Олександр
Як керівнику контролювати свого бухгалтера
Левова частка проблем з обліком та податками в компанії пов’язана з безмежною довірою до бухгалтера. Це ключова постать у бізнесі, але його роботу обов’язково потрібно перевіряти, тому що іноді навіть найбільш сумлінні та кваліфіковані бухгалтери помиляються і роблять це ненавмисно.
Обліковий процес ведеться за особливими правилами та нормативними актами, які можуть змінюватися. Тому будь-яка неуважність, незнання актуальних новин або неточність у розрахунках можуть стати причиною штрафів і привернути увагу ДПС. Щоб уникнути таких ситуацій, власнику бізнесу потрібно контролювати свого бухгалтера. Ми підготували прості поради, які в цьому допоможуть.
Перевіряйте стан розрахунків з клієнтами та постачальниками
Щоб отримати інформацію про взаємні розрахунки з контрагентами, ви можете проглянути їхні баланси в RemOnline, у яких показано, хто, кому і скільки винен. Програма покаже зміну боргу на початок і кінець періоду з урахуванням відпрацьованих та невідпрацьованих авансів. Так ви зможете переконатися, що бухгалтер реєструє та відображає в обліку надходження, виплати і витрати в повному обсязі. За сумнівними фінансовими операціями можна вибірково подивитися первинні документи, щоб зрозуміти, чи все з ними гаразд.
Крім того, щоб скоротити потенційні ризики, варто перевірити своїх партнерів. Це можна зробити на сайті Державної фіскальної служби за найменуванням та кодом ЄДРПОУ або в електронному кабінеті платника податків. Так ви дізнаєтеся детальну інформацію щодо контрагентів, їхньої фінансової стабільності та статусів (можливо, вони перебувають на етапі ліквідації чи реорганізації підприємства тощо).
Якщо у вашої компанії є платежі нечинним контрагентам, то після подання декларації з ПДВ податкова надішле вимогу щодо перевірки таких операцій. Надалі це може обернутися штрафом. Тому формуйте фінансову звітність щодо партнерів і розрахунків щомісяця.
Дізнайтеся, як RemOnline може бути корисний вашій компанії у вдосконаленні процесу фінансового контролю
Контролюйте стан розрахункового рахунку
Якщо ви передали ключ першого підпису спеціалісту з бухгалтерського обліку, обов’язково переконайтеся у відсутності сумнівних і несанкціонованих платежів. У RemOnline, наприклад, можна згенерувати звіт щодо руху грошових коштів. Важливо, щоб всі фінансові показники сходилися. Інакше контролювальні органи можуть зацікавитися вашим бізнесом.
Особливо уважно ставтеся до незапланованих надходжень, які можуть бути ознакою махінацій. Наприклад, бухгалтер прийняв безготівкові кошти на прохання якоїсь організації, щоб потім перевести їх у готівку та отримати за це свій відсоток.
Якщо хочете мінімізувати ймовірність бухгалтерського шахрайства, не віддавайте ключ першого підпису бухгалтеру. Для підготовки платіжок, перегляду виписок і завантаження їх у програму управління бухгалтерським обліком достатньо “технічного” ключа. Відправлення платежів підтверджуйте самі.
Перевіряйте касу
Буває так, що співробітники з доступом до готівки беруть з каси гроші “в борг” або просто проводять операції та забувають оформити фінансові записи. Намагайтеся регулярно стежити за тим, щоб у касі не було нестачі чи перевищення лімітів, тому що за порушення касової дисципліни можна отримати штраф.
Слідкуйте за залишками товарів і матеріалів
Керівництво мусить насторожитися через мінусові залишки, відсутність актів списання та появу в програмі позицій, яких фактично немає. Так трапляється через те, що бухгалтер недобросовісно веде документацію та не списує придбані товари й матеріали в повному обсязі. З’ясувати ситуацію допоможуть оборотно-сальдова відомість та звіт за негативними залишками в будь-якій програмі з бухгалтерського обліку.
У RemOnline контролювати запаси можна за допомогою детального складського обліку та регулярної інвентаризації зі зручним рішенням розбіжностей просто в CRM-системі.
Контролюйте дотримання норм законодавства
Одразу зауважимо, що для вивчення законів про бухоблік потрібно дуже багато часу. Вони складні, й іноді розібратися в них до снаги лише досвідченим бухгалтерам та юристам. Втім, спеціалізовані програми фінансового обліку мають показати послідовність витратних і прибуткових ордерів, повідомити про порушення лімітів та знайти рахунки з негативними залишками.
Перевіряйте розрахунки податків
Завдяки грамотному веденню бухгалтерських операцій у відповідних системах можна побачити, скільки нараховано податків, чи всі витрати враховано та що саме бухгалтер забув додати до розрахунку оподатковуваної бази. Там можна знайти й інформацію про кожен податок.
Крім того, буває так, що у підприємства є податкова заборгованість чи переплата. Бухгалтер не бажає розбиратися з попередньою історією платежів і розраховує податки за поточний період без урахування невідповідностей. Розбіжності з часом будуть тільки накопичуватися, і їх обов’язково помітять у ДПС. Перевіряйте сальдо на кінець періоду в оборотно-сальдовій відомості, щоб знизити ймовірність таких ситуацій та не похитнути власну фінансову позицію.
Протестуйте облікові функції RemOnline, які допоможуть вам аналізувати фінансові операції та ухвалювати обґрунтовані рішення
Слідкуйте за звітністю
Всі знають принципи бухгалтерського обліку, за якими звіти потрібно здавати вчасно та в повному обсязі. Але недобросовісні бухгалтери можуть подавати неповну звітність, а потім відправляти уточнювальну декларацію вже після терміну здачі. Така практика може привернути підвищену увагу ДПС з усіма зумовленими цим наслідками.
Щоб уникнути таких неприємностей, проводьте внутрішній контроль бухгалтерських записів. Попросіть бухгалтера скласти для вас календар здачі звітів і підписуйте всі фінансові документи перед відправленням (навіть в електронному вигляді). Такі заходи змусять фахівця серйозніше ставитися до своїх обов’язків.
Всі ці дії мають показати бухгалтеру, що ви стежите за його роботою і не допустите зловживань. Не соромтеся ставити запитання про оформлення документів, подачу звітів і суми платежів. Поясніть бухгалтеру відповідальність за помилки й порушення, через які компанія зазнає операційних ризиків та збитків. Якщо ви не хочете звіряти все вручну і заглиблюватися в бухоблік або ситуація здається надто складною, замовте аудиторську перевірку у сторонніх експертів з фінансового обліку. Тільки врахуйте те, що зовнішні аудити бажано проводити до здачі податкової звітності.
Якщо ця стаття вам сподобалася і була корисною, підпишіться на оновлення нашого блогу, щоб першими читати нові корисні матеріали.
