Как составить и потом использовать шаблон коммерческого предложения для малого бизнеса

Содержание

Что такое коммерчекое предложение?
Как составить коммечерское предложение онлайн?
Зачем нужны шаблоны коммерческих предложений?
Как сделать коммерческое предложение в RemOnline?

Что такое коммерческое предложение?

Коммерческое предложение / смета / предварительный расчет — это документ, который описывает планируемые затраты на проект. Некоторые компании создают такие документы для клиентов, чтобы обе стороны четко разбирались в нюансах проекта перед его началом. 

Например, сервис установки кондиционеров после оценочного визита мастера может выставить клиенту коммерческое предложение, которое будет содержать в себе расчет стоимости используемых материалов, установки и техники. Благодаря этому клиент будет знать, за что именно будет обязан заплатить, а если заинтересовался, сможет уладить вопросы с ценой прежде чем начнуться работы. 

Коммерческие предложения используют в практике автосервисы, полиграфии, ремонтники, клининги и другие виды бизнеса услуг и производства товаров. 

Более того, ваше коммерческое предложение позволяет: 

• Избежать непонимания между клиентом и компанией. Это документ, который охраняет две стороны: клиентов от недобросовестных исполнителей, а компанию — от обвинений клиента, которые могут предъявляться постфактум касаемо цены, условий и других деталей работы.
• Планировать денежный поток. Для успешного финансового управления и избежания финансовых разрывов, вы должны знать, какие суммы и когда поступят на счета, а коммерческое предложение должно в этом помочь.

Важно понимать, что составление коммерческого предложения — дело не простое и уж точно не быстрое. Чтобы рассчитать точные затраты материалов и их стоимость на каждый проект, нужно постараться. Хорошо, что в веке высоких технологий вместо вас стараться может специально предназначенная для этого система. 

Как составить коммерческое предложение онлайн?

Время — деньги. Вы теряете их каждый раз, когда часами составляете коммерческие предложения вручную или нанимаете для этой работы дополнительных сотрудников. Более того, составление коммерческого предложения “на коленке” чревато отказом клиента из-за: 

• отсутствия точных целей
• несоответствие документа целям и ожиданиям клиента
• некачественной подачи предложения

Именно по этой причине все больше и больше руководителей переходит на использование специальных программных обеспечений, которые позволяют в несколько кликов добавлять услуги, товары и материалы для составления коммерческого предложения и быстрого расчета его конечной стоимости с помощью готовых шаблонов.

Зачем нужны шаблоны коммерческих предложений?

Есть как минимум две причины, почему малому бизнесу важно использовать готовые шаблоны для своего коммерческого предложения. Во-первых, вам не нужно каждый раз создавать документ с нуля. Во-вторых, настроив шаблон один раз, вы будете уверены в наличии критически важных составляющих любого коммерческого предложения:

Описание проблемы. Этот пункт будет занимать мало места, но много значения для вашего клиента. Вникните в суть проблемы и обозначьте основные направления ее решения, чтобы показать индивидуальный подход и профессионализм.

Например, клиент автосервиса в этом пункте может прочесть результаты диагностики автомобиля.

Сроки. Определите, каков срок будет выбран для решения описанной вами проблемы. Здесь главное здраво оценить возможности и имеющиеся ресурсы. Точную дату назвать не обязательно, а вот список задач со сроками вселит в клиента дополнительную уверенность.

Например, не “до 21 июня”, а “рихтовка — до 1,5 недель, замена аккумулятора — до 3-х дней”. 

Ресурсы для решения проблемы. В этом пункте важно раскрыть, какие запчасти, материалы, расходники и товары входят в ваши услуги, сколько клиент должен будет заплатить за определенные виды работ, время сотрудников и т.д. Чем более подробно вы опишите этот пункт, тем больше доверия от клиента получите. 

Например, не “запчасти и расходники”, а “подшипники — 3 шт, масло моторное — 1л”.

