Еженедельный отчет

Еженедельный отчет — это подведение итогов рабочей недели в письменной форме. Часто для руководителя и подчиненных этот документ становится головной болью, которая портит всем конец недели. Как составить его в несколько кликов, сохранив при этом пятничный настрой и свои нервы? Рассказываем далее.

Что такое еженедельный отчет?

Это документ, который позволяет понять следующее:

что команда успела сделать за прошедшую рабочую неделю;
над какими задачами идет работа, а за какие необходимо взяться с понедельника;
в каких процессах принимали участие сотрудники и насколько результативной была их деятельность;
какими темпами продвигается проект;
каким образом можно повысить эффективность работы команды;
какие цели достигнуты, а какие еще нужно поставить и начать над ними работать.

Все пункты списка характерны для еженедельных отчетов о проделанной работе и ‎журналов событий. Компании делают их для того, чтобы отслеживать свои финансы, рекламные кампании, вести учет заказов и склада. Таким образом отчет — это любая сводка данных, которая дает вам информацию о деятельности вашей компании за определенный период.

Для чего требуется отчет?

В первую очередь с помощью еженедельных отчетов руководитель может отслеживать актуальное положение дел своей компании во всех сферах работы. Это нужно для того, чтобы понять сильные и слабые стороны команды и организации бизнеса. Документ поможет исправить изъяны в работе сотрудников, повысить их продуктивность и очертить приоритетные направления развития проекта.

Ежедневный отчет, как и еженедельный, — это удобный инструмент самоконтроля для сотрудника, позволяющий отслеживать собственные успехи и ошибки. Оба документа дадут сотрудникам понимание того, где они недорабатывают, чему им еще стоит научиться и какие умения надо развить.

Какие существуют способы создания отчетов?

Еженедельный доклад можно создать двумя способами — вручную или с помощью программного обеспечения. В первом случае вам понадобится самостоятельно сформировать шаблоны еженедельных отчетов для сотрудников. Потом еще, правда, придется добиваться в конце каждой недели, чтобы они заполнили документы.

Второй вариант более удобный, быстрый и не требует большого участия с вашей стороны. Программа для ведения бизнеса RemOnline позволит раз и навсегда решить задачи автоматизированной отчетности. Эта CRM-система поможет сформировать комплексную картину не только о проделанной работе сотрудников, но и о деятельности организации в целом благодаря большому разнообразию инструментов.

Какие бывают типы отчетов?

Они отличаются по содержанию и назначению. В RemOnline доступны следующие:

Отчет Журнал событий отображает все действия, которые сотрудники компании произвели в аккаунте компании — от создания новых заказов до отправки сообщений клиентам.
Множество финансовых отчетов способствуют разумному контролю за деньгами компании. Они помогают отслеживать и анализировать прибыль, убытки, движение денежных средств, их наличие в кассах, а также рассчитывать и начислять сотрудникам зарплату. Подробнее о том, какие есть финансовые отчеты, вы можете узнать по ссылке.
Отчеты о заказах, ходе их выполнения и загруженности сотрудников позволят понять, какие услуги наиболее востребованы и какой объем работы выполнил персонал.
Отчеты по лидам покажут количество конверсий, эффективность работы сотрудников с заявками и обращениями и помогут внедрить более действенные методы привлечения клиентов.
Успешный учет склада возможен только благодаря отчетам. Контролируйте остатки товаров на складе, докупайте необходимый товар вовремя и ведите учет списаний.
Отчеты о рекламной кампании и обратной связи помогут сделать рекламу более результативной и понять предпочтения клиентов.

В RemOnline любой из вышеперечисленных документов составляется автоматически. Вам нужно лишь выбрать период, за который программа возьмет данные, поставить несколько галочек в чекбоксах, применить настройки и вуаля — документ готов! Вы также можете сохранить его на ваш компьютер в формате Excel-файла.

Как формируется отчет?

Содержание определяется целями руководителя, типом отчета и его структурой. Важнее всего понимать, зачем вам нужен документ и как вы будете использовать полученные данные. Тогда вам будет проще разработать подходящую структуру.

Структура еженедельного отчета зависит от того, какую информацию вы, как руководитель, хотите получить от сотрудника. Именно начальник должен предоставить подчиненным готовый шаблон, который будет соответствовать его требованиям и содержать все нужные поля. Если отчет будет исключительно ответственностью сотрудников, то их «креативы» впоследствии могут принести вам больше хлопот, нежели ясности.

Что входит в структуру отчета?

Не существует общепринятой нормы, но вот перечень разделов, которые используют чаще всего:

результаты работы за прошедшую неделю;
их анализ;
таблицы, графики и диаграммы, которые помогают визуализировать отчетность;
ресурсы, инструменты и материалы, потраченные на выполнение задач;
планы и цели на следующую неделю.

Опять же, эти разделы не являются догмой, и вам будет удобнее, если вы лично составите шаблоны еженедельных отчетов. Тем самым документы будут читабельными и информативными именно для вас и удовлетворят ожидания.

Вспомогательные инструменты значительно упростят и ускорят составление отчетов. Таким образом команда посвятит больше времени выполнению задач, а не заполнению бумаг. С RemOnline нескольких щелчков мышью будет достаточно, для того чтобы получить информативную сводку о разных сферах деятельности команды и комплексный анализ показателей компании.

В чем разница между информационным и аналитическим отчетом?

Разница заключается в том, зачем нужен аналитический отчет. Как бы тавтологично это не звучало, но его целью является предоставление анализа работы компании. Помимо текста в аналитическую сводку обязательно входят графики, диаграммы и другие инструменты визуализации данных. Наглядность анализа поможет проследить взаимосвязи показателей и процессов, сделать выводы для внедрения качественных изменений.

Как правильно сделать аналитический отчет?

Можно сделать анализ, основываясь на недельных показателях, но больше наглядности дадут данные за более длительные периоды. На отчетах за месяц или квартал будет проще проследить закономерности и подметить тенденции. Чтобы сделать аналитический отчет вручную, нужно иметь навыки работы со специальными программами и уметь обрабатывать большие массивы данных. RemOnline автоматически сформирует необходимые документы за считанные секунды. Вам остается лишь и сделать анализ и выводы.

Вместо вывода

Итак, еженедельный отчет несомненно пригодится руководителю при планировании деятельности и анализе прогресса компании. Разные виды отчетов созданы для того, чтобы дать более полную картину ваших достижений и наметить векторы развития. Автоматизируйте отчетность с помощью RemOnline. Это позволит вам мгновенно перейти к анализу и поиску лучших решений для вашего бизнеса, избегая скрупулезного заполнения таблиц и шаблонов.