Зачем и как правильно делегировать задачи

Часто бывает так, что руководитель работает в режиме нон-стоп и находится в офисе чуть ли не 24 часа в сутки. Все контролирует, всем помогает – в общем, занимается делами, которые спокойно мог бы поручить другим. При этом, когда он вдруг оказывается вне зоны действия сети (например, заболел или уехал в отпуск), в мастерской все моментально катится в тартарары. Потому что сотрудники не умеют самостоятельно принимать решения, брать на себя ответственность и решать проблемы. В итоге после возвращения снова приходится работать в авральном режиме. Таких ситуаций можно запросто избежать, если начать делегировать задачи. О том, как это делать правильно, расскажем в нашей статье.

Какие задачи можно делегировать, а какие оставить себе

Руководитель должен заниматься стратегией, планированием, аналитикой, финансами и мотивацией. Все остальное желательно перепоручить. Для начала разделите все свои дела на 4 группы:

• задачи, которые можете выполнить только вы;
• дела, которые вы сделаете лучше других, но сотрудники тоже с ними справятся, если вы их научите;
• задачи, которые способны решать многие;
• дела, которые должны выполнять подчиненные, но вам нравится ими заниматься.

Последние две группы можно делегировать без потери качества. К ним относят:

Повседневную мелкую рутину – отправку писем и готовых документов, добавление информации в простой отчет, регистрацию на выставки и конференции, ответы на звонки, покупку билетов, бронь отелей и т.д. Около 20-45% ваших дел может выполнить практически любой сотрудник. Достаточно коротенькой инструкции по типу "вот тебе деньги, сходи на почту и отправь вот эти акты по таким-то адресам".

Подготовку и предварительную работу – сбор информации, наброски плана или инструкции, подготовку презентации и т.д. Даже если задание ответственное, не бойтесь делегировать такие дела. Окончательную работу будете делать вы и, значит, сможете скорректировать недочеты.

Узкоспециализированные задачи, в которых вы не сильны – бухгалтерию, продвижение и рекламу, наполнение сайта контентом, разработку дизайна магазина или мастерской и т.д. Квалифицированные специалисты справятся с такой работой быстрее и дешевле (если учесть стоимость вашего времени). При этом необязательно поручать все своим подчиненным. Для некоторых задач можно нанять фрилансера, чтобы не брать человека в штат.

Частные вопросы – это отдельные дела, которые слабо связаны с основной работой: например, покупка новой мебели для служебных помещений или организация корпоратива. Над ними приятно ломать голову, но нет – делегируем без сожалений и компромиссов.

Сложнее обстоит ситуация со второй группой задач – теми, которые вы выполняете лучше других. Тут появляется искушение никому ничего не отдавать, чтобы потом не переделывать. Решить проблему поможет база знаний и обучение сотрудников. Нужно создавать инструкции и собирать полезные для работы материалы (примеры удачных писем, скрипты разговоров и т.д.). Обучение каждого нового сотрудника должно иметь четкий план. Тогда он без проблем сможет общаться с конфликтными клиентами, формировать заказы поставщикам, делать возвраты и справиться с другими важными заданиями.

В идеале в вашем списке задач должны остаться лишь те, которые можете выполнить только вы, а именно:

• политика и стратегия развития компании;
• задачи с высокой степенью финансовых рисков;
• конфиденциальные вопросы, в которые ваши партнеры, не хотели бы никого посвящать, кроме вас;
• срочные и актуальные дела, не оставляющие времени на обучение и проверку;
• поощрения, поздравления и выговоры – отчитывать и благодарить сотрудников лучше лично;
• найм прямых подчиненных, которые будут работать непосредственно с вами.

Поначалу вам может быть сложно "отпустить вожжи" и научиться делиться задачами. Но в итоге делегирование даст вам очень много выгод: например, высвободит время и силы для развития бизнеса и качественного решения стратегических вопросов, которые действительно требуют вашего участия. А сотрудники получат дополнительную мотивацию и будут чувствовать, что им доверяют. В общем, все в выигрыше.

Алгоритм и правила делегирования задач

Делегирование можно разделить на 4 этапа: формулировку задания, выбор исполнителя, постановку ТЗ и проверку результатов. Более подробный алгоритм выглядит таким образом:

1. Объясните суть задачи и убедитесь, что сотрудник сумеет с ней справиться. Уточните все ли он понял, когда готов приступить и сколько времени ему понадобится.
2. Опишите, что вы хотите получить в итоге (в цифрах, с помощью набора характеристик и т.д).
3. Согласуйте способ выполнения задачи. Если он принципиален, расскажите человеку, как именно нужно действовать. А если нет – оставьте возможность выбора стратегии на его усмотрение.
4. Предоставьте сотруднику полномочия и ресурсы, необходимые для достижения цели (материальные, информационные, финансовые и т.д.).
5. Четко определите дедлайн и ответственность. Объясните, что будет в случае выполнения либо невыполнения задачи и установите срок получения предварительного результата (с учетом пожеланий исполнителя). При этом оставьте для себя зазор в несколько дней или часов (зависит от размера задачи), чтобы успеть все исправить.
6. Задайте промежуточные точки контроля – это время и даты, когда подчиненный будет отчитываться о текущем положении дел. Так вы будете уверены, что он равномерно распределил работу и сможете точнее прогнозировать ее результат.
7. Проверьте, что получилось. Если сотрудник справился, передайте ему это задание на постоянной основе.

Чтобы такая схема была эффективной, нужно придерживаться правил и принципов делегирования задач:

Обсуждайте с исполнителем вопросы делегирования – может, он вообще не готов к этому или у него попросту нет времени. Не заставляйте и не ставьте перед фактом.

Озвучивайте возможности, которые дают новые обязанности – карьерный рост, повышение зарплаты, развитие навыков и т.д. Ему должно быть интересно.

Записывайте – детали заданий должны быть каким-то образом зафиксированы. И желательно, чтобы сотрудник всегда имел к ним доступ. В RemOnline, например, это можно сделать с помощью планировщика задач с удобной системой оповещений. Он позволяет указать вводные данные, добавить исполнителей и оставить комментарий.

Не забывайте о поддержке – не бросайте подчиненного наедине с возникающими трудностями и консультируйте по мере необходимости. 

Фокусируйтесь на цели – методы и стиль работы исполнителя могут отличаться от ваших. И это нормально. Главное, получить нужный результат.

Не забирайте задачу, если сотрудник с ней не справляется – если в промежуточной точке контроля не все хорошо, подключитесь к выполнению задачи, но не передавайте ее другому специалисту и не забирайте себе. Иначе исполнитель перестанет верить в свои силы, потеряет мотивацию и ничему не научится. При этом после нескольких таких случаев у него может возникнуть впечатление, что в вашей компании можно филонить и просто скидывать обязанности на других.

Будьте осторожны с критикой – не срывайте злость на сотруднике в случае ошибки. Лучше вместе разберите ситуацию, чтобы понять, где произошел сбой.

Если задание не выполнено, виноваты вы – не того человека выбрали, плохо контролировали, недостаточно четко сформулировали, не научили и т.д. В следующий раз все получится.

Кроме того, при делегировании подчиненным сложных задач обязательно учитывайте их опыт. Ну и, конечно, не забывайте хвалить сотрудников за оригинальные и эффективные решения в случае успеха.

Доверяйте своей команде, делитесь обязанностями и хоть иногда расслабляйтесь. Тренер же не играет с футболистами на поле, а учит и наблюдает со стороны. Так вот, будьте успешным тренером, а не уставшим вратарем, защитником и нападающим в одном лице. Ваше время – самое ценное, что есть в компании, потому что именно вы принимаете управленческие решения и определяете судьбу бизнеса. Учитесь делегировать, чтобы не тратить его впустую.