Куда вы сливаете бюджет? Эффективное уменьшение затрат бизнеса

Иногда, чтобы зарабатывать больше, нужно не больше вкладывать, а меньше тратить. Это не об экономии, а о рациональном использовании ресурсов. В статье рассказываем о том, какие расходы стоит сокращать, чтобы оптимизировать бюджет.

Стратегия сокращения расходов

Нельзя просто взять и сократить расходы компании. Вернее можно, но если вам важно сохранить кадры и имеющиеся ресурсы, делать это нужно постепенно.

Оптимизация бюджета — это поэтапный процесс, который даст свои плоды в перспективе. Вот план, который наглядно его представляет:

Определите основные и второстепенные источники затрат и разделите их по статьям (маркетинг, аренда, зарплата и т.д.)
Вносите ВСЕ доходы и расходы компании в систему учета. Это должно стать регулярной практикой. Вы не сможете оптимизировать расходы если не будете видеть общей картины движения денежных средств.
Когда у вас будет достаточно данных для того, чтобы сделать выводы (расходы по статьям минимум за 3 месяца), проанализируйте динамику их изменения.
Пересмотрите основные статьи расходов и воспользуйтесь советами по их оптимизации из этого материала, продолжая вносить данные в программу учета.
Делайте сверку показателей каждый месяц, чтобы реагировать на любые изменения и отслеживать успешность оптимизации.

Почему важно отслеживать показатели в динамике?

Потому что расходы и доходы бизнеса зависят от многих факторов, от сезонности до принятых руководителем решений. Чтобы делать выводы, нужно иметь на руках все карты — цифры, которые покажут не только "сегодня", но и "вчера", и даже "три месяца назад". Это нужно, чтобы увидеть точки роста и с уверенностью посмотреть в "завтра".

Статьи доходов и расходов в РемОнлайн

Пользователи РемОнлайн могут внести в систему все статьи движения денежных средств, которые имеются на данный момент в компании, чтобы сегментировать кассовые платежи. На основании всех выполняемых в программе денежных операций формируется отчет ДДС, который показывает доходы и расходы компании за любой период с привязкой к статьям. Благодаря этому отчету можно не только сократить лишние траты, но и избежать кассового разрыва, который чаще всего становится причиной банкротства бизнеса.

cashflow-ua.webp (63 KB)

Как только цифры будут на руках, обратите внимание, сколько вы тратите на:

1. Маркетинг

Одна из ключевых статей расходов бизнеса, в которую часто вкладывают лишнее. Чтобы эти расходы сократить, важно обратить внимание на показатели и понять, что именно работает против вас. Возможно вы неправильно определили ЦА или выбрали не то место для рекламы.

Как оптимизировать:

Чтобы оптимизировать расходы маркетинга, вы должны понимать не только каналы, на которые тратите, но и то, что это конкретно дает вашему бизнесу. А значит, возьмите за привычку на постоянной основе отслеживать:

средний чек
количество продаж за конкретный период
возвращаемость клиентов
конверсию по отдельным рекламным каналам.

Это не просто цифры, которые надо держать на уровне. Анализируя показатели на постоянной основе вы сможете принять череду конкретных решений по оптимизации бюджета:

Вкладывать больше в те рекламные каналы, которые приносят вам больше прибыли. Например, контекстная реклама может приносить свои плоды, но какой смысл вкладывать в нее, если можно потратить эти деньги на листовки у метро, если те по факту приводят больше клиентов.
Сделать акцент не на привлечение новых клиентов, а на удержание постоянных. Часто руководители берут во внимание только то, сколько новых клиентов пришло с конкретного рекламного канала, но никак не отслеживают, сколько из них обратилось повторно. А это тот показатель, который может помочь вам оптимизировать бюджет, ведь удержание обходится значительно дешевле, чем привлечение.

Читайте больше о том, как работать с клиентской базой

2. Аренда

Пока аренда коммерческих помещений дорожает, вопрос оплаты становится перед руководителями ребром, а оплата — одной из главных статей расходов компании. Но и этот, казалось бы, нерешаемый вопрос, решить можно несколькими способами.

