Кому потрібен РРО для ФОП у 2025 році

Поради щодо вибору, реєстрації та використання

Як правильно використовувати РРО, фіскалізувати платежі, вести діяльність легально і не «нарватись» на великі штрафи? Давайте розбиратись!

Що таке РРО для ФОП

РРО (реєстратор розрахункових операцій) — це касовий апарат, що фіксує інформацію про продажі та передає дані фіскальним органам. Підприємці повинні реєструвати РРО для ФОП у податковій службі та регулярно перевіряти апарат, щоб операції правильно реєструвались, а податківці могли вчасно виявити порушення.

ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) є цифровим аналогом касового апарату. ПРРО часто називають електронним касовим апаратом, електронною чи онлайн касою. Програмний РРО для ФОП встановлюють на компʼютер, планшет або смартфон — програма фіскалізує чеки та надсилає їх клієнтам в електронному вигляді.

Формальної різниці між звичайним та електронним реєстратором не існує. Електронні чеки мають таку ж силу, як і паперові. Ба більше, ви можете придбати принтер і друкувати електронні чеки в точках продажу. Проте програмний РРО для ФОП це відсутність додаткових витрат на купівлю апарату та його щомісячне обслуговування.

Які групи ФОП мають використовувати касовий апарат

РРО для ФОП 2 групи є обовʼязковим, як і для підприємців на 3 і 4 групі оподаткування. ФОПи цих груп, що приймають оплату готівкою або карткою, незалежно від виду діяльності та обсягу доходів, мають встановлювати касовий апарат. Всі ФОП на загальній системі оподаткування також зобовʼязані використовувати РРО.

Хто може працювати без РРО:

• РРО для ФОП 1 групи не потрібен. Відповідно до Податкового кодексу, ця група платників податків також не зобовʼязана користуватись розрахунковими книжками.
• Також РРО не потрібні, якщо підприємець отримує оплату на рахунок ФОП, адже це не є розрахунковою операцією. Це стосується переказів за IBAN, через термінал самообслуговування, касу банку або за допомогою систем електронного банкінгу.

До речі, приймати платежі за IBAN без фіскалізації та підключити їх до системи обліку можна в RemOnline. Інтегруйте LiqPay або RO Pay, щоб легко приймати оплати 24/7 просто у смартфоні або компʼютері.

Хто ще має право працювати без РРО для ФОП:

• Підприємці, які продають гарячі страви та напої в їдальнях навчальних закладів.
• Компанії з продажу проїзних, перевізних документів та білетів державних лотерей.
• Підприємці, які продають газети, журнали, конверти, поштові марки у кіосках і на лотках за умови, що частка цієї продукції становить понад 50% від товарообігу.

Проста генерація посилань на оплату в RemOnline

Як проходить реєстрація РРО для ФОП

Перед тим, як встановити РРО, переконайтесь у наявності документів, що підтверджують власність. Потім зверніться до найближчого центру сервісного обслуговування (ЦСО), щоб укласти договір.

Наступний етап — це подання в податкову заяви за формою №1-РРО. Якщо інспектори не виявляють жодних порушень, ви отримаєте довідку №2-РРО з присвоєнням пристрою фіскального номера. Ця довідка діє усього 3 дні, тому не баріться з наступним етапом.

З довідкою №2-РРО та пристроєм знову зверніться до ЦСО, де апарат введуть в експлуатацію та опломбують, повідомивши про це податківців. Після надходження даних ви зможете побачити свідоцтво про реєстрацію РРО для ФОП у своєму електронному кабінеті платника податків.

Чим зручніший програмний РРО для ФОП

По-перше, як ми вже казали, пРРО дозволить вам заощадити на купівлі та обслуговуванні апарату. По-друге, обираючи програмний реєстратор, ви значно спрощуєте процес реєстрації. Памʼятайте про це, якщо раптом збираєтесь купити РРО для ФОП у класичному форматі.

Щоб зареєструвати програмний РРО для ФОП, потрібно подати заяву за формою №1-пРРО в особистому кабінеті, вказавши номер пРРО. Після рішення про реєстрацію, що зазвичай приймають у той самий день, вам залишиться лише подати заяву про реєстрацію відповідальних за касу осіб. Жодних паперів, а також походів до ЦСО і ДПС.

