Учет товара в магазине: пошаговое руководство

Учет товаров “на коленке” — реалии малого бизнеса, где собственник в уме просчитывает закупки и пытается вести точные записи о продажах в тетради. При этом нет ни одного предпринимателя, который бы не хотел развивать бизнес и зарабатывать больше.

В этом и загвоздка: без учета развивать бизнес не получится.

Без учета вы не сможете масштабировать магазин

Это не запугивание, а лишь констатация факта. Отсутствие учета всегда ведет за собой ворох проблем по всем фронтам:

• Ошибки поставок и неэффективная работа с поставщиками. Без учета товаров вы можете не заметить, что продукции пришло меньше, чем вы заказали, переплачивать поставщику или работать в долг.
• Воровство имущества или денег. Постоянные недостачи, нехватка средств в кассах, пропажа товаров со склада или витрины — без учета товаров вы не заметите момент кражи и постоянно будете покрывать убытки из своего кармана.
• Пустые полки и низкий товарооборот. Без качественного учета вы не сможете контролировать остатки на складе. А некоторые товары будут залеживаться на полках месяцами из-за неправильно сформированного ассортимента — вы просто не будете знать, что на самом деле нужно вашим клиентам.

• Постоянная нехватка денег на счетах. Продажи есть, денег нет? Все потому, что вы не отслеживаете денежный поток и не планируете бюджет на закупку товаров. Это чревато кассовым разрывом.
  
  

Это не все неприятные последствия отсутствия учета, но и их достаточно, чтобы наконец задуматься о качественном автоматизированном учете товаров и внедрить систему контроля запасов. Давайте рассмотрим, что это, подробнее.

Для чего нужен учет товара

Что такое учет товара? Учет товаров — это отслеживание пути товара, которій начинается с приема от поставщика и заканчивается продажей клиенту. При этом на каждом этапе фиксируются все операции:

• поступление товара и размещение на складе
• перемещение товара
• продажа товара
• списание товара со склада

Для чего нужен учет товара? Учет товаров помогает понимать, что происходит с товаром в магазине, оптимизировать процессы и бюджет на закупки, сформировать привлекательный ассортимент и избежать воровства.

Как вести учет товара в физическом магазине вручную? Если ассортимент маленький, можно попробовать вести учет в таблице. Если номенклатур побольше и ваш магазин не ларек на обочине, а площадка с десятками товаров, забудьте о ручных процессах учета в таблицах и блокнотах.

Больше товаров — больше времени на учет, а значит, нужно применять систему, которая обеспечивает полную автоматизацию розничного бизнеса и упрощает учет, экономя время сотрудников и руководителя. А если еще и онлайн-кассу интегрировать с такой системой учета, у вас будет полный набор инвентаря розничного магазина.

Кто должен вести учет товаров? Ответственность за учет товаров в магазине должен нести продавец или специально назначенный для этого сотрудник (если магазин большой). Этот человек должен иметь знания в области бухгалтерского учета и управления складскими запасами, а также понимать политику и процессы магазина.

Какие схемы учета товаров известны?

1. Схема регулярной инвентаризации. Эта схема включает отслеживание уровня складских запасов в режиме реального времени, что позволяет руководителям магазинов иметь актуальную информацию о складских товарах в любое время. А значит, более точно информировать об этом клиентов. Такая схема работает только при наличии системы учета.
2. Система периодической инвентаризации. Эта система требует физического подсчета товаров в наличии через регулярные промежутки времени (обычно ежемесячно или ежеквартально). Затем результаты сравниваются с записями с предыдущих физических инвентаризаций запасов для выявления любых несоответствий, которые могут появиться между учетным и фактическим количеством товара на складе.
3. First In, First Out (FIFO): Эта схема предполагает, что товары, закупленные первыми, будут первыми проданы клиентам. Акцент делается на учет времени, когда они были приобретены, а не когда они были проданы или использованы в других целях.
4. Last In, Last Out (LIFO): Эта схема работает аналогично FIFO, но вместо этого предполагает, что непроданные запасы, которые были закуплены последними, будут проданы первыми. Поэтому при учете важно обращать внимание на то, когда они были приобретены в последний раз.
5. Метод средней стоимости. При использовании этого метода контроля запасов стоимость каждого товара определяется с учетом его средней цены в течение определенного промежутка времени. Это позволяет руководителям магазинов точно отслеживать затраты на закупку, даже если цены колеблются.
6. Метод средневзвешенной стоимости. Этот метод аналогичен методу средней стоимости, но при расчете затрат он учитывает количество приобретенных товаров вместе с их ценой. Этот метод позволяет руководителям магазина более точно отслеживать расходы на запасы, приобретаемые оптом.

