Рус

Учет и управление заказами

РемОнлайн сводит все заказы в единую базу,

автоматизирует их учет

Что вы получаете с РемОнлайн

Контроль сроков и выполнения заказов

Грамотный учет товаров и материалов по заказам

Автоматические уведомления клиентов и сотрудников

Контроль оплат и задолженностей по заказам

Используйте программу для управления заказами бесплатно в течение 14 дней!

Чем полезна программа РемОнлайн для учета и управления заказами?

Объедините клиентов и заказы в общую базу

Если у вас больше, чем одна мастерская, сервисный центр или магазин, то в РемОнлайн можно создать общую базу клиентов и заказов. Так вам будет легче выстроить программу лояльности и перевести заказ в другой филиал при необходимости. 

При этом вы по-прежнему сможете контролировать количество и выполнение заказов в каждой мастерской отдельно.

Настройте шаблоны форм заказов

Ускорьте оформление новых заказов благодаря готовым шаблонам, в которых можно добавлять, удалять и менять местами поля и заголовки. В заказах вы сможеть хранить контакты и всю необходимую информацию: даты выдачи клиентам, имена исполнителей, характеристики изделий, размеры предоплат и др. 

За счет этого можно сэкономить до 20 минут на оформлении каждого нового заказа.

Определяйте права сотрудников при работе с заказами

Разграничивайте права сотрудников в РемОнлайн, чтобы определить кто может:

  • принимать, удалять и перемещать заказы;
  • редактировать в них информацию;
  • добавлять и удалять запчасти, товары, материалы, виды работ;
  • менять цены на услуги и товары;
  • видеть информацию о клиентах;
  • повторно печатать фискальные чеки.

Это позволит вам избежать ошибок, путаницы и мошенничества со стороны подчиненных.

Отслеживайте ход работ

В РемОнлайн можно полностью отслеживать ход работ. В Ленте событий по заказу отображаются все связанные действия: 

  • добавление клиента;
  • назначения сотрудников;
  • добавления работ, запчастей и материалов;
  • создание/удаление документа;
  • отправка сообщения;
  • совершение звонка;
  • создание задачи для сотрудника;
  • изменение статуса заказа.

Учитывая историю выполнения, текущий статус и наличие основной информации по заказу, вы сможете быстро передать его другому менеджеру в случае форс-мажора.

Используйте статусы заказов

Установите очередность статусов заказов и нормы времени для перехода из одного в другой. Так вы сможете отрегулировать общие сроки выполнения заказов и лучше контролировать ход работ. 

На странице "Заказы" и Дашборде руководителя статусы будут отображаться в виде разноцветных бейджей:

  • новые; 
  • срочные; 
  • просроченные; 
  • заказы в работе; 
  • готовые, но не оплаченные.

К статусам заказов можно привязать SMS-уведомления для клиентов и сотрудников, чтобы информировать их об изменениях и готовности.

Настройте автоматические уведомления клиентов и сотрудников

Оповещайте сотрудников об изменениях в заказах и о том, что они назначены ответственными за выполнение с помощью e-mail и SMS-оповещений. Используйте SMS-оповещения клиентов, чтобы: 

  • сказать о важных изменениях;
  • сообщить о готовности заказов и суммах к оплате;
  • попросить оставить отзывы и оценить качество обслуживания.

Рекламные рассылки можно делать с помощью интеграции с внешними SMS-шлюзами и выгрузки базы контактов.

Создайте шаблоны документов

В РемОнлайн можно создавать шаблоны часто используемых документов:

  • приемных квитанций;
  • актов выполненных работ;
  • товарных чеков и платежных квитанций;
  • этикеток, ценников и др.

Используйте специальные переменные в шаблонах, чтобы включить автозаполнение документов и печатать их в пару кликов.

Установите виджет "Статус заказа"

Разместите виджет на сайте, чтобы снизить нагрузку на менеджеров и дать клиентам возможность проверять текущие статусы заказов в удобное для них время.

РемОнлайн – сервис для учета и управления заказами

devices-new-1.png (75 KB)

РемОнлайн упрощает ведение учета заказов благодаря полезным функциям и возможностям. С его помощью можно:

  1. Создать формы для разных типов заказов. 
  2. Настроить роли сотрудников, разграничить их права и возможности.
  3. Ускорить поиск запчастей благодаря электронному складскому учету. 
  4. Автоматизировать расчет стоимости заказов благодаря электронному прайсу. 
  5. Настроить таблицу заказов за счет индивидуальных и общих фильтров, скрытия и перетягивания столбцов. 
  6. Ускорить поиск заказов за счет использования сканера штрих-кодов. 
  7. Быстро сортировать заказы с помощью фильтров и бейджей.
  8. Менять и отслеживать статусы заказов, хронологию событий по ним.
  9. Создавать шаблоны документов, автоматизировать процесс печати.
  10. Отправлять email и SMS-уведомления клиентам и сотрудникам. 

При этом, онлайн сервис не требует установки, отлично работает на мобильных устройствах и в разных браузерах. Чтобы начать его использовать, достаточно зарегистрироваться и выполнить первичную настройку. 

При возникновении вопросов обратитесь к специалистам из службы пользовательской поддержки – мы с радостью вас проконсультируем.

Учет и управление заказами в программе РемОнлайн

Как только мы начинаем активно работать с клиентами становится понятно, что нужно автоматизировать этот процесс. Поэтому, мы ищем решение, которое поможет систематизировать контакты, сохранять истории взаимодействий в удобной форме, использовать напоминания и вести учет заказов. 

Для этого нужна программа – достаточно простая, чтобы быстро разобраться в разделах, функциях и возможностях. Желательно, чтобы она не "привязывала" к одному устройству и браузеру, иначе как тогда контролировать ситуацию удаленно и расширять свой бизнес? РемОнлайн соответствует этим требованиям: она удобная в использовании, обладает понятным интерфейсом и работает на разных устройствах: смартфонах, планшетах, ПК. 

Кроме того, в ней можно гибко настраивать права для подчиненных, чтобы дать им нужный уровень автономности и, в то же время, предотвратить мошенничество. С помощью такого онлайн сервиса вам будет гораздо легче: 

  • вести учет и управлять заказами; 
  • оценивать качество работы менеджеров; 
  • гарантировать соблюдение сроков. 

Давайте рассмотрим подробнее возможности РемОнлайн.

Карточки для учета клиентов

При регистрации в РемОнлайн вы получаете шаблоны карточек клиентов, которые можете редактировать, удалять и создавать. С их помощью можно быстрее заводить новых клиентов в электронную базу, хранить и находить информацию о них:

  • имена и контакты;
  • наличие и размеры скидок на товары, материалы и услуги;
  • истории заказов, покупок и платежей;
  • связанные с ними задачи для сотрудников;
  • истории звонков и SMS с записями разговоров.

Если вы сгенерировали в программе скидочную карту, то ее номер тоже будет храниться в карточке клиента. Электронную базу можно разделять на клиентов и поставщиков, физических и юридических лиц, отмечать среди них конфликтных. А благодаря умному поиску вы сможете быстро найти конкретного клиента. 

Карточки для учета заказов

Редактируемые шаблоны карточек заказов – это еще одна полезная особенность РемОнлайн. Их можно полностью настроить под себя и свой бизнес. С их помощью можно быстро фиксировать и хранить:

  • даты выдачи клиентам;
  • ФИО исполнителей;
  • типы, бренды, индивидуальные характеристики и состояние изделий;
  • причины неисправностей;
  • виды выполняемых работ с ценами на них;
  • запчасти и материалы, которые используются в ремонте;
  • действующие скидки и итоговые суммы к оплате;
  • суммы внесенных предоплат и остатки долгов по заказам;
  • хронологию действий по заказам, прикрепленные документы и фото.

Имея доступ к этой информации, вы сможете быстро понять текущую ситуацию и перевести заказ на других сотрудников или мастерскую при необходимости. 

Как мы будем управлять сроками заказов?

Для управления сроками заказов в РемОнлайн существует система статусов заказов. Изначально их 7:

  • новый;
  • в работе;
  • на согласовании;
  • ждет запчасть;
  • готов (не оплачен);
  • закрыт (оплачен);
  • отказ (закрыт неуспешно).

Если вы выставите их в правильной последовательности и установите нормы времени для перехода из одного в другой, то получите готовый цикл обработки заказа в вашей мастерской. Их названия можно менять, а еще вы можете создавать дополнительные статусы, например с привязкой к причинам отказов. Тогда вы сможете выводить более точную статистику по итогам недели, месяца или квартала. 

Заказы в разных статусах выделяются разноцветными метками в общей таблице и отображаются в виде бейджей вверху страницы "Заказы". Такие же разноцветные бейджи с указанием количества вы увидите на Дашборде руководителя.

Можно включить отображение по одной или сразу всем мастерским. Информация обновляется в режиме реального времени, поэтому вам и ответственным менеджерам будет удобно управлять заказами клиентов.

Как настроить уведомления клиентов и сотрудников?

Для этого нужно использовать шаблоны SMS-уведомлений и привязать их к статусам заказов. Тогда уведомления будут отправляться автоматически при смене статусов. Например, можно уведомить:

  • мастера о том, что он назначен ответственным за выполнение; 
  • мастере о смене менеджера;
  • менеджера о том, что мастер ожидает запчасть; 
  • клиента о том, что заказ готов. 

Кроме того, можно настраивать уведомления для сотрудников при появлении комментариев, изменений или новых задач в заказе. А клиентов можно попросить оценить качество сервиса с помощью отложенных SMS. Так ваши сотрудники не пропустят ничего важного, а вы – лучше поймете своих клиентов.

Учет выполненных заказов и прибыли

Когда все работы выполнены, остается только проверить, что было сделано и сколько вы заработали в этом месяце. По желанию, можно выбрать произвольный промежуток времени.

Отчеты по созданным, текущим и закрытым заказам формируются в пару кликов, так же как и отчет о прибыли за интересующий период. В отчетах по заказам вы увидите:

  • общее количество заказов за период;
  • каких типов заказов было больше;
  • кто принимал и выдавал изделия клиентам;
  • сумму каждого заказа и общую сумму выручки.

А в отчете о прибыли сможете проанализировать еще и себестоимость с учетом расходов на запчасти, материалы и зарплату сотрудникам. 

Если вы хотите узнать, какие работы были выполнены за период и на какую сумму – сформируйте "Отчет по работам". С его помощью вы сможете определить, какие услуги пользовались наибольшим спросом и подкорректировать прайс. 

В "Отчете по исполнителям" вы увидите аналогичную информацию с разбивкой по сотрудникам. Она поможет определить, кто из них был продуктивнее и принес компании больше денег. 

Таким образом, вы сможете быстро получить всю информацию, необходимую для управленческого учета. Программа РемОнлайн автоматически сохраняет, систематизирует ее, а затем выводит на ее основании отчеты и статистику. Используйте ее,  чтобы оптимизировать рабочий процесс и автоматизировать управление заказами!

Показать полностью »