Ще одна причина купити РРО для ФОП — це можливість автоматичної фіскалізації. Хорошим прикладом є програмні реєстратори Checkbox і Вчасно.Каса, що інтегруються з CRM-системою RemOnline. Ви просто проводите платіж у CRM, а пРРО автоматично формує фіскальний чек, готовий до друку або надсилання, та реєструє його у податковій.

Готовий фіскальний чек у RemOnline

Інтеграція з Checkbox спростила контроль та оформлення касових операцій. Всі платежі фіксуються автоматично, що забезпечує порядок і прозорість.

Олександр Савчук

Власник

MonoS: Shop & Service

Читати кейс ›

Штрафи за невикористання РРО для ФОП

Суми є досить серйозними, тому памʼятайте заборони, встановлені державою, та відповідні штрафи за їхнє порушення:

• 100% першої суми, яку провели без застосування РРО;
• 150% від суми всіх наступних продажів, проведених без РРО.

За цією системою штрафують не лише тих, хто не встановив РРО для ФОП, а й підприємців, які знижують розрахункову операцію у фіскальному чеку або не видають покупцю цей документ.

Також варто памʼятати про інші порушення та штрафи:

• Відсутність контрольної стрічки апарату в електронній формі або неподання звітності з використання РРО для ФОП — 30 неоподаткованих мінімумів.
• Проведення операції без режиму програмування найменування кожного підакцизного товару — 300 неоподаткованих мінімумів.
• Не надаєте документи при перевірці або реалізуєте необлікований товар — сума дорівнює вартості товарів.
• Не використовуєте РК у встановленому порядку — 50 неоподаткованих мінімумів.

Як підібрати РРO/пРРО під ваш бізнес

Все залежить від сфери діяльності підприємства та кількості розрахункових операцій. Ми не можемо точно підібрати реєстратор під ваш бізнес, адже це досить індивідуально. Проте, є певні тенденції серед українських підприємців, що використовують РРО для ФОП.

Магазини з невеликою кількістю чеків зазвичай використовують касові апарати — компактні пристрої, що поєднують у собі програмне забезпечення для каси, власне РРО, принтер для чеків та сканер штрих-кодів. Якщо йдеться про велику кількість транзакцій або супермаркет, краще обрати фіскальний реєстратор або пРРО. Так ви зможете швидко обслуговувати багато покупців та одночасно вносити дані до системи обліку.

Сфера послуг часто не може похизуватись великою кількістю чеків. Тому якщо транзакції є досить простими, а робота не потребує компʼютера, обирайте портативну касу «все в одному». Якщо ж менеджер вже працює за компʼютером або треба обслуговувати велику кількість клієнтів, більше підійде пРРО.

Невеликі заклади харчування зазвичай користуються звичайними РРО для ФОП. Але якщо заклад має автоматизований облік, велику кількість позицій у меню або ж взагалі йдеться про мережу ресторанів, краще розглянути фіскальний реєстратор або пРРО.

Доставка та виїзна торгівля зазвичай обирає бюджетні універсальні касові апарати на базі Android. Такі пристрої можуть працювати офлайн, мають сканер штрих-кодів та принтер для чеків. Також бізнеси у цій сфері користуються смарт-касами, що мають програмний РРО для ФОП, сканер і принтер.

У підсумку

Використання РРО є обовʼязковим для всіх ФОП 2-4 груп (з вищезгаданими винятками), що виконують розрахункові операції незалежно від виду діяльності та обʼєму прибутків. Ви можете обрати класичний касовий апарат або програмний РРО для ФОП, проте останній є зручнішим і дешевшим у використанні, а також він легко інтегрується з системами обліку.

З огляду на тип вашого бізнесу ви можете обирати найзручніший реєстратор — від бюджетного універсального апарату до фіскального реєстратора або програмного РРО для ФОП. Проте завжди користуйтесь касовим апаратом для фіскалізації платежів, адже його ігнорування загрожує великими штрафами та проблемами з податковою.

Зважайте на поради в цій статті, розвивайте бізнес, досягайте успіху та високих прибутків!