Учет товара в магазине: пошаговое руководство
Все, что вам нужно знать об учете товаров
Если вы не ведете учет, вы просто не знаете актуальное положение дел у себя в магазине. И даже если объем продаж радует, отсутствие учета может привести к постоянной нехватки средств на счетах и другим неприятным факторам. Оно вам надо? Если нет, читайте статью.
Учет товаров “на коленке” — реалии малого бизнеса, где собственник в уме просчитывает закупки, а продажи отмечает в тетради. При этом, нет ни одного предпринимателя, который бы не хотел развивать бизнес и зарабатывать больше.
В этом и загвоздка: без учета развивать бизнес не получится.
Без учета вы не сможете масштабировать магазин
Это не запугивание, а лишь констатация факта. Отсутствие учета всегда ведет за собой ворох проблем по всем фронтам:
- Ошибки поставок и неэффективная работа с поставщиками. Без учета товаров вы можете не заметить, что продукции пришло меньше, чем вы заказали, переплачивать поставщику или работать в долг.
- Воровство имущества или денег. Постоянные недостачи, нехватка средств в кассах, пропажа товаров со склада или витрины — без учета товаров вы не заметите момент кражи и постоянно будете покрывать убытки из своего кармана.
- Пустые полки и низкий товарооборот. Без качественного учета вы не сможете контролировать остатки на складе. А некоторые товары будут залеживаться на полках месяцами из-за неправильно сформированного ассортимента — вы просто не будете знать, что правда нужно вашим клиентам.
Без учета товаров вы не знаете, какие товары правда нужны вашим клиентам
- Постоянная нехватка денег на счетах. Продажи есть, денег нет? Все потому, что вы не отслеживаете денежный поток и не планируете бюджет на закупку товаров. Это чревато кассовым разрывом.
Читайте больше о том, как избежать кассового разрыва
Это не все неприятные последствия отсутствия учета, но и их достаточно, чтобы наконец задуматься о качественном автоматизированном учете товаров. Давайте рассмотрим, что это, подробнее.
Для чего нужен учет товара
Что такое учет товара? Учет товаров — это отслеживание пути товара от приема от поставщика до продажи клиенту и фиксирование операций на всех этапах:
- поступление товара и размещение на складе
- перемещение товара
- продажа товара
- списание товара со склада
Для чего нужен учет товара? Учет товаров помогает понимать, что происходит с товаром в магазине, оптимизировать процессы и бюджет на закупки, сформировать привлекательный ассортимент и избежать воровства.
Как вести учет товара в магазине вручную? Если ассортимент маленький, можно попробовать вести учет в таблице. Если номенклатур побольше и ваш магазин не ларек на обочине, а площадка с десятками товаров, забудьте о ручном учете в таблицах и блокнотах.
Больше товаров — больше времени на учет, а значит, нужно применять систему, которая обеспечивает полную автоматизацию магазина и упрощает учет, экономя время сотрудников и руководителя. А если еще и онлайн-кассу интегрировать с такой системой учета, у вас будет полный набор для качественной работы магазина.
Кто должен вести учет товаров? Ответственность за учет товаров в магазине должен нести продавец или специально назначенный для этого сотрудник (если магазин большой). Этот человек должен иметь знания в области бухгалтерского учета и управления складскими запасами, а также понимать политику и процессы магазина.
Какие схемы учета товаров известны?
- Схема регулярной инвентаризации. Эта схема включает в себя отслеживание уровня складских запасов в режиме реального времени, что позволяет руководителям магазинов иметь актуальную информацию о товарах в любое время. А значит, более точно информировать об этом клиентов. Такая схема работает только при наличии системы учета.
- Система периодической инвентаризации. Эта система требует физического подсчета товаров в наличии через регулярные промежутки времени (обычно ежемесячно или ежеквартально). Затем результаты сравниваются с записями с предыдущих инвентаризаций запасов для выявления любых несоответствий, которые могут появиться между учетным и фактический количеством товара на складе.
- First In, First Out (FIFO): Эта схема предполагает, что товары, закупленные первыми, будут первыми проданы клиентам. Акцент делается на учет времени, когда они были приобретены, а не когда они были проданы или использованы в других целях.
- Last In, Last Out (LIFO): Эта схема работает аналогично FIFO, но вместо этого предполагает, что товары, закупленные последними, будут проданы первыми. Поэтому при учете важно обращать внимание на то, когда они были приобретены в последний раз.
- Метод средней стоимости. При использовании этого метода стоимость каждого товара определяется с учетом его средней цены в течение определенного промежутка времени. Это позволяет руководителям магазинов точно отслеживать затраты на закупку, даже если цены колеблются.
- Метод средневзвешенной стоимости. Этот метод аналогичен методу средней стоимости, но при расчете затрат он учитывает количество приобретенных товаров вместе с их ценой. Этот метод позволяет руководителям магазина более точно отслеживать затраты на товары, приобретаемые оптом.
Как можно вести учет товара
Давайте рассмотрим пошаговый план учета товаров в магазине. Чем четче вы сможете представить идеальную модель, тем легче ее будет воплотить в реальность.
- Получение товара. На этом этапе проверьте наличие повреждений или несоответствий в количестве и качестве полученных товаров. Не забудьте задокументировать все результаты во избежание недопониманий с поставщиками.
- Оприходование. Введите данные о каждом товаре в систему учета. Чем больше подробной информации вы укажите, тем лучше (название, описание, полученное количество, стоимость единицы, общая стоимости за партию и т. д.)
- Безопасное хранение товаров. Разместите товары в специально отведенных местах для хранения в соответствии с их типом и размером, чтобы их можно было легко найти при необходимости.
- Отслеживание запасов. Регулярно контролируйте состояние запасов с помощью инвентаризации. Это поможет вам отслеживать, что доступно в данный момент, чтобы товары в магазине не заканчивались неожиданно в периоды высокого спроса. Также это поможет избежать краж.
- Учет товарных операций.Обновляйте записи всякий раз, когда работаете с товарами на складе: принимаете, перемещаете, списываете или продаете. Чем точнее ведется учет товарных операций, тем актуальнее сведения об уровне складских запасов на руках у владельца магазина.
Как вести учет товаров в магазине с помощью системы учета
Мы покажем, как ввести учет товаров в RemOnline. Это программа, которая автоматизирует учет на всех этапах от расчетов с поставщиком до повторного обслуживания клиента.
1. Оприходуйте на склад имеющуюся продукцию. Это откроет доступ к продажам, позволит контролировать остатки и определять популярные у клиентов товары.
2. При оприходовании настройте цены и задайте минимальные остатки товара, чтобы не работать себе в убыток и вовремя пополнять запасы.
3. Сделайте продажу, а программа спишет товар со склада. При продаже занесите данные клиента в систему, чтобы расширять клиентскую базу и оповещать клиентов об акциях и скидках.
4. Примите оплату в кассу. Программа поддерживает как наличные, так и безналичные расчеты, кассовое оборудование.
5. Настройте процентные начисления от продаж для сотрудников, чтобы мотивировать их продавать больше товаров. А Анализ ассортимента покажет, какие товары нужны вашим клиентам.
6. Анализируйте продажи и ведите контроль товарооборота, отслеживайте движение денежных средств, сезонность, средний чек и другие показатели на отчетах и графиках и принимайте управленческие решения, которые помогут масштабировать магазин.
Да, кроме фиксирования операций в программе вам ничего не нужно делать — расчеты и сведение показателей происходит автоматически. С качественным учетом товара развитие магазина будет происходить планомерно и предсказуемо, чего вам и желаем! ;)