Как навести порядок в своем магазине: оптимизация бизнес-процессов

Онлайн-магазины уже обогнали по популярности привычные нам магазины и рынки. Они экономят время, а это особенно ценно для современного покупателя, который стремится не только к активному образу жизни и плодотворному труду, но и к полноценному отдыху. Очевидно, что покупатель выберет тот магазин, который работает быстрее — это значит, что ключом к успеху предприятия является скорость и эффективность его работы. Именно поэтому автоматизация простых задач и оптимизация бизнес-процессов интернет-магазина так важна: у владельцев бизнеса появляется больше времени для улучшения эффективности, расширения клиентской аудитории и повышения прибыли.

Для чего нужна оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов нужна прежде всего в таких направлениях:

1. Маркетинг — автоматизация необходима для более точной и качественной аналитики, то есть изучение путей и поведения потенциальных клиентов, оценка конверсии, сбор информации о покупателях. На основании полученной информации быстрее находятся и корректируются "слабые звенья" в маркетинговой кампании. Оптимизация нужна и в таких процессах, как реклама и работа с повторными продажами.
   
   
2. Логистика, которая включает в себя все перемещения товара — от склада поставщика до покупателя. Своевременная отправка заказов и доставка товара на склады, возможность отследить каждую посылку крайне важны для эффективности работы магазина. Также важно правильное построение логистики в соответствии с бизнес-моделью и масштабом.
   
   
3. Бухгалтерский учет — автоматизация всех денежных транзакций значительно облегчает управление финансами компании, оценку прибылей, расходов, валовой маржи и т.д. В свою очередь, это важно для правильного планирования вложений для дальнейшего роста бизнеса.
   
   
4. Клиентский сервис — техническая поддержка, работа с жалобами, обработка заявок и оформление заказов. Во всех этих процессах важна оперативность — это дает больше шансов на то, что клиент останется довольным и вскоре вернется в ваш магазин за покупками.

Следует помнить, что автоматизация и оптимизация интернет-магазина — это не "разовая акция", а постоянный процесс, который должен сопровождаться детальным анализом, работой над ошибками и слабыми местами, оценкой качества работы ресурса, подбором и внедрением новых решений и инструментов. А это уже вопрос функциональности и гибкости платформы, на которой расположен сайт, а также соответствие структуры сайта масштабам бизнеса.

Именно поэтому украинская платформа Shop-Express предлагает различные способы создать интернет-магазин в зависимости от формата и масштаба продаж. Платформа не только адаптируются под потребности вашего бизнеса при создании магазина, но и подходит к расширению масштабов и совершенствованию его работы — интеграции CRM, платежных систем, других торговых площадок и пр. Для этого тоже важна своевременная оптимизация бизнес-процессов.

Как оптимизировать все процессы в онлайн-магазине

Для того, чтобы оптимизация и автоматизация процессов была результативной, необходимо придерживаться четкой схемы внедрения — она работает во всех отраслях бизнеса независимо от его масштаба.

Цель оптимизации

Несмотря на то, что алгоритм действий для оптимизации бизнес-процессов универсален, их количество чаще всего не позволяет охватить все и сразу. Поэтому следует определиться с целями и приоритетами — это поможет поставить достижимую цель и составить план поэтапной оптимизации процессов, в котором в первую очередь будет исправляться то, что больше всего тормозит развитие бизнеса. Определение цели и правильная расстановка приоритетов - первый шаг к успешному решению проблем.

Наблюдение

"Слабые звенья" обычно выявляются во время наблюдения за бизнес-процессами. Это может быть опрос исполнителей или анализ негативных отзывов — например, о слишком долгой обработке и доставке заказов. В данном случае проблемным местом может быть связь офиса со складом, своевременное обновление актуальных данных (наличие товаров) и необходимость звонить на склад или идти туда.

KPI

Подсчет ключевых показателей эффективности дает возможность уточнить время реализации каждого бизнес-процесса, оценить его эффективность и затратность, а также возможность изменить эти показатели в лучшую сторону. Например, постоянная потребность менеджера по продажам звонить на склад или идти туда для уточнения наличия товара может занимать более половины его рабочего времени, а эту информацию лучше всего получать онлайн из системы учета или учетной системы "all in one".

Выявление слабых мест

Слабыми местами называют процессы с нулевым КПД при высоких затратах времени и денег. Слабое место кейса с менеджером и складом - большое количество зря потраченного времени, которое можно существенно сэкономить. Все, что для этого нужно — выбрать способ автоматизации продаж и процессов на складе, чтобы менеджер всегда видел актуальные данные о наличии или отсутствии товара, а также актуальные цены и количество товара в CRM. Это позволит быстрее оформлять заказы и передавать на склад данные для их сбора и отправки.

Работа над слабыми местами

В этом вопросе главное — ставить реалистичные цели и "фиксить баги" пошагово. Лучше всего, если инструментов для оптимизации процесса есть несколько, тогда есть возможность сравнить и выбрать наиболее оптимальный.

Например, перед магазином встал вопрос упрощения цепочки действий, связанных с вводом данных и оформлением заказа. Это можно, например, решить формой заказа, где клиент может не только указать всю информацию от ФИО до почтового отделения, но и поставить галочку "Мне не нужно звонить для уточнения". Тогда менеджер сразу же передает информацию на склад, где отправление упаковывается и отправляется дальше.

Анализ результатов

Для точной оценки результатов оптимизации, ее целесообразности и эффективности этот алгоритм следует повторять, детально анализируя информацию о процессах на всех этапах. Только таким образом возможно повысить качество работы интернет-магазина, наладив все бизнес-процессы, ведь они работают циклично.

Итоги

Автоматизация и оптимизация бизнес-процессов необходима для успешного бизнеса, поскольку позволяет не только повышать скорость и качество работы интернет-магазина, но и улучшает его способность к адаптации в процессе роста и развития. Другими словами, вовремя налаженные между собой процессы образуют прочную и в то же время гибкую систему, в которую проще внедрить новые инструменты и решения, и в которой они будут работать эффективно.

Результат своевременной и правильной автоматизации процессов — меньшая нагрузка на персонал, повышение продаж, расширение клиентской базы, в частности увеличение количества постоянных клиентов. Это приводит к возможностям масштабирования бизнеса.