Soft Автоцентр: Від ідеї до мережі СТО

Звітність, контроль та рух грошових коштів на СТО

Шлях від мети до реалізації

Тетяна Анатоліївна має музичну освіту, проте життя підготувало для неї зовсім інший кар’єрний шлях. Її захоплення технікою почалося з роботи в компанії брата, яка займається дистрибуцією мастильних матеріалів. Вона швидко освоїла сферу, загорілася ідеєю створення власного сервісу та почала шлях розвитку разом із командою. Від одного підйомника сервіс розрісся до дев’яти. Але це було лише початком.

У 2022 році Тетяна Анатоліївна стала керівником мережі Soft Автоцентр, де за 2,5 роки під її управлінням було відкрито чотири локації у Львові. Кожен із сервісів має свою спеціалізацію. Наприклад, основна локація займається обслуговуванням преміальних марок, таких як BMW, Honda, Infiniti, Acura та VAG-група. Інший сервіс спеціалізується на комерційному транспорті та складних агрегатних ремонтах, включаючи коробки-автомат, турбіни, форсунки та рульові системи.

На автосервісах використовується сучасне, і часто унікальне для Львову та України, обладнання. Наприклад, пристрій для очищення двигуна впускного колектора, клапанів та випускної системи від вуглецевих відкладень. Завдяки фізичному очищенню горіховою абразивною технологією, він не пошкоджує двигун і є більш екологічним, ніж хімічні методи. Також на одній із станцій встановлена унікальна мийна машина для деталей двигуна, системи випуску та дросельної заслінки, яка працює по принципу посудомийної та дозволяє ідеально очищати складові без абразивних хімікатів.

Соціальна складова бізнесу

Однією з важливих місій Soft Автоцентр є підтримка молоді та сприяння професійній освіті. Компанія співпрацює з молодіжним центром Боско, який заснований християнською організацією. У межах партнерства сервісний центр допомагає молодим автомеханікам набувати практичні навички безпосередньо у своїх майстернях, а в обмін отримує підтримку та приміщення для розвитку бізнесу.

Також автосервіси активно займаються ремонтом автомобілів для східного напрямку, зокрема для волонтерських потреб. Майстри мають багато прямих контактів, завдяки яким на сервіс надходять автомобілі навіть від військових підрозділів. Таким чином, вони роблять свій внесок у підтримку держави.

Виклики та перспективи

Soft Автоцентр розпочав активний розвиток у розпал війни, що стало справжнім випробуванням. Попри складну ситуацію, компанія продовжує рости, розширювати перелік послуг та планує подальший розвиток не лише у Львові, а й за кордоном. Хоча ці плани тимчасово відкладені, команда не відмовляється від них у майбутньому.

На кожному сервісі працюють висококваліфіковані майстри, менеджери та бухгалтер, які забезпечують чітку організацію процесів. Завдяки чіткій стратегії, професіоналізму команди та використанню сучасних технологій, Soft Автоцентр став одним із провідних гравців на ринку автосервісних послуг Львова.

Вибір програми

Коли Тетяна Анатоліївна прийшла до управління, то перше СТО вже працювало в програмі для автосервісу RemOnline. Звичайно хотілось покращень та розвитку, тому альтеранативи програми для автосервісів також розглядались. Був попередній досвід роботи в Менеджер СТО. Програма була досить простою у використанні, але не давала потрібного обсягу звітності. Перед Тетяною став вибір: RemOnline чи Carbook. Вона спробувала обидві програми та віддала перевагу RemOnline.

Основнимі факторами, які вплинули на вибір, стали зручність та простота у використанні, широкі можливості звітності, легкість навчання працівників та можливість контролювати всі ключові процеси бізнесу в одному місці.

Дуже проста програма. Легко пояснювати і навчати нових менеджерів, тому що RemOnline зручний. А мене, як керівника, більш за все цікавлять звіти.

Устименко Тетяна Анатоліївна

Керівник

Soft Автоцентр

Минулого року компанія ще раз тестувала Carbook, тому що завжди є бажання поліпшити та оптимізувати різні бізнес-аспекти. Проте команда вирішила, що RemOnline простіше у використанні і краще задовольняє потреби.

Як RemOnline вписується у бізнес-процеси? Це, перш за все, програма для обліку, яка дозволяє ефективно контролювати грошові потоки, автоматизувати процеси та покращувати рівень обслуговування клієнтів.

Контроль залишків та поділ на склади

Soft Автоцентр активно використовує складські функції RemOnline для обліку товарів та запчастин. Склади діляться на основний для товарів та склад реалізації. Усі запчастини, що надходять від постачальників, одразу ставляться на прихід і розподіляються за відповідними замовленнями.

Контроль залишків відбувається легко, адже система дозволяє швидко перевірити, які деталі є в наявності, а які потрібно замовити. Переоблік проводиться двічі на місяць, що допомагає уникнути замороження коштів у непотрібних залишках.

Відстеження мінімальних залишків на складі

Зручним є й те, що можна прив’язати запчастини до конкретного автомобіля за VIN-кодом. Коли менеджер вводить останні шість цифр VIN-коду, система автоматично видає всі запчастини, що пов’язані з цим авто. Це зменшує ризик помилок, адже таким чином точно відстежується використання кожної запчастини.

