Рита
Зачем необходимо описание бизнес-процессов
Бизнес — это сложная система элементов, которые должны работать слаженно. Если из строя выходит хоть одна часть механизма, вся компания может пойти ко дну. Особенно микро- и малый бизнес, чье положение на рынке не так устойчиво. Чтобы держать бизнес-процессы под контролем, их нужно правильно описать. Об этом и статья.
Что такое бизнес-процессы
У БП много характеристик: они могут повторяться на постоянной основе или быть уникальными (разработка сайта, например), выполняться сотрудниками компании или на аутсорсе, быть затяжными или краткосрочными. Помимо этого, бизнес-процессы можно классифицировать по видам.
Виды бизнес-процессов
Основные — производство товаров/услуг, которые являются основным направлением деятельности компании.
Например, вы занимаетесь шиномонтажем. Основные бизнес-процессы — это диагностика, замена амортизаторов или продажа шин.
Вспомогательные — процессы, обеспечивающие компанию нужными для производства ресурсами.
Например, коммуникация с поставщиками.
Обеспечивающие — административные процессы, регулирующие внутренний порядок работы компании.
Например, бухгалтерский и кадровый учет.
Управленческие — процессы, определяющие цели компании и направление остальных действий.
Например, стратегическое планирование.
Если изображать бизнес процесс графически, то лучше сделать это в виде отрезка, имеющего начало и конец.
Но не все бизнес-процессы оказываются такими на деле. Без описания каждого этапа действия не будут регламентированы, а значит порядок их выполнения и результат тоже будет отличаться. Из ровного отрезка с началом и концом, бизнес-процесс превращается в хаотичную прерывистую кривую со срывами сроков, нервами сотрудников и разочарованиям клиентов.
Описание бизнес-процессов. Пошаговый план
А это все потому, что понимать бизнес-процессы недостаточно (хотя тоже нужно). Подробное, скрупулезное их описание поможет вам не только понять, что же происходит в компании, но и иметь возможность на это повлиять:
- обеспечить стабильное качество выполнения задач
- стандартизировать работу сотрудников
- автоматизировать бизнес-процессы или их части
- снизить зависимость качества от определенных сотрудников
- иметь возможность анализировать и улучшать работу
Описывая бизнес-процессы, задавайте себе вопрос: "Что нужно сделать?". Ответ на него запишите в виде пошаговой инструкции.
Давайте опишем основные БП ателье. Например, пошив одежды — это несколько тесно-связанных между собой бизнес-процессов.
| Бизнес-процесс | Начало | Ответсвенный | Действие 1 | Действие 2 | Результат |
| Принятие заказа | Клиент приходит в ателье | Швея/менеджер/приемщик | Эскиз, снятие мерок | Определение материалов, сроков и стоимости | Передача информации конструктору |
| Разработка лекала | Поступление информации от приемщика | Конструктор | Обработка данных заказа | Построение лекала с учетом полученных данных | Разработанное лекало |
| Раскрой и подгонка выкроек | Поступление готового лекала | Закройщик | Раскрой ткани | Подгонка выкроек | Раскроенная выкройка |
| Пошив изделия | Поступление раскроенных деталей изделия | Швея | Пошив изделия | _______ | Готовое изделие |
Часто описанием бизнес-процессов занимается руководитель, но лучше это делать вместе с сотрудниками, ведь у руководителей бизнеса могут возникнуть идеалистические представления о том, как должны выглядеть БП. Тогда их описание превращается в описание "бизнес-процессов мечты", где обмен информацией происходит молниеносно, а сотрудники бесперебойно выполняют задачи, подобно роботам. Это конечно прекрасно, но давайте оставим мечты и вернемся к реальному положению дел — трезвый взгляд на бизнес ценнее. Чтобы вы могли точно описать бизнес-процессы точно и реалистично, воспользуйтесь коротким планом:
3. Обсудите с ними планируемый результат
Какой эффект вы ожидаете увидеть на выходе?
4. Определите последовательность действий
Определите последовательность действий, которая к этим результатам приведет.
Совет Прокачай: не углубляйтесь в детали слишком сильно. Мелочность в этом вопросе может привести к бюрократизации компании и лишней суматохе.
Именно описание бизнес-процессов позволит увидеть все прорехи в организации рабочего процесса. Многие предприниматели ничего не делают с этим знанием, считая что проблемы есть в каждом бизнесе. А другие борются за качество и оптимизируют БП постоянно. Если вы из второй группы, читайте дальше.
Автоматизация бизнес-процессов
Решить эти проблемы поможет автоматизация — делегирование рутинных задач специально предназначенным для этого технологиям. Автоматизация обеспечивает:
- снижение затрат
- повышение качества
- экономию времени
- Простота использования и интуитивно-понятный интерфейс, чтобы сотрудники могли быстро приспособиться к программе.
- Облачная система хранения информации для удобного доступа к данным.
- Легко настраивается под бизнес-цели компании.
Проблема описания бизнес-процессов состоит в том, что представители микро- и малого бизнеса думают, будто это имеет ценность только для больших компаний и корпораций со сложными запутанными схемами работы. Но это не так. Описание БП крайне важный момент именно для мелких предприятий, потому как только это поможет со старта определить направление развития и организует работу команды.
Описывайте и улучшайте бизнес-процессы вашей компании, друзья. Такие, казалось бы, незначительные действия могут поменять восприятие и открыть глаза на многие вещи. А еще подписывайтесь на обновления блога — это тоже полезно!
