Изделия и Склады изделий: подробная статья о новинках RemOnline

Друзья, это уже не просто анонс, это факт: в RemOnline появились Изделия и Склады изделий. И если в прошлый раз мы рассказали о них в общих чертах, то сегодня пройдемся по всем пунктам подробнее. А главное – расскажем, как перейти на использование изделий. 

Статья получилась длинная, поэтому сразу сделаем оглавление, чтобы вы понимали, чего ждать:

• для чего нужны изделия и что они дают;
• страница изделий и что полезного там можно увидеть;
• редактор формы изделия и добавление изделий в заказы;
• как повлияло появление нового объекта на поля в заказе;
• склады изделий и примеры их использования;
• перемещение изделий с помощью статусов заказа;
• использование многоуровневого справочника изделий;
• пошаговая инструкция по переходу на использование изделий;
• планы по дальнейшему развитию новых возможностей.

В общем, информации у нас много. Так что устраивайтесь поудобнее и давайте вместе во всем разбираться.

Для чего нужны изделия в RemOnline?

Под изделиями мы подразумеваем гаджеты, авто, технику, оборудование и любое другое имущество ваших клиентов или компании, которое не может быть продано, но используется в заказах. И теперь, как и у товаров, у них есть свое физическое местонахождение, которым вы сможете управлять согласно вашим бизнес-процессам.

Если коротко, то с переходом на использование изделий вы сможете:

• видеть все изделия клиентов, которые когда-либо были у вас в обслуживании, и историю заказов по каждому из них;
• знать, сколько всего изделий сейчас находится на хранении у вашей компании, сколько у ваших сотрудников, а сколько на руках клиентов;
• видеть точное местонахождение каждого изделия и историю его перемещений;
• ускорить работу приемщиков и обслуживание клиентов благодаря быстрому добавлению изделия в заказ;
• автоматизировать не только логическую, но и физическую сторону заказов.

И как мы уже сказали, владельцем Изделия может быть не только клиент, но и ваша компания. Например, если вы сдаете технику в аренду или выдаете устройства в качестве подменного фонда, то тоже можете вести учет таких изделий. Так что это новая универсальная возможность RemOnline, которая будет полезна самым разным типам бизнеса в сфере услуг.

Страница изделий

Изделия, как и товары, хранятся на складах, а их список отображается на странице "Склад > Изделия", которую можно отфильтровать по владельцам и местонахождению. Что вы можете с этим сделать?

Во-первых, увидеть, сколько всего изделий у вас зарегистрировано. Во-вторых, 

посмотреть, сколько из них принадлежат вашим клиентам, а сколько – вам. В третьих, посмотреть, сколько ваших и клиентских изделий находятся сейчас на складах компании или отдельных локаций, у всех или отдельных сотрудников или же у самих клиентов.

Чтобы все изделия, которые вы раньше фиксировали с помощью полей в заказе, отобразились на этой странице, необходимо выполнить миграцию данных. Как это сделать, вы узнаете дальше в инструкции по переходу на использование изделий.

Также на этой странице вы можете создать новое изделие, добавив ему изображение, указав вас или клиента владельцем, склад хранения, если изделие принадлежит вам. Дальше здесь необходимо будет заполнить поля. А какие именно – вы сами настроите в Редакторе форм.

Редактор формы Изделия и изменения в Заказе

Раньше пользователи могли фиксировать изделия с помощью системных полей в заказе. Но даже для устройств или авто, которые уже были у вас в обслуживании, необходимо было каждый раз заполнять одну и ту же форму. 

Теперь же Изделия – это отдельная сущность в заказе, как и клиент, а соответственно у них появился свой Редактор форм в настройках RemOnline. Форма изделия состоит из таких системных полей:

1. Составное поле "Группа > Бренд > Модель > Модификация"
2. VIN / IMEI / Серийный номер (в зависимости от вашей сферы деятельности)
3. Цвет
4. Состояние
5. Стоимость

Любое из них можно сделать обязательным к заполнению, включить отображение в заказе и запретить редактировать поле после создания изделия.

