Рус

Шаблоны документов в CRM-системе

Быстрая обработка заказов, минимум ошибок,

соблюдение законов

Зачем создавать шаблоны документов в РемОнлайн


Экономьте время

Формируйте и печатайте договоры, чеки, счета, квитанции, акты в несколько кликов

Избегайте ошибок

Сведите к минимуму количество опечаток в именах, датах и цифрах

Соблюдайте юридические нормы 

Используйте шаблоны документов, которые утверждены юристом и соответствуют нормам

Сохраняйте единый корпоративный стиль

Оформляйте документы в едином стиле: размещайте логотип, реквизиты и другую важную информацию

Что вам дают шаблоны документов в РемОнлайн?

Обслуживайте клиентов быстрее

Формируйте фискальные и товарные чеки, приемные квитанции, гарантийные талоны, счета и договоры в считанные секунды. Не заставляйте клиентов ждать подолгу, обрабатывайте больше заказов на покупку или ремонт и разгрузите менеджеров одновременно. Готовые шаблоны документов значительно ускоряют процесс обработки заказов.

Снижайте влияние человеческого фактора

Автоматизируйте работу с документацией с помощью РемОнлайн. Используйте редактор шаблонов документов, чтобы создавать стандартные образцы и подставлять переменные для их автозаполнения. Тогда имена, суммы, даты и другие изменяемые данные будут подтягиваться из CRM-системы во все будущие заказы, продажи и счета.

Защищайте интересы компании

Оформите шаблоны документов с учетом требований закона. Внесите в них все рекомендованные юристом формулировки, чтобы защититься от мошенничества и возможных претензий клиентов.

Ведите учет отправленных по почте и распечатанных документов

В РемОнлайн можно прикрепить к заказу PDF-версию распечатанного для клиента документа или отследить его отправку по e-mail в Ленте событий. Кроме того, в настройках можно установить индивидуальную нумерацию и обозначения документов для каждого филиала. Все выставленные счета сохранятся на отдельной странице. Если вы работаете с 1С, рекомендуем настроить интеграцию, чтобы выставлять в ней счета на основании заказов, созданных в РемОнлайн.

Оформляйте документы в едином стиле

Создавайте фирменные бланки, прикрепляйте логотип, стандартизируйте шрифты, расположение элементов, количество и названия полей. Это уменьшит вероятность совершения ошибки и повысит уровень доверия к компании у клиентов.

Разграничивайте шаблоны документов под разные формы собственности

В РемОнлайн можно создавать пользовательские шаблоны документов под разные виды деятельности, формы собственности, системы налогообложения и ставки НДС. Если у вас крупный бизнес – создавайте индивидуальные образцы для каждого филиала.

Автоматизируйте рутинные задачи с помощью РемОнлайн

devices-new-1.png (75 KB)

Создание шаблонов документов позволит вам: 

  1. Освободить время для новых заявок и других задач.
  2. Повысить качество обслуживания клиентов. 
  3. Сохранять историю выставленных счетов.
  4. Отслеживать документы по заказам.
  5. Упростить учет и документооборот.

Для этого вам не придется долго разбираться в CRM-системе, привлекать программистов или устанавливать сложное дорогостоящее ПО. Просто зарегистрируйтесь в РемОнлайн и создайте шаблоны часто используемых документов. Все остальное программа сделает за вас. 

Если у вас появятся вопросы – задайте их сотрудникам службы поддержки. Они с радостью консультируют пользователей по программному продукту.

Чем полезны готовые шаблоны документов в CRM-системе?

Предоставление услуг, выполнение ремонтных работ, аренда, купля-продажа товаров давно уже не обходятся без договоров с клиентами, партнерами и поставщиками. А разработка и утверждение юристом текстов для договоров – это сложный и длительный процесс. 

Поэтому менеджеры часто редактируют подписанные ранее договоры. Это ускоряет процесс оформления новых заявок и повышает вероятность ошибок одновременно. При большом объеме документации становится трудно учитывать мелкие детали: 

  • номера заказов; 
  • суммы предоплат; 
  • полные суммы к оплате; 
  • даты заключения; 
  • даты выдачи; 
  • типы и модели изделий; 
  • виды услуг;
  • имена клиентов; 
  • формы оплат.

Добавьте сюда цепочку сопутствующих документов в виде накладных, квитанций, счетов, чеков, гарантийных талонов, этикеток, ценников и вы получите: 

  1. Массу механических ошибок.
  2. Трудности с учетом документов.
  3. Десятки часов времени на "бумажную" работу.

Не смотря на использование полуготовых текстов, работы с оформлением документации по-прежнему остается много. Чтобы освободить время без ущерба качеству готовых образцов, нужно автоматизировать процесс. В этом вам помогут пользовательские шаблоны документов, созданные в CRM-системе.

Какие шаблоны документов можно создавать в РемОнлайн?

При регистрации в РемОнлайн вы получаете базовые заготовки, которые можно удалять и настраивать под свой бизнес в редакторе шаблонов документов. Среди них: 

  • акты выполненных работ; 
  • приемные квитанции; 
  • гарантийные талоны; 
  • товарные и фискальные чеки; 
  • маршрутные листы; 
  • этикетки и ценники.

Предустановленные образцы предназначены для быстрого начала работы в программе. Если вам их недостаточно – создайте пользовательские шаблоны документов с учетом своих бизнес-потребностей. 

Обратите внимание на то, что все документы в CRM-системе разделены на 5 категорий, которые определяют из каких разделов вы будете их распечатывать. При создании нового шаблона нужно будет выбрать одну из этих категорий. Такое разделение помогает упорядочить документооборот.

Как активировать функцию автозаполнения?

В правой части страницы "Настройки > Шаблоны документов" вы увидите переменные, которые разделены на 8 категорий. С их помощью можно задать довольно гибкие настройки. 

Выберите и вставьте нужные переменные в пользовательские шаблоны документов. Тогда в будущем CRM-система будет автоматически подтягивать все изменяемые данные: цифры, имена, даты и другие детали по заказам. 

Вашим сотрудникам больше не придется вводить их вручную, они смогут формировать все нужные документы в один клик. Менять настройки нужно только при изменении контактной информации, реквизитов и другой ключевой информации о компании.

Как вести учет распечатанных и отправленных по почте документов?

Вы можете отправлять по e-mail или печатать документы прямо из CRM-системы. Во время печати можно также сохранять и прикреплять к заказам их PDF-версии. Кроме того, отправление документа по почте будет отображаться в Ленте событий по заказу. 

Все выставленные счета сохранятся на отдельной странице – вы сможете просмотреть выписку и распечатать нужный образец в любой момент. Благодаря индивидуальной нумерации заказов и документов для каждого филиала, вы сможете вести их четкий учет в CRM-системе.

Показать полностью »