автоматизації торгівлі

Аби укомплектувати маленький магазин — потрібно не багато. Але щоб процеси були налагоджені та плавно перетікали між умілими руками співробітників, потрібно надати їм допомогу у вигляді таких інструментів:

• ПК або ноутбук, на якому можна вести документацію, встановити систему обліку та зберігати дані. 
  
• За допомогою сканеру штрих-кодів ви зможете проводити інвентаризації та швидко додавати товари у продажі, наприклад. 
  
• Контрольно касове обладнання кожен керівник обирає індивідуально в залежності від розміру магазину та специфіки діяльності. POS-термінал, онлайн-каса або РРО допоможуть приймати та фіскалізувати платежі відповідно до законодавчих норм.
  
• Також стане у нагоді принтер для друку штрих-кодів, етикеток і товарних цінників.  
  
• Програма обліку товару для маленького магазину — незамінний інструмент. Туди потрібно оприбуткувати товари для контролю залишків, відстеження продажів і автоматизації складських процесів.

Існують рішення, які здатні об'єднати всі ці інструменти в єдину мережу. Наприклад, RemOnline — це система обліку, яка комплексно автоматизує процеси продажу, контролю співробітників, складського, управлінського та фінансового обліку. Програма спрощує та прискорює роботу персоналу, автоматизуючи рутинні дії, та допомагає контролювати їх керівнику з допомогою звітності й аналітики. Плюсом до всього буде додаток, який допоможе контролювати магазин за допомогою мобільного телефону.



Чи дорого автоматизувати маленький магазин? Якщо ви ґрунтовно підійшли до процесу автоматизації та закупили обладнання і систему обліку, в середньому час окупності автоматизації становить від 3-х до 6-ти місяців. Але результат від впровадження системи автоматизації ви відчуєте відразу ж. Давайте розглянемо короткий план дій, яким ви можете керуватися при цьому.  

План автоматизації торгівлі в маленькому магазині

Налагодження процесів забере у вас від декількох днів до декількох тижнів. Але автоматизація на те й автоматизація, що потрібно витратити час один раз, аби потім процеси працювали на благо магазину.

Розглянемо автоматизацію магазину на прикладі системи обліку RemOnline:

Товар та складські процеси

1. Оприбуткуйте товар у систему обліку. Якщо позицій багато, розбийте склад по комірках і скористайтеся адресним зберіганням у програмі, аби співробітники точно знали, що і де лежить, та швидше оформлювали продажі. 
   
2. Встановіть мінімальні залишки для кожного товару, щоб програма показувала, коли запаси добігають кінця, а ви могли робити замовлення у постачальників за допомогою звіту "Товари, що вимагають закупівлі". 
   
3. Проводьте повні та часткові інвентаризації за допомогою сканеру штрих-кодів, аби регулярно звіряти фактичну кількість товарів з обліковими та швидко виявляти будь-які нестачі.
   
   
   

Продажі та документообіг

1. Підключіть касове обладнання, сканер штрих-коду та принтер прямо до програми, аби співробітники обробляли продажі ще швидше. Це допоможе уникнути черг і збільшити прохідність магазину.
   
2. Керуйте асортиментом і цінами, відстежуючи маржинальність та популярність товарів на звіті "Аналіз асортименту". Це допоможе наповнити полиці товарами, які подобаються вашим клієнтам і є вигідними для продажу.
   
3. Налаштуйте шаблони документів, аби співробітники друкували документи продажів, цінники, чеки, рахунки та договори в кілька кліків.
   
   

Клієнти

1. Додавайте постійних клієнтів до системи, аби керувати індивідуальні знижки та збільшити лояльність. 
   
2. Налаштуйте відправку автоматичних повідомлень про акції та знижки, щоб постійно нагадувати про свій магазин та повертати клієнтів.
   
3. Налаштуйте відкладену відправку смс з проханням про відгук та посиланням на профіль в Google My Business, наприклад, аби наповнювати його позитивним зворотнім зв'язком і збільшувати довіру потенційних покупців.
    

Співробітники

1. Додайте співробітників до системи обліку та надайте для них індивідуальний доступ до функцій, щоб вони бачили тільки ту інформацію, яка потрібна їм для роботи.
   
2. Налаштуйте нарахування зарплати від продажів, вихід на зміну й інші параметри, аби мотивувати працювати краще. 
   
   

Управління

1. Крім бухгалтерського обліку, візьміть за звичку вести управлінський облік — регулярно формуйте звіти за складом, співробітникам, продажам та фінансам, аби ґрунтувати всі рішення на реальних даних.
   
2. Встановіть мобільний додаток керівника, щоб не весь час перебувати на точці та відслідковувати показники продажів, кас і прибутку незалежно від місця. 
3. Регулярно формуйте графіки Аналітичного звіту з продажів, аби відстежувати середній чек, сезонність та інші фактори, які впливають на прибутковість магазину. Він допоможе виявити слабкі місця (наприклад брак персоналу в гарячі години) та розвивати бізнес швидше.

Це далеко не весь перелік процесів, які можна автоматизувати в маленькому магазині. Але навіть цей список може дати гарний старт швидкому розвитку. Цього вам і бажаємо!