5 минут

Зачем нужна программа для управления бизнес-процессами? Ответы на популярные вопросы

Каждый предприниматель вкладывает в свой бизнес время, деньги и внимание. Но развитие компании невозможно без развития собственных навыков, на которое у вас может просто напросто не хватать ресурсов, если бизнес-процессы не автоматизированы. О каком росте может идти речь, если все время уходит на тушение пожаров и контроль сотрудников?!

Но выход есть. И лежит он в системной подходе и автоматизации бизнес-процессов компании. Читайте дальше, чтобы узнать больше.

Особенности bpm-системы

Business process management — это процесс анализа, построения и исполнения бизнес-процессов компании в способ, который будет способствовать быстрому осуществлению ее целей. Проще говоря, чтобы улучшить работу компании, вам надо разложить по полочком все бизнес-процессы и найти способы их улучшения как вместе, комплексно, так и каждого отдельно.

Но давайте разбираться по-порядку. Бизнес-процесс — это действие, которое ведет к достижению конечной цели компании. Например, если вы владеете интернет-магазином, цель вашей компании — продажа. Оформление заказа, комплектация, отправка — это бизнес-процессы, действия, которые к этой продаже ведут. Каждый основной бизнес-процесс включает в себя десятки задач, которые сотрудники должны выполнить для его реализации. 

Комплексная bpс-система включает в себя:  

  1. Описание бизнес-процессов компании — важная часть оптимизации бизнес-процессов, без которой вы не сможете смотреть на них целостно, можете запросто пропустить что-то важное, до конца не понимать, где каждый процесс начинается и заканчивается, какие данные отображает и где скрыты узкие места.
  2. Составление списка задач для сотрудников. Для оптимизации бизнес-процессов важно понимать, сколько сотрудников задействовано в их осуществлении, а также то, из каких именно задач состоит каждый процесс. 
  3. Делегирование и назначение задач сотрудникам. Только после того, как все процессы и задачи к ним будут описаны, вы сможете найти оптимальный способ их реализации. 
  4. Автоматизацию бизнес-процессов. Последний этап, который позволит сократить затраты ресурсов на реализацию целей компании.



На последний пункт списка советуем обратить особое внимание. Автоматизация бизнес-процессов с помощью специально предназначенной для этого программы позволяет избежать ситуации, когда задач, задействованных в них людей и затрачиваемого времени становится слишком много. Проще говоря, избежать хаоса.

Система управления бизнес-процессами — это ключ к развитию бизнеса

А если точнее, то программное обеспечение для оптимизации бизнес-процессов — это инструмент, который позволяет частично или полностью перевести операционные процессы компании в цифровой режим, обеспечивая их бесперебойное выполнение. 

Можно выделить как специализированные ПО, которые предназначены для управления отдельными процессами (обслуживание клиентов, склад, управление персоналом и финансами, логистика, продажи), так и комплексные системы, которые способны автоматизировать большинство бизнес-процессов компании.

Наличие последней для небольшой компании окупается быстрее, поскольку стоимость внедрения такой системы невелика по сравнению с преимуществами, которые она приносит: 

Больше времени. Вам не нужно тратить время на рутинные задачи. Программа самостоятельно производит расчеты, формирует отчеты, заполняет формы и документы в несколько кликов.

Больше эффективности. Программа снижает нагрузку на сотрудников и делает их более эффективными и удовлетворенными своей работой.

Меньше расходов. За счет меньшей потребности в ресурсах вы сможете сэкономить на штате сотрудников. 

Меньше ошибок. Забудьте о человеческом факторе, пропущенных задачах и просроченных заказах. Программа не допускает ошибок, в отличие от людей.

Программа для бизнес-процессов: как выбрать

Не все системы управления бизнес-процессами одинаково хороши. Каждый инструмент имеет свои преимущества и недостатки. Чтобы вам было проще определиться с выбором, мы составили список функций, которые помогут вам в автоматизации бизнеса.