Как оптимизировать:

Коммуницировать с владельцем арендуемой площади. Даже если кажется, что этот пункт бессмысленный, хотя бы попробуйте вести переговоры и находить точки соприкасания в виде компромиссов. Практика показывает, что арендаторы могут идти на уступки — главное инициировать контакт.
Сократить объем арендуемой площади. Подумайте, нужно ли вам столько места для склада, например. Может быть стоит навести порядок и расположить товары более рациональным образом. Или же отправить некоторых сотрудников на удаленку, если особенности бизнеса позволяют.
На цену аренды прямым образов влияет местоположение. Понятно, что в центральных районах и в оживленных точках аренда стоит дороже, поэтому обязательно учитывайте проходимость арендуемой площади. Возможно помещение в спальном районе будет намного выгоднее для прачечной, а шиномонтаж лучше обустроить возле гаражных комплексов.

нельзя просто взять и сократить расходы

3. Зарплаты

Оптимизация этого пункта часто ассоциируется с увольнением. Но давайте не перегибать: сокращение штата работает в ситуациях с серьезными убытками, как метод экстренного реагирования. Для оптимизации зарплатного бюджета достаточно будет пересмотреть свой подход к найму и мотивации сотрудников.

Как оптимизировать:

Если есть возможность отдавать работу на аутсорс, делайте это. Намного дешевле для малого бизнеса обходится делегирование задач внештатным сотрудникам, чем их официальное трудоустройство. Бухгалтер, копирайтер, дизайнер, а в некоторых случаях даже менеджер отдела продаж успешно могут сотрудничать с вами на аутсорсе.
Настройте систему мотивации. Пусть зарплата сотрудников зависит от результата, а нет от проведенных на рабочем месте часов. Бонусы за продажу более дорогих товаров, процент от продаж или количества выполненных заказов — все это может послужить хорошим стимулом работать усерднее и лучше. Когда встает вопрос о найме дополнительных рук, не торопитесь писать объявление о поиске нового сотрудника и подумайте, достаточно ли мотивирован основной состав — это всегда может стать точкой развития мотивационной системы оплаты труда в вашей компании.

Читайте больше о бухгалтерии на аутсорсе

4. Оборудование

Вопрос с экономией на оборудовании очень тонкий. Сокращать расходы в этом направлении нужно либо очень осторожно, либо никак. Но при оптимизации затрат мы предлагаем не затрагивать оборудование, которое нужно вам для осуществления основной деятельности, а обратить внимание на техническое оснащение помещений.

Как оптимизировать:

Покупайте подержанную технику. Принтеры, ноутбуки, мониторы — "подержанный" уже давно не значит "плохой". Площадки с б/у техникой переполнены не из-за того, что она быстро приходит в негодность, а из-за желания людей обладать новыми моделями — воспользуйтесь этим во благо своего бюджета.
Выставляйте на продажу то, чем уже не пользуйтесь. Это для крупной компании очередной нерабочий принтер в кладовке ничего не дает. А для малого бизнеса лучшим способом вернуть хотя бы часть затрат на технику или мебель будет продажа.

5. Склад

Склад может стать причиной убытков в двух случаях: когда оборот товара низкий или они расположены в помещении нерационально. Но это исправимо.

Как оптимизировать:

Увеличивать оборачиваемость товаров. Это значит, что вам нужно найти источники дополнительных продаж (разместить товар на маркетплейсах, например). Важно, чтобы как можно меньше времени товар залеживался на складе.
Избавиться от неликвидных позиций. Проанализируйте продажи и сократите ассортиментную матрицу, вычеркнув из нее товары с самым долгим сроком реализации. Возможно они вообще не интересны вашим клиентам?
Наведите, наконец, порядок на своем складе. Неправильное организованное хранение товаров может негативно влиять на все бизнес-процессы и задерживать обработку заказов. В этом поможет адресное хранение товаров.
Как альтернативный вариант, который вовсе избавит вас от потребности выделять помещение под склад, попробуйте дропшиппинг — прямую поставку товара от поставщиков своим клиентам. Модель подходит не всем типам бизнеса, но отлично оправдывает себя на практике, когда товаров много и вопрос помещения стоит ребром.

Вы обязательно найдете и другие способы оптимизации бюджета, как только начнете отслеживать расходы на постоянной основе. Не бойтесь пробовать новые способы и модели — только так можно найти работающие именно для вашей компании решения.

И не забудьте подписаться на обновления блога Прокачай. Это решение тосно станет рабочим для вас, ведь мы освещаем только самые полезные темы:)