Например, вы можете запретить редактировать IMEI/VIN/Серийный номер как уникальный идентификатор изделия, чтобы избежать возможных махинаций со стороны сотрудников или если вы планируете использовать эти данные в интеграциях через API. Если поле нельзя редактировать после создания изделия, то это не смогут сделать пользователи даже с полным доступом.

К системным вы, конечно же, можете добавить свои пользовательские поля. Подробнее о настройке формы изделия читайте здесь.

Добавление и использование изделий в заказе

Обратите внимание, что просто отметить чекбокс "Показывать в форме заказа" недостаточно. После настройки формы изделия вам необходимо будет перейти в форму заказа, определить, в каких его типах вы будете фиксировать ваши или клиентские изделия, и добавить в них системное поле "Изделие". 

Перетягивая это поле, вы можете определить, в каком месте заказа будет отображаться карточка изделия, но мы рекомендуем поставить это поле даже перед клиентом.

После добавления системного поля "Изделие" в заказ вы сможете:

• быстро найти изделие по IMEI/VIN/Серийному номеру, а RemOnline автоматически добавит его владельца как клиента;
• выбрать одно из изделий указанного клиента;
• создать через заказ новое изделие с помощью кнопки "+" или заполнив все поля из формы изделия.

Изделие в заказе теперь выглядит как карточка клиента. Если оно принадлежит клиенту, то карточка будет зеленого цвета, а если вам – то оранжевого.

Как появление изделий отобразилось на работе с заказами

Как мы и говорили ранее, переход на использование изделий будет добровольным. И если вы решите сделать это, а мы вам очень рекомендуем, то мы поможем обработать ваши старые данные так, чтобы у каждого устройства, которое вы раньше фиксировали через поля заказа, создалась своя карточка изделия со всей историей ремонтов.

Но пока вы не пройдете процесс миграции данных, нужно понимать, что изменилось в заказах уже сейчас.

Поля "Тип устройства/транспортного средства", "Бренд" и "Модель" в заказе стали пользовательскими, что повлекло за собой несколько изменений.

1. В таблице заказов колонка "Изделие" теперь пустая, так как отображает данные из нового одноименного поля. Но вы можете включить отображение пользовательских колонок "Тип устройства", "Бренд" и "Модель"
2. Фильтр заказов теперь не работает по этим пользовательским полям.
3. Чтобы использовать поиск по этим полям, в строке поиска перед запросом нужно добавить "+".
4. В отчетах колонка "Изделие" также будет пустая, пока вы не пройдете миграцию данных.
5. В карточке клиента теперь все заказы и продажи находятся во вкладке "Документы".

Критичных изменений нет, но если вы хотите использовать фильтры, поиск и таблицу как раньше, то советуем перейти на использование изделий. Как это сделать, расскажем немного дальше.

Склады изделий

Многие пользователи просили нас добавить возможность хранить на складе не только товары, но и изделия клиентов. Ведь это особенность сервисного бизнеса – он работает с имуществом клиентов, а не собственным, и несет за него ответственность.

И теперь на странице "Настройки > Склады" есть отдельные склады товаров и отдельные склады изделий. Они очень схожи между собой, так что это не должно стать для вас чем-то принципиально новым:

• склады изделий могут быть доступны как для всей компании, так и для отдельной локации;
• у одной локации может быть несколько складов изделий;
• для них тоже работает адресное хранение, а значит вы сможете указывать ячейки хранения.

Главные отличия складов изделий в том, что с них нельзя ничего продать и что технически у каждого вашего сотрудника и клиента теперь тоже есть по одному складу изделий, но они не отображаются на этой странице.

Приведем несколько простых примеров, как можно использовать склады изделий. Допустим, вы занимаетесь ремонтом смартфонов. На каждой локации у вас может быть как минимум два склада изделий: "Ожидают ремонта", куда попадают телефоны, когда клиенты только приносят их вам, и "Готовы к выдаче", где оказывается устройство после ремонта. Помимо этого, вы можете сотрудничать с внешними организациями, то есть отдавать изделия на аутсорс. Для таких случаев вы тоже можете завести локальный или глобальный склад, где будут числиться изделия ваших клиентов, когда вы отдаете их подрядчикам.