Обработка заказов. Это основная цель как сервисного, так и торгового бизнеса. Поэтому возможность автоматизации таких процессов, как регистрация обращений и данных клиентов, назначения подрядчиков и задач для них, контроль сроков и уведомление клиентов о выполнении заказа, крайне важны для каждой компании. 

Складской учет. Склад товаров, запчастей или инструментов есть у каждой малой компании. Как и кражи или недостачи. Автоматизация таких складских процессов, как оприходование, списание и перемещение товаров, инвентаризации и контроль остатков — обязательные функции программы, которую вы выбираете для управления своим малым бизнесом. 

Расчет зарплаты. Менеджеры тратят много времени на расчет заработной платы сотрудников, особенно когда в компании действует процентная система мотивации. Автоматизация этого процесса позволит сократить время и исключить ошибки в расчетах.

Отчетность. Хорошая система управления бизнес-процессами дает возможность собирать, систематизировать и отображать данные в удобном формате, таком как отчеты и диаграммы. Это не только экономит время руководителя на обработку информации, но и позволяет видеть четкую картину бизнеса и быстро выявлять узкие места.

Это основные особенности, на которые стоит обратить внимание при выборе программы для планирования и исполнения процессов. Помните, что все программы разные, и некоторые из них лучше подходят для процессного управления одного типа бизнеса, а некоторые для другого. Например: для интернет-магазина и для автомастерской программы надо выбирать разные. А чтобы понять, какая подойдет именно вашему бизнесу, перед оплатой следует протестировать все возможности в течение тестового периода, если таков имеется. 

РемОнлайн — это система управления бизнес-процессами компаний малого и среднего размера, в которой есть все вышеупомянутые функции а также мобильные приложения для руководителей и сотрудников, аналитика, анализ ассортимента, гибкая настройка доступа для сотрудникам и другие возможности, которые вы можете протестировать бесплатно в течение 14-дневного тестового периода.



hvac-orders-ua@2x.jpg (73 KB)Управление заказами клиентов в РемОнлайн

Что еще вы должны знать, прежде чем выбрать bpm-программу?

При выборе программы обратите внимание на способ ее работы. Существует два типа программного обеспечения — облачное и коробочное.

Облачная программа хранит данные на сервере разработчика. Приобретая облачную версию, пользователь получает доступ к программе через браузер или мобильное приложение. Коробочная же программа является автономной. Вы должны купить и установить ее на свой собственный сервер, вручную заниматься актуализацией и обслуживанием.

Современные реалии требуют гибкости как от сотрудников, так и от руководителя бизнеса. Когда дело доходит до мобильности, очень ценны программы, позволяющие работать без привязки к рабочему месту и получать доступ к данным с любого устройства.

Для пользователей РемОнлайн, которые являются руководителями бизнеса, доступно бесплатное мобильное приложение, которое позволяет отслеживать ключевые показатели, быстро связываться с сотрудниками, контролировать состояние касс и отзывы клиентов.



orderry-boss-ua@2x.jpg (51 KB)
Мобильное приложение для руководителей РемОнлайн Директор



А мобильное приложение для сотрудников РемОнлайн позволяет им работать с заказами с помощью своего смартфона, что в свою очередь позволяет бесшовное течение бизнес-процессов независимо от местоположения сотрудников.



app-camera-ua.jpg (16 KB)Мобильное приложение для работы с заказами РемОнлайн

Как улучшить управление бизнес-процессами: выводы

От того, как слаженно и организованно протекают бизнес-процессы компании, зависит ее успех. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, нужно описать их, затем составить список задач для каждого процесса/сотрудника, выбрать наилучший способ их реализации. Автоматизация же бизнес-процессов позволит сэкономить время и деньги, затрачиваемые на их реализацию, быстрее развивать компанию и реализовывать ее бизнес-цели.

comments powered by Disqus