Автоматизация складского учета. Зачем и как?

Мы уже писали о том, как вести складской учет и почему он важен. Если вы не видели предыдущую статью, то ее можно почитать по этой ссылке. А если читали, вам будет проще разобраться в сегодняшней теме. Потому что пришло время поговорить о том, как автоматизировать складские процессы с помощью CRM-системы. Это принесет вашему бизнесу огромную пользу! С нее и начнем.

Для чего нужна автоматизация учета склада

Даже при правильной организации складского учета со временем вы можете столкнуться с рядом трудностей. Просто потому, что увеличился ваш ассортимент, открылись новые филиалы или вы наняли дополнительных сотрудников. Из-за этого появляется больше ошибок, расхождений и путаницы. Становится сложно контролировать процессы и приходится тратить много времени на то, чтобы отслеживать движение товаров, планировать закупки, проверять отчеты и понимать, что же происходит на складе.

Маленьким однотипным ассортиментом еще можно как-то управлять вручную, но с большим складом этот фокус не пройдет. Одна только приемка товаров с заполнением накладных займет полдня и "наплодит" кучу пересортиц, с которыми вам потом нужно будет разбираться. И как тут найти время для развития бизнеса и других дел? Исправить ситуацию поможет автоматизация учета товаров на складе. Автоматизация позволит вам:

1. Вести детализированный учет запасов, быстро находить нужные позиции и контролировать их остатки в режиме реального времени.
2. Отслеживать движение не просто по принципу "прибыл / выбыл", а видеть всю историю и связанные документы от момента приемки до продажи.
3. Назначать роли и права доступа сотрудников, чтобы они работали только с той информацией, которая им нужна и не могли удалить ничего лишнего. Кроме того, вы сможете видеть, кто и когда создал и провел тот или иной документ. Это снизит вероятность мошенничества и увеличит прозрачность складских операций.
4. Печатать этикетки со штрих-кодом сразу при оприходовании товаров.
5. Вести справочник поставщиков, чтобы информация о них подтягивалась в документы.
6. Проводить инвентаризацию с помощью сканера штрих-кодов или другим удобным способом, который ускорит процесс пересчета.
7. Генерировать складские ведомости и акты, в которых можно сразу заполнить все нужные поля и распечатать их для службы доставки или архива. Так вы сэкономите время и уменьшите количество ошибок.
8. Без проблем создавать и проводить возвраты товаров поставщику. Для этого не нужно будет долго искать реквизиты, закупочные цены и номера партий – вся информация хранится в CRM-системе и всегда под рукой.
9. Использовать адресное хранение и серийный учет, чтобы точно знать, где находится тот или иной товар, отслеживать движение конкретных позиций и быстро обрабатывать заказы.
10. Генерировать отчеты для планирования закупок и анализа товарооборота. 
11. Вести учет товаров одновременно по нескольким мастерским или магазинам.
12. Управлять работой склада удаленно с разных устройств (планшета, ПК, ноутбука или смартфона).

Автоматизация складского учета позволяет добиться полного порядка на складе с помощью минимального количества времени и сил. То что раньше занимало несколько часов, можно будет сделать за пару минут в специальной программе. При этом все сотрудники будут работать в одном информационном поле и у вас всегда будет доступ к необходимым данным. Осталось найти подходящее ПО. Об этом расскажем далее.

Как выбрать программу для учета склада

Первым делом определите задачи, которые должна решать CRM-система. Распишите свои процессы, найдите в них слабые места и подумайте, что бы вам хотелось улучшить. Затем составьте список технических и функциональных требований, а также сотрудников, которым понадобится доступ. Просто есть облачное и коробочное ПО и нужно понимать, где будут храниться данные: на внутренних или на внешних серверах. В случае облачных CRM, например, не придется покупать дополнительное дорогое оборудование и нанимать программистов, потому что обновлениями и исправлениями багов будет заниматься команда хостера, а не вы. А от количества пользователей часто зависит тарифный план.

Затем можете записать ваши пожелания в таблицу, чтобы потом сравнивать разные сервисы между собой. Понятно, что выбор конкретной программы зависит от специфики вашего бизнеса и поставленных вами задач. Но вот общий список критериев, на которые можно опираться:

Простота и удобство интерфейса – интуитивно понятное меню, гибкие настройки, скорость загрузки и т.д. Ваши сотрудники не должны месяц осваивать новое ПО, нужно упрощать их работу.

Функциональность – среди опций, которые вам понадобятся,  можно выделить:

• импорт и экспорт остатков;
• оприходования, списания и перемещения;
• удобную систему фильтров для поиска товаров, документов, контрагентов и платежей;
• печать ценников и этикеток;
• планирование закупок;
• серийный учет и адресное хранение;
• базу клиентов и поставщиков;
• разграничение прав доступа для сотрудников;
• возможность создавать и редактировать шаблоны документов;
• проведение полной и частичной инвентаризации;
• добавление описаний и фотографий товаров;
• оформление возвратов;
• менеджер задач для контроля работы подчиненных.

Стоит понимать, что с помощью CRM-системы можно автоматизировать не только складской учет, но и другие процессы вашей компании. Поэтому обратите внимание на то, как в ней реализована работа с платежами, продажами, заказами, звонками, рассылками, расчетом зарплаты и другими важными модулями. Если ищете универсальный вариант, то обратите внимание на RemOnline.

Аналитика – убедитесь, что выбранная программа позволяет строить все необходимые вам отчеты (по складу, заказам, финансам и  т.д.). Их должно быть достаточно для оценки положения дел и принятия управленческих решений.

Интеграция со сторонними сервисами – телефониями, sms-шлюзами, 1С, поисковиками запчастей и другими системами и приложениями, который расширят возможности вашего бизнеса.

Мобильная версия – с ней удобно просматривать показатели и работать в удаленном режиме.

Масштабируемость – выбирайте систему, с которой ваша компания сможет развиваться. Например, уменьшать и увеличивать количество сотрудников и опций, когда это нужно.

Регулярность обновлений – хорошо, если разработчики постоянно совершенствуют свой продукт, учитывают предложения пользователей и оперативно исправляют баги.

Служба поддержки – чем качественнее и быстрее она отвечает, тем лучше.

Кроме того, почитайте отзывы и воспользуйтесь бесплатным пробным периодом, чтобы понять, насколько удобно вам будет работать с выбранным сервисом. В RemOnline, например, для этого дается 14 дней.

Автоматизация бизнес-процессов и правильная организация складского учета материалов, запчастей и товаров поможет вам сэкономить время, снизить нагрузку и избежать финансовых потерь. Уверены, вы найдете лучшее применение высвобожденным ресурсам:)