И это работает для всех типов бизнеса. Например, вы занимаетесь прокатом велосипедов. У вас точно так же может быть два склада на локации: "Готовы к аренде" и "После аренды". В принципе, где какие велосипеды должны находиться понятно из названий.

Советуем вам хорошо продумать логику хранения и движения изделий, потому что тогда вы сможете легко "описать" в RemOnline их физическое перемещение с помощью статусов заказов. А всю информацию о создании и настройке складов изделий читайте в этой статье Базы знаний.

Перемещение изделий по статусам заказа

Как мы уже говорили, раньше статусы заказа отвечали только за логическую сторону их обработки. Теперь же вы сможете применять их и для физической стороны. На странице "Настройки > Статусы > Заказы" в диалоге редактирования статуса появился новый чекбокс "Перемещать изделие на ответственное хранение".

Рассмотрим, как его использовать, на таком же примере.

Когда устройство находится у клиента, то для RemOnline это значит, что оно находится на его складе. Но когда клиент приносит телефон вам в ремонт, это значит, что он отдает его на ответственное хранение на ваш склад. Поэтому для статуса "Новый" включаем новый чекбокс и указываем, что изделие будет перемещено на склад "Ждут ремонта".

Когда с изделием начинает работать ответственный исполнитель, то логично, что устройство переходит к нему на ответственное хранение. Поэтому мы редактируем статус "В работе" так, чтобы при переходе заказа в этот статус изделие автоматически перемещалось на склад ответственного исполнителя.

Дальше настраиваем статус "Готов", чтобы при переводе заказа в этот статус изделие автоматически перемещалось на склад "Готовы к выдаче", а при переходе в статусы из группы "Закрытые успешно" – возвращалось на склад клиента.

После настройки при смене статуса заказа будет открываться диалог перемещения изделия, а вам нужно будет лишь проверить, что все правильно, и нажать клавишу Enter. Вот как это работает:

И теперь давайте, наконец-то, перейдем в карточку изделия и убедимся, что все перемещения зафиксированы на вкладке "История". А на вкладке "Заказы" вы найдете перечень всех документов, в которых использовалось это изделие.

В этой инструкции Базы знаний пошагово описаны все способы перемещения Изделий.

Многоуровневый справочник изделий

Составное поле "Группа > Бренд > Модель > Модификация" в форме изделия работает в связке с многоуровневым справочником на странице "Настройки > Справочники > Справочник изделий".

Теперь вы можете создать нужную вам вложенность, например, указать Мобильные телефоны как Группу изделия, в дочернем справочнике брендов указать всех производителей, устройства которых обслуживаете, а для каждого бренда создать перечень моделей. Или же вы можете указать как изделие автомобиль, создать в нем марку Mazda и дальше добавить все модели этой марки.

Справочник "Модификация" может быть актуален далеко не для всех, поэтому в Редакторе форм вы можете просто сделать это поле необязательным к заполнению. Но оно точно пригодится, например, автосервисам, веломастерским и велопрокатам, которые могут указывать высоту рамы или диаметр колес и др.

Сам же многоуровневый справочник можно наполнить как на странице в настройках, так и при создании заказа. Если вы будете указывать в составном системном поле изделия элементы, которых нет в справочниках, RemOnline предложит вам добавить их.

Для элементов справочника "Группа" вы можете задавать иконки, которые будут отображаться на карточке изделия в заказе, а для элементов в справочниках "Бренд" и "Модель" можно загрузить изображение, например, логотип и фото самой модели.

Также элементы любого справочника можно показывать как для всех локаций, так и для отдельных. Например, если одна ваша локация занимается обслуживанием автомобилей Mazda, а другая – Nissan, то вы можете разграничить справочники соответствующим образом.

Читайте подробную инструкцию, как использовать многоуровневый справочник изделий.

Как перейти к использованию изделий

Сейчас у вас есть два варианта:

Не использовать Изделия

Вы можете продолжить работать со старыми полями в заказе. Но в таком случае еще раз обращаем ваше внимание на то, что они стали пользовательскими, из-за чего теперь по-другому работает поиск, фильтры и отчеты. То, о чем мы писали в начале.

Перейти к использованию Изделий

Обратитесь в службу поддержки RemOnline, чтобы наши сотрудники перенесли уже существующие в вашем аккаунте данные из старых полей в заказах в новые поля изделий. В итоге на странице "Склад > Изделия" у вас появятся все изделия, с которыми вы раньше работали, а также при вашем желании будет автоматически заполнен многоуровневый справочник изделий.

Вы должны понимать, что переход на Изделия – это ответственный шаг, который потребует от вас времени на первоначальную настройку. Так что мы подготовили для вас инструкцию в 7 шагов:

Шаг 1. Зайдите на страницу "Настройки > Редактор форм > Изделия" и настройте нужные вам поля. Подробную инструкцию вы найдете здесь.

Шаг 2. Добавьте системное поле "Изделие" в формы всех типов заказов, которые посчитаете нужным.

Шаг 3. В шаблонах документов и оповещений старые переменные #ИЗДЕЛИЕ-БРЕНД, #ИЗДЕЛИЕ-МОДЕЛЬ и тд были автоматически заменены на #ЗАКАЗ-БРЕНД, #ЗАКАЗ-МОДЕЛЬ, #ЗАКАЗ-СЕРИЙНЫЙ-НОМЕР.

Если вы решили перейти на использование изделий, третьим шагом вам необходимо снова добавить в нужные шаблоны новые переменные из группы "Изделие".

Шаг 4. Обдумайте еще раз, каким образом вы храните изделия, и создайте для них нужные склады.

Шаг 5. Когда вы уже создали все склады, настройте перемещения изделий по статусам заказов. И не забывайте, что у каждого сотрудника и клиента тоже есть свой склад. Инструкция здесь.

Шаг 6. На этом этапе в игру вступает служба поддержки. Напишите, пожалуйста, в чат и вместе с нашими специалистами определите, какие данные из полей Заказа нужно перенести в поля Изделия.

После этого будет запущен процесс миграции, который займет какое-то время. Пожалуйста, будьте терпеливы и дождитесь сообщения от службы поддержки, что миграция окончена.

Шаг 7. Время наводить порядки. После завершения миграции вы можете удалить пользовательские поля из формы заказа, которые вам больше не нужны. А после этого вы можете удалить лишние и объединить одинаковые элементы в многоуровневом справочнике.

Мы знаем, что как бы аккуратно вы не заполняли старые системные поля в заказе, все равно найдутся разные написания одних и тех же элементов, например, кириллицей и латиницей, и просто мусорные значения, которые вписывались в обязательные к заполнению поля. Подробнее о том, как избавиться от всего лишнего в справочнике, читайте по этой ссылке.

И на этом все! Все настройки и приготовления закончены, можно смело использовать новые возможности.

Что будет дальше?

И забегая немного наперед, расскажем, как планируем дальше развивать возможности RemOnline на базе Изделий.

1. Поддержка изделий в API – вы сможете создавать и редактировать изделия, а также получать их список по API.
2. Добавим возможность проводить инвентаризацию изделий. Уже сейчас вы можете экспортировать список изделий с указанием их местонахождения и устроить проверку, но в будущем такая возможность появится непосредственно в инвентаризации RemOnline.
3. Сможем приступить к работе над логистикой, чтобы вы могли лучше управлять перемещениями товаров и изделий. Есть пожелания? Обязательно пишите их в комментариях или в чат службы поддержки.
4. Использование подменного фонда. К сожалению, мы не успели сделать такую возможность сразу. Но в ближайших обновлениях у вас появится возможность фиксировать изделия, которые вы выдаете своим клиентам на время ремонта.
5. Интеллектуальное адресное хранение – RemOnline будет понимать, какие ячейки на складе уже заняты, и предлагать только свободные ячейки.
6. Категории услуг. На базе справочника изделий вы сможете создать разные категории услуг и прописать стоимость одной и той же работы, например, для разных брендов.

Друзья, мы много работали, чтобы вы могли улучшить обслуживание своих клиентов и усилить контроль имущества, за которое несете материальную ответственность. Поэтому надеемся, что вам понравятся Изделия, и еще больше ждем вашу обратную связь.

comments powered by Disqus