Как можно вести учет товара

Давайте рассмотрим пошаговый план учета товаров в магазине. Чем четче вы сможете представить идеальную модель, тем легче ее будет воплотить в реальность.

1. Получение товара. На этом этапе проверьте наличие повреждений или несоответствий в количестве и качестве полученных товаров. Не забудьте задокументировать все результаты во избежание недопониманий с поставщиками.
2. Оприходование. Введите данные о каждом товаре в программное обеспечение для управления запасами. Чем больше подробной информации вы укажете, тем лучше (название, описание, полученное количество, стоимость единицы, общая стоимости за партию и т. д.).
3. Безопасное хранение товаров. Разместите товары в специально отведенных местах для хранения в соответствии с их типом и размером, чтобы при необходимости их можно было легко найти.
4. Отслеживание запасов. Регулярно контролируйте состояние запасов с помощью инвентаризации. Это поможет вам отслеживать, что доступно в данный момент, чтобы товары в магазине не заканчивались неожиданно в периоды высокого спроса. Также это поможет избежать краж.
5. Учет товарных операций.Обновляйте записи всякий раз, когда работаете с товарами на складе: принимаете, перемещаете, списываете или продаете. Чем точнее ведется учет товарных операций, тем актуальнее сведения об уровне складских запасов на руках у владельца бизнеса.
   
   

Для меня как для управляющего директора отчетность является главной функцией: я знаю, сколько используется запчастей и в течение какого времени. Благодаря RemOnline мне не надо вести постоянные пересчеты склада. Сейчас я делаю их раз в год, чтобы свериться, насколько правильно все работает.

Влад Кнапыш

Управляющий директор

BikeNow

Читать кейс ›

Как вести учет товаров в магазине с помощью системы учета

Мы покажем, как вести складской учет в RemOnline. Это система управления розничными запасами, которая автоматизирует учет на всех этапах: от расчетов с поставщиком до повторного обслуживания клиента.

1. Оприходуйте на склад имеющуюся продукцию. Это откроет доступ к продажам, контроля запасов и определять популярные у клиентов товары.

2. При оприходовании настройте цены и задайте минимальные остатки товара, чтобы не работать себе в убыток и вовремя пополнять запасы.

3. Сделайте продажу, а программа спишет товар со склада. При продаже занесите данные клиента в систему, чтобы в дальнейшем иметь возможность отслеживать поведение клиентов и оповещать об акциях и скидках в соответствии с их потребностями.

4. Примите оплату в кассу. В RemOnline вы сможете создать кассы как для наличных, так и безналичных расчетов и мгновенно принимать платежи через QR-коды или платежные ссылки как в стационарных точках продаж, так и с мобильного.

Для приема безналичных платежей просто подключите к вашему аккаунту одну из платежных систем RO Pay или LiqPay. Если ваш бизнес предоставляет услуги, то вы можете получать безналичные деньги по IBAN без фискализации.

Если продаете товары или выполняете работы, вам нужно будет предварительно включить фискализацию. Для автоматического фискального учета включите интеграцию с пРРО Checkbox или Вчасно.Каса, чтобы не тратиться на кассовое оборудование и его регулярное обслуживание.

5. Настройте процентные начисления от продаж для сотрудников, чтобы мотивировать их продавать больше товаров. А Анализ ассортимента покажет тенденции продаж и даст понять, какие товары нужны вашим клиентам.

6. Анализируйте продажи и ведите контроль товарооборота, отслеживайте движение денежных средств, сезонность, средний чек и другие показатели на графиках и отчетах об инвентаризации и принимайте управленческие решения, которые помогут масштабировать магазин.

С появлением RemOnline наша производительность выросла где-то на 30%. Мы стали больше понимать, кто наш клиент, лучше контролировать склад, и самое главное — мы перестали тратить деньги и нервы на рутину.

Сергей Геев

Совладелец

Автофизика

Читать кейс ›

Да, кроме фиксирования операций в программе вам ничего не нужно делать — расчеты и сведение показателей происходит автоматически. С эффективным управлением запасами развитие розничного магазина будет происходить планомерно и предсказуемо, чего вам и желаем! ;)