Внедрить систему учета рабочего времени и не потерять сотрудников

Успех любого бизнеса во многом зависит от грамотного управленческого процесса. Налаженная коммуникация с сотрудниками решающим образом влияет на продуктивность компании. В этой статье вы узнаете как грамотно сообщить подчиненным о внедрении программы учета рабочего времени, чтобы они не уволились и не потеряли мотивацию работать.

Зачем нужна система учета рабочего времени: главные причины

Контроль рабочего времени: как свести к минимуму простои

100% отдача, нацеленность на результат, полная сосредоточенность на рабочем процессе, мотивированность такими качествами, по мнению многих работодателей, должен обладать каждый сотрудник. Но никто не идеален и всем свойственно отвлекаться на какие-то посторонние вещи, сидеть в мессенджерах и заниматься личными делами в рабочее время. В таком случае система учета станет отличным помощником. Она не только фиксирует время прихода и ухода с работы, но и покажет насколько часто подчиненные “грешат” личными делами на рабочем месте.

Распределение задач и определение загруженности работников

ПО по учету рабочего времени наглядно показывает загруженность сотрудников. Это позволит равномерно распределить нагрузку среди работников, в зависимости от обязанностей.

Оптимизация рабочих процессов

Система учета дает возможность отследить, на выполнение каких задач у сотрудников уходит слишком много времени с учетом заявленных сроков и доработок. Возможно, некоторых специалистов стоит отправить на обучение или курсы повышения профессиональных навыков, чтобы ускорить их работу. Стоит обратить внимание на тех, кто наоборот слишком быстро выполняет поставленные задачи. Помните, скорость не гарант качества.

Улучшение дисциплины

Частые опоздания и регулярные “пятиминутки”, целая проблема для руководства. Например, клиенты не могут связаться с менеджерами компании, так как они все дружно вышли на перекур. Если пустить все на самотек, это приведет к необратимым последствиям. Поэтому и нужна система учета рабочего времени, чтобы отследить нарушителей и предпринять соответствующие меры.

3 самых популярных инструмента для учета рабочего времени.

1. Фотография рабочего дня. Простыми словами это электронный документ, в котором детально фиксируются все временные затраты сотрудников на протяжении дня. То есть, что и когда он делал. Учитывается даже минутный телефонный разговор, выход на кофе, посещение соцсетей и т.д. Фотография рабочего дня позволит определить источники потери рабочего времени, оценить эффективность постановки и распределения задач между сотрудниками.
2. Хронометраж. Инструмент дает возможность рассчитать, сколько времени нужно каждому сотруднику на выполнение той или иной задачи.
3. Автоматизированная система учета — самый эффективный метод для отслеживания прогулов, перерывов, опозданий, переработок и недоработок. Из основных преимуществ: удаленный доступ и защита всех данных. Автоматизированный сервис частично выполняет управленческие функции менеджера и подойдет для компаний любых масштабов.

Как внедрить программу для учета рабочего времени и не демотивировать сотрудников?

Если сделать все правильно и грамотно процесс внедрения софта пройдет “безболезненно” для персонала.

После решения об установке софта есть два варианта развития событий.

Первый: сообщить об установке нового ПО в официальной форме, издав приказ по компании.

Преимущество этого способа в быстрой реализации и на этом плюсы заканчиваются. Отсутствие информации о системе и непонимание целей внедрения вызывают у сотрудников различные домыслы, недоверие и соответственно негативное отношение.

Второй: подготовить сотрудников к грядущим изменениям плавно, организовав пошаговое внедрение.

Этот способ более лояльный и эффективный. Грамотный подход к реализации позволит достичь желаемого результата: внедрить сервис с минимальным недовольством со стороны подчиненных. Вот несколько действующий рекомендаций:

• проинформируйте всех сотрудников о грядущих изменениях. Лучше всего для этого организовать общее собрание, на котором они смогут лучше узнать о программе, ее возможностях, задачах, целях, а также задать все интересующие их вопросы;
• объясните сотрудникам, что система необходима не для пристального контроля, повышения штрафов и наказаний, а для оптимизации работы компании и улучшения эффективности;
• акцентируйте внимание на преимуществах: чем сервис будет полезен для персонала. В числе таких “плюшек”: справедливое начисление заработной платы с учетом всех переработок (которые фиксирует программа), честное распределение задач исходя из загруженности сотрудников и т.д. Дополнительной мотивацией за хорошие отчеты по продуктивности станет поощрение специалистов в виде бонусов и премий;
• в первые несколько месяцев после внедрения, у сотрудников будет масса вопросов по использованию. Предупредите недовольство и саботаж работы в системе, назначив ответственного за обучение персонала.

Работа с возражениями

Конечно противники новшеств всегда найдутся. Зачастую “правозащитники” руководствуются такими аргументами, как нарушение границ, прав и вторжение в личное пространство. В таком случае все просто: работодатель платит специалистам за выполнение прямых обязанностей в отведенное для этого время. В случае, если персонал использует рабочее место и рабочее время в личных целях, он нарушает права компании, прописанные в трудовом договоре. В соответствии с Главой 4 КЗоТ Украины учет рабочего времени необходимое условие при ведении бизнеса.

Чего ждать после введения учета?

После внедрения системы по учету стоит ожидать только положительные изменения.

• Благодаря улучшению дисциплины и сокращению пропущенных звонков процент закрытых сделок увеличится.
• Прояснится ситуация по кадрам: будет понятно, каких специалистов не хватает, а каких в избытке. Возможно, для повышения продуктивности компании понадобится сотрудник другой специализации.