Рух грошових коштів та звіти для керівника

Завдяки RemOnline Тетяна Анатоліївна чітко контролює рух грошових коштів у компанії. Управлінська звітність допомагає визначати рівень рентабельності бізнесу, аналізувати доходи та витрати.

Легко відстежити, де варто оптимізувати витрати, де можливо збільшити націнку або змінити систему нарахування бонусів за роботи та запчастини.

Рух грошових коштів дозволяє дивитися, наскільки рентабельний твій бізнес. Чітко визначати, де треба зменшити витрати, де треба збільшити націнку, де треба щось змінити в процесі нарахування по роботам, по запчастинам.

Устименко Тетяна Анатоліївна

Керівник

Soft Автоцентр

Один із важливих моментів — це можливість співставлення взаєморозрахунків із постачальниками. Завжди видно, які платежі вже проведено, а які ще в обробці, що виключає плутанину у фінансових питаннях.

Нарахування бонусів за послуги та запчастини

Система автоматично нараховує зарплату кожному співробітнику відповідно до прописаного відсотка. Це значно спрощує процес управління оплатою праці.

Менеджери звикли, що в RemOnline вони можуть контролювати маржу, щоб прикласти зусиль та підтягнути місяць. Майстри можуть бачити свій графік роботи, що теж зручно.

Устименко Тетяна Анатоліївна

Керівник

Soft Автоцентр

Наприклад, якщо майстер виконав роботу на 1000 грн, а його відсоток — 50%, то йому одразу нараховується 500 грн. Така система дозволяє уникати помилок при розрахунках, а також дає співробітникам можливість самостійно відстежувати свої доходи.

Нарахування зарплати за виконане замовлення

В кінці місяця формується звіт, де можна побачити кількість виконаних робіт, загальну суму заробітку та точний розрахунок виплат. Якщо десь виникає неточність, завжди є можливість швидко внести коригування.

Комунікація з клієнтами автосервісу

В Soft Автоцентр активно використовують RemOnline як CRM для послуг для взаємодії з клієнтами.

Завдяки інтеграції з Binotel можна побачити всі пропущені дзвінки. Якщо клієнт не додзвонився, система нагадує про це, і менеджер оперативно передзвонює. Ще один важливий інструмент — автоматичні SMS. Коли автомобіль готовий до видачі, клієнт отримує повідомлення: "Ваша машина готова, можете її забрати". Це зручно як для СТО, так і для клієнтів.

Також активно ведеться Instagram-сторінка, і завдяки інтеграції Instagram Direct з CRM RemOnline, заявки звідти теж автоматично фіксуються. Запити клієнтів можна одразу побачити і швидко реагувати на них.

Типи замовлення, статуси та контроль

Важливий аспект роботи це облік замовлень і це гнучка система статусів. На Soft Автоцентр використовуються кілька типів замовлень, наприклад, гарантійні та платні. Основні статуси замовлень: новий, в роботі, очікує запчастин, закритий.

Кан-бан вигляд замовлень

Статуси «закритий» повернути “в роботу” може лише тільки я або власник. Це дуже добре, бо ти контролюєш менеджерів. Вони не можуть робити там будь -що. Якщо машина клієнтом оплачена, вона йде в статус «закритий», коли оплачується, і все.

Устименко Тетяна Анатоліївна

Керівник

Soft Автоцентр

Щоб контролювати роботу менеджерів, статус "Закритий" може встановлювати лише керівник або власник. Це виключає можливість несанкціонованих змін. Завдяки цьому ми легко відстежуємо кожен етап ремонту та унеможливлюємо хаос у замовленнях.

Швидкі відповіді від підтримки

Ще одна велика перевага RemOnline для Тетяни — це технічна підтримка, яка швидко реагує. Якщо виникає будь-яке питання, вона чи менеджер може одразу написати спеціалістам у чат. А те, що підтримка працює навіть у вихідні, — великий плюс, адже питання можуть виникати будь-коли. Це не раз рятувало автосервіс у ситуаціях, коли потрібна швидка відповідь. Завжди приємно знати, що не потрібно чекати наступного робочого дня, щоб вирішити проблему.

І навіть у вихідні я отримую відповідь від підтримки RemOnline. Нещодавно протягом однієї хвилини мені надали відповідь на запитання, і таке було вже не раз.

Устименко Тетяна Анатоліївна

Керівник

Soft Автоцентр

Таким чином, RemOnline повністю інтегрувався у наші бізнес-процеси, допомагаючи контролювати фінанси, зарплати, склад, комунікацію з клієнтами та статуси замовлень. Це зручний, функціональний інструмент, який значно полегшує управління автосервісом.

Завдяки цьому компанія Soft Автоцентр може впевнено розвиватися та масштабувати свій бізнес. Коли ситуація стабілізується, компанія розраховує значно масштабувати свій бізнес та збільшити кількість локацій. Ми в RemOnline бажаємо професійного зростання та досягнення цілей.