Антон
Как выбрать таск менеджер для бизнеса
Полезные советы и примеры использования
Правильная организация работы команды — ключ к эффективности и устойчивому росту в современном бизнесе. Один из главных инструментов в этом — таск-менеджер, то есть система управления задачами, позволяющая удобно делегировать работу и контролировать ее своевременное выполнение.
В небольших компаниях коммуникация и организация задач часто происходит в мессенджерах, Excel-таблицах или вообще в бумажных блокнотах. Это неудобно и может приводить к хаосу в процессах, поэтому независимо от масштаба компании таск менеджер это must have.
Что такое таск-менеджер и почему он нужен вашему предприятию? Как выбрать оптимальное решение из множества предложений на рынке и ускорить бизнес-процессы? Давайте разбираться!
Что такое таск менеджер
Таск-менеджер — это программа управления задачами, в которой можно распределять работу между сотрудниками, визуализировать текущие задачи, отслеживать прогресс и сроки выполнения. В любом бизнесе такая программа может стать одним из ключевых способов организации рабочих процессов.
Работа с задачами в таск-менеджере RemOnline
Таск трекер для команды – это один из инструментов таск-менеджера. Он помогает контролировать статус выполнения задач и видеть, какие из них находятся в работе, какие готовы, задерживаются и т.д.
Разблокируйте эффективность вашего бизнеса
Настройте работу с задачами в RemOnline и получите результат уже через 7 дней
Какие возможности дает онлайн таск менеджер
Уменьшение нагрузки на руководителей
Используя таск менеджер онлайн, руководители могут тратить меньше времени на микроуправление, ведь система автоматически оповещает об изменениях статусов, обновлениях или задержках в выполнении задач. Это позволяет владельцам и менеджерам сосредотачиваться на стратегии, а не повторяющихся процессах.
Контроль сроков и приоритетов
Система управления задачами позволяет устанавливать сроки выполнения и приоритеты определенных работ, а также получать упоминания о любых изменениях. Это снижает риск задержек и позволяет команде работать более слаженно без «испорченного телефона» и потерянных данных.
Аналитика и отчетность
Хороший таск-менеджер для бизнеса имеет инструменты управленческого учета, анализирующие ключевые показатели бизнеса. К примеру, в RemOnline вы можете отслеживать время выполнения задач, загруженность команды, показатели заказов, количество продаж и т.д. Результат — взвешенные и эффективные управленческие решения на основе четких данных.
Дашборд руководителя в RemOnline
RemOnline дает нам ценные цифры. Можно контролировать работу всех мастеров в течение дня и их действия, отображаемые в отчетах. Это позволяет определить, стоит ли их работа того времени, за которое они берут деньги.
Экономия времени
Таск-менеджер позволяет планировать работу и следить за ее выполнением гораздо удобнее и быстрее, чем в Google-таблицах или просто мессенджерах. Специализированные инструменты, централизованное управление задачами и функции автоматизации помогают тратить гораздо меньше времени на менеджмент.
Повышение эффективности коммуникации
Используя таск менеджер, вы минимизируете количество совещаний, звонков и сообщений. Каждый сотрудник сможет видеть список актуальных задач, просматривать исполнителей и дедлайны, оставлять комментарии и т.д. Все для того, чтобы в случае проблем команда решала их быстро и без лишних обсуждений.
Типы таск-менеджеров
Чтобы выбрать наиболее удобное решение, следует определиться, какой метод управления задачами действительно отвечает вашим бизнес-процессам. Вот несколько самых популярных:
- Линейные списки задач (To-Do List) – это привычные и понятные перечни задач, которые можно отмечать как выполненные.
- Канбан-доски визуализируют процессы с помощью карточек задач, которые перемещаются между колонками (например, «Новый», «Выполняется», «Готово»).
- Таск менеджеры с диаграммой Гранта используют график, показывающий длительность, последовательность и другие параметры задач.
- Многофункциональные платформы сочетают в себе вышеупомянутые типы, адаптируя совокупность задач под любой формат отображения.
7 признаков того, что таск менеджер подходит вам
1. Удобство использования
Это легко проверить! Если к таск менеджеру трудно адаптироваться, а сотрудники неохотно пользуются им и задают слишком много вопросов, это не ваш вариант. Если команда буквально «влетает» в программу и быстро разбирается с ее функциями, это то, что нужно.
2. Учет рабочего времени
Элементарный таймер поможет вам контролировать затраты времени и загруженность работников. Более того, таск-менеджер с учетом времени поможет определить его затраты на определенные задачи, а также пригодится компаниям с почасовой системой оплаты труда.
3. Уведомления сотрудников
Хороший таск менеджер должен обеспечивать автоматическое оповещение работников о назначении исполнителем, снятии задания или изменениях в нем. Например, в RemOnline вы можете выбрать для этого самый удобный канал (push-уведомления в приложении, Email, рассылка СМС) и держать команду в курсе событий, чтобы сотрудники реже забывали о важном.
4. Привязка задач к рабочим процессам
Выбирайте таск менеджер онлайн, в котором можно создавать задачи непосредственно из заказов, обращений и клиентов, сохраняя связь между двумя объектами Эта возможность поможет вам быстрее упорядочивать задачи, искать подходящую информацию и выстраивать процессы.
Интеграция задач с заказами в RemOnline
5. Наличие мобильного приложения
Современный бизнес — это скорость, которую не всегда можно обеспечить с рабочего места с ноутбуком, поэтому обратите внимание на мобильные приложения. Например, мобильное приложение для бизнеса RemOnline позволяет создавать и редактировать задачи, назначать исполнителей и следить за их активностью.
Посмотрите, как работает RemOnline
Запишитесь на короткую онлайн-встречу, и мы покажем, как настроить систему под ваш бизнес.
6. Возможности командной работы
Таск-менеджер должен отвечать всем запросам работы в команде, поэтому выбирая его, обращайте внимание на следующие возможности:
- Настройка ролей и доступов
- Возможность комментирования и обсуждения
- Совместные календари и отчеты
Настройка доступов для команды в RemOnline
7. Техническая поддержка
Быстрая поддержка будет предотвращать простои в бизнес-процессах и поддержит желание команды работать с таск-менеджером. В RemOnline есть не только служба поддержки, но и База знаний с пошаговыми инструкциями. А когда у пользователей появляются жалобы или пожелания к программе, регулярные обновления быстро исправляют все.
Мы запустили RemOnline очень быстро, буквально за неделю. Благодаря тому, что у них большая поддержка и обучение, все удалось быстро и легко. Если честно, мы даже не заметили, как перешли.
Как внедрить онлайн таск менеджер
Чтобы легко запустить таск-менеджер в компании и получить ощутимый результат, нужно отнестись к его внедрению, как к последовательному чеклисту:
- Подготовка. Определите потребности команды и требования к инструменту, сформируйте список задач, которые необходимо автоматизировать, и разработайте правила использования системы.
- Обучение команды. Проведите обучающие встречи, поделитесь инструкциями с сотрудниками и ответьте на все вопросы, касающиеся таск-менеджера.
- Запуск. Начните внедрение с определенного отдела, соберите фидбек и внесите соответствующие коррективы, чтобы таск менеджер онлайн работал еще продуктивнее.
- Анализ и усовершенствование. Произведите оценку эффективности через 1-2 месяца, масштабируйте таск-менеджер на всю компанию и достигайте стабильного использования программы.
Надеемся, что наши советы помогут вам выбрать и запустить таск менеджер. Выбирайте оптимальное решение, упрощайте управление бизнесом и зарабатывайте больше!