Бюджет. Эта часть коммерческого предложения определяет размер и условия оплаты. Чтобы повысить шанс на удачную сделку, подготовьте несколько пакетов бюджетирования, чтобы клиент мог выбрать подходящий для своего ценового сегмента вариант.

При печати бланка коммерческого предложения из готового шаблона вам не нужно каждый раз проверять, все ли данные на месте. Вы сможете быстро оценить, как будет выглядеть будущий документ, а также внести изменения в случае возникновения такой потребности. 

Это важная возможность для малого бизнеса, который развивается. При возрастающем потоке клиентов сложно вести учет и составлять документы правильно, что влияет на качество и сроки реализации работ. Автоматизация этого направления деятельности компании хорошо отразится на ее результатах. Тем более в некоторых системах сделать это можно в несколько кликов.

Как сделать коммерческое предложение в RemOnline?

Рассмотрим, как составить коммерческое предложение / смету / предварительный расчет на примере облачной системы учета RemOnline, которая позволяет быстро создавать и генерировать документы для клиентов. Вам не нужно скачивать и устанавливать систему на свой компьютер. Чтобы начать работу над составлением коммерческого предложения, просто зарегистрируйтесь в RemOnline.

В программе вы найдете предустановленные шаблоны коммерческого предложения и других документов, справочники товаров и услуг, которые отличаются в зависимости от выбранного шаблона учетной записи при регистрации.

1. Прежде всего, настройте доступ для работы с расчетами. Чтобы обеспечить корректное функционирование системы, сначала включите опцию добавления товаров без списания со склада. Это позволит вам создавать расчеты без влияния на складские запасы.

2. Добавьте на склад товары и материалы, которые вы используете в работе. Важно: товары не будут списаны со склада до перевода расчета в заказ. Таким образом, вы избежите ненужных списаний.

3. Наполните перечень услуг. Если в Справочнике недостаточно услуг, наполните перечень соответствующими позициями. Это позволит вам настроить и добавить новые услуги с гибким определением цен, которые будут соответствовать потребностям вашей компании.

4. Настройте статусы расчетов. Для удобства работы с коммерческими предложениями в RemOnline вы можете настроить статусы, которые помогут отслеживать и контролировать заказы. Например, вы можете использовать статусы такие как «Отправлено», «В ожидании» и «Принято» для отображения ключевых этапов вашего рабочего процесса.




5. Создайте новый расчет / коммерческое предложение, указав необходимые данные о клиенте и его изделии. Добавьте в расчет товары со склада и услуги, которые будут выполнены. Убедитесь, что вы учли все детали для точности оценки стоимости и соответствия вашим потребностям.

6. Настройте автоматическую печать документов при создании расчета. Это уменьшит количество ручной работы и будет особенно полезно для обеспечения быстрого доступа к важным документам. Вы можете выбрать как готовые шаблоны, так и создать свой шаблон коммерческого предложения, используя визуальную идентификацию компании и особый дизайн.




7. Отправьте коммерческое предложение клиенту. Получите подтверждение заказа от клиента, отправив смету на согласование через имейл или мессенджер непосредственно из RemOnline.




Вы также можете распечатать или отправить расчет в формате PDF, или же отправить ссылку на вебформу, где клиент сможет просмотреть и принять смету онлайн.

RemOnline не только упрощает учет заказов, но и предлагает удобные инструменты для управления складом, финансами и общения с клиентами. Используйте аналитику и отчетность для улучшения управления компанией, а бесплатные мобильные приложения помогут быть в курсе событий из любой точки на карте.

Не забывайте, что коммерческое предложение должно быть четким и легким для восприятия. Избегайте перегрузки документа лишними деталями, чтобы не усложнять клиенту процесс принятия решения. Независимо от того, обращается ли клиент повторно, всегда создавайте новое коммерческое предложение для каждого проекта. Это подчеркнет вашу надежность и профессионализм, что будет способствовать укреплению отношений с клиентами.