Рита
Инвентаризация на складе товаров
Часто владельцы компаний считают, что инвентаризация – это формальность, и проводят переучет товаров только для отчетности. Если вы согласны с этим утверждением, советуем прочитать статью и убедиться, что склад без инвентаризации – это как машина без топлива. Не поедет.
Почему? Из-за расхождений фактических и учетных остатков возникает много проблем: приходится делать возвраты, продлевать сроки ремонтов и извиняться перед клиентами. Это портит и настроение, и имидж компании. Да и закупать товар, а потом не знать, в какой момент он пропал – это все равно, что выбрасывать деньги на ветер.
Чтобы избежать неприятных ситуаций, нужно регулярно пересчитывать товары и сравнивать их реальное количество с тем, которое указано в системе. Благодаря инвентаризации вы будете получать корректные данные об остатках, проверите честность сотрудников и начнете контролировать товарооборот. Конечно, при условии, что все сделали правильно. Поэтому сегодня расскажем о порядке проведения, видах, методах и результатах инвентаризации – в общем обо всём, что нужно знать об этом процессе каждому предпринимателю.
Задачи инвентаризации
- выявить неучтенные товары;
- определить излишки и недостачи товаров на складе;
- навести порядок на складе путем выявления товаров, которые лежат не на своем месте.
Инвентаризация помогает избежать ситуаций, когда в заказ добавлены запчасти, которых на самом деле в наличии нет.
Ответственные инвентаризации
Подумайте, кто из сотрудников будет проводить пересчет товаров. Они обязательно должны присутствовать на работе в день инвентаризации, а после ее проведения подписать специальный акт.
Очень важно, чтобы сотрудники считали товары по фактическому наличию, а не со слов материально ответственных коллег. Поэтому вы должны быть уверены в их честности.
Виды инвентаризации
Плановая / внеплановая. В первом случае желательно делать инвентаризацию каждый месяц и (обязательно!) раз в год перед сдачей годовой отчетности. Регулярный пересчет поможет быстро выявить недостачи, избежать финансовых потерь и конфликтов с клиентами. Сотрудники станут более дисциплинированными и смогут навести на складе порядок.
Внеплановые инвентаризации нужны в непредвиденных ситуациях вроде недовозов, порчи и краж. Если их приходится проводить слишком часто, задумайтесь о причинах постоянных форс-мажоров. Может быть стоит серьезно поговорить с сотрудниками или даже прибегнуть к увольнению?
Порядок инвентаризации
Качественная подготовка поможет сэкономить время и отразить реальную ситуацию на складе без "слепых пятен". Вот основные советы, которые помогут провести инвентаризацию без проблем:
1. Перед инвентаризацией завершите обработку документов, которые влияют на движение товаров. Проведите актуальные оприходования, списания и перемещения. Движение всех позиций должно быть отражено в системе до начала инвентаризации. В идеале, если это возможно, стоит запретить сотрудникам работать с товарами, которые инвентаризируют.
2. Наведите порядок на складе. Нужно организовать все так, чтобы сотрудники понимали, где находится товар и могли быстро его найти. Для этого, перед тем как делать инвентаризацию, включите адресное хранение или хотя бы обеспечьте информативное зонирование (размещение товаров согласно понятной логике).
Совет: бракованные и списанные позиции лучше убрать в отдельное место, чтобы их не посчитали как излишки.
В РемОнлайн, например, доступна функция адресного хранения. Это способ размещения товара, при котором отдельным единицам и категориям присваивается отдельное место (адрес) на складе. А в комплексе с серийным учетом товаров вы сможете определить каждую единицу, которая лежит не на своем месте.
3. Выберите способ проведения инвентаризации. Частичная или полная, с помощью сканера штрих-кодов или вручную. Главное, выбрать вид инвентаризации заранее, чтобы можно было правильно распределить время, проверить корректность работы оборудования или распечатать документы с остатками.
4. Заранее определитесь с ответственными за проведение инвентаризации и проведите с ними инструктаж. Это не будет лишним даже если у вас в компании инвентаризация – частый гость, и сотрудники хорошо ознакомлены с процессом.
5. Составьте план. Определите группы товаров для пересчета, порядок выполнения действий и назначьте конкретных сотрудников на определенные зоны. Это поможет избежать хаоса и избавит от лишних вопросов в процессе.
Следование такому простому плану позволит правильно подготовиться к инвентаризации: он не только сэкономит время и нервы сотрудников, а и поможет вам получить более точные результаты в конце.
Для более эффективной подготовки к инвентаризации можете распечатать наш чек-лист, чтобы ни один важный пункт не потерялся из виду, а весь процесс прошел быстро и гладко.
Методы инвентаризации
В РемОнлайн, например, для этого предусмотрено 4 способа:
Слепая инвентаризация – достаточно просто просканировать штрих-коды на этикетках товаров, чтобы они добавились в таблицу в существующем количестве. Звуковой сигнал подтвердит успешное действие и вам даже не придется смотреть на монитор. Сканируете, слышите звук, переходите к следующему товару – все просто.
Печать ведомости – распечатайте список остатков и зафиксируйте фактическое количество товаров. Затем внесите в таблицу позиции, по которым есть расхождения. Так вы сможете провести инвентаризацию склада в режиме офлайн.
Экспорт/импорт товаров – выгрузите список остатков в excel-файл, заполните в нем фактическое количество товаров, а затем импортируйте файл обратно в CRM-систему.
Загрузка списка остатков – добавьте в таблицу учетный список товаров, а потом посчитайте и внесите их фактическое количество.
Результаты инвентаризации
Что-то могло попасть в зону брака или затеряться без коробки между стеллажами, по какому-то товару забыли провести перемещение, а какой-то просто украли. В общем, нужно целое расследование. Зато после него можно спокойно переходить к сведению инвентаризации (то есть решению расхождений) в CRM-системе.
Есть две основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:
Недостача при инвентаризации
*естественная убыль – материальные ценности, которые были утрачены в результате транспортировки или хранения. Общих норм величины естественной убыли не существует.
Излишки при инвентаризации
Также инвентаризация помогает определить и другие важные "прорехи" складского учета в вашей компании:
Товары на других складах и ячейках – к этой группе относятся серийные товары, которые оказались не на своем месте. Их нужно переместить на правильные склады и ячейки.
В РемОнлайн эту проблему можно выявить при использовании серийного учета и адресного хранения.
Товары других категорий – такая проблема возникает тогда, когда вы проводите выборочную инвентаризацию отдельных категорий.
Например, инвентаризируете запчасти и видите, что в список почему-то попал посторонний товар. В таком случае нужно просто исправить категорию позиции на ту, к которой она должна относиться.
Неизвестные товары – если вы нашли неизвестные товары, которые можно использовать, идентифицируйте и оприходуйте их в CRM-системе.
Если после сведения фактическое и учетное количество товаров стало одинаковым, это значит, что вы провели инвентаризацию правильно.
В конце инвентаризации вы проведете какое-то количество оприходований, списаний и перемещений. Нужно, чтобы эти документы были связаны с итоговым актом инвентаризации в программе, чтобы вы в любой момент могли их открыть и перепроверить информацию, которая вас интересует.
Если после сведения фактическое и учетное количество товаров стало одинаковым, поздравляем: вы великолепны вы провели инвентаризацию правильно.
Надеемся, что эта статья поможет сделать переучет товаров в вашей компании действительно эффективным. А чтобы не пропустить больше полезных материалов, подписывайтесь на наш канал в Телеграме и рассылку блога. Дальше – больше.
