Инвентаризация перед сдачей годовой отчетности

Близится время сдачи годовой отчетности, а значит, пора приниматься за тотальный пересчет. Мы решили рассказать о том, чем инвентаризация в конце года отличается от обычной и что и как именно нужно считать.

Кому и зачем нужно проводить инвентаризацию в конце года

Согласно закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» ежегодный инвентаризация проводится для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и является обязательной для всех предпринимателей, независимо от системы налогообложения. Поэтому малые компании и единщики тоже должны ее проводить. Требования закона не касаются только ФЛП, потому что они не ведут бухгалтерский учет в его полном смысле.

Обеспечить условия для проведения инвентаризации должен владелец или руководитель фирмы. При этом уголовной ответственности за нарушение закона нет и возможны только административные взыскания в виде незначительных штрафов. Некоторые предприниматели пользуются такой ситуацией и игнорируют проведение ежегодного перерасчета.

Но мы все же советуем не использовать подобную практику, потому что инвентаризация принесет вашему бизнесу огромную пользу. Поможет вовремя выявить недостачи, проверить целостность имущества, найти ошибки налогового учета и предотвратить кражи. Лучше всего проводить ее регулярно, а не только раз в год. Так у вас всегда будут актуальные данные о положении дел.

Что и в какие сроки нужно считать

Годовая инвентаризация отличается от обычной тем, что под проверку попадают все активы и обязательства компании, среди которых:

• оборудование, здания, транспорт и другие личные, арендованные и принятые на ответственное хранение основные средства;
• товары, материалы и запчасти;
• депозиты, финансовые вложения, долги дебиторов, ценные бумаги, деньги в кассе и на счетах;
• товарные знаки, фирменные названия, программы, базы данных и прочие нематериальные активы;
• кредиторские задолженности, займы, резервы и деньги, не выплаченные контрагентам и поставщикам.

То есть нужно проверить все: от наличия договоров и платежных документов по кредитам до количества купленных и установленных на ПК сотрудников лицензионных копий программ.

Проводят такую инвентаризация обычно в декабре, чтобы в начале нового года успеть сформировать и передать бухгалтерскую отчетность в ГНС и Госстат. Хорошая новость в том, что вы можете не пересчитывать товары и имущество, которые инвентаризировали в октябре-декабре. А основные фонды, вообще, можно проверять  раз в 3 года.

Как провести годовую инвентаризацию: пошаговый план

Чтобы правильно подготовиться к инвентаризации, ничего не забыть и все посчитать, придерживайтесь этого простого плана:

Шаг 1. Сформируйте инвентаризационную комиссию. В нее могут входить ваши сотрудники и представители сторонних компаний (аудиторы). Председателем лучше всего назначить того, кто знает, как проводить пересчет. При этом в законе не прописано, сколько человек должно быть в комиссии. Но желательно формировать ее из нечетного количества участников, чтобы исключить неопределенность результатов во время голосования. Составленная комиссия считается действующей и ее не нужно перед каждой проверкой набирать с нуля.

Шаг 2. Издайте приказ. Шаблон приказа можно разработать самостоятельно и издать в свободной форме. Главное, чтобы в нем были следующие реквизиты:

• номер и дата составления документа;
• название фирмы;
• цель и объекты проверки;
• период проведения;
• список задействованных подразделений;
• сроки подачи результатов;
• состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого участника;
• ФИО и подпись руководителя.

Шаг 3. Зафиксируйте остатки. Перед инвентаризацией нужно оценить остатки по данным учета: получить расписки от подотчетников и МОЛ (материально ответственных лиц), сформировать отчеты по движению ТМЦ и денег, составить реестры и приложить к ним собранную документацию. Комиссия должна будет сверить с учетом реальное положение дел.

Шаг 4. Проверьте обязательства и активы. На этом этапе комиссия физически пересчитывает имущество и активы: находит, составляет описи и присваивает инвентаризационные номера. Если что-то невозможно посчитать поштучно, делаются взвешивания и соответствующие обмеры. ТМЦ проверяют в присутствии всех членов комиссии и МОЛ. Наличие финансовых обязательств и невещественных активов устанавливают по документам и заносят информацию в инвентаризационные акты.Если хотя бы один участник комиссии отсутствовал во время проверки, ее результаты могут быть признаны недействительными.

Шаг 5. Сравните данные и подведите итоги. Сверьте полученную информацию с показателями бухучета. Затем проведите заседание комиссии по итогам инвентаризации, чтобы обобщить результаты, проанализировать причины расхождений и найти способы их устранения. Передайте инвентаризационные документы бухгалтеру, чтобы он привел в порядок данные учета: списал недостачи и оприходовал излишки. Все, вы справились с задачей! ?

Если вы не хотите тратить время на тотальную инвентаризацию, посчитайте хотя бы запасы товаров, материалов и запчастей. Так вы начнете будущий год с чистого листа и с полной уверенностью в том, что на вашем складе все в порядке.

А мы желаем вам веселых и счастливых праздников и уходим на небольшие каникулы! До встречи в Академии RemOnline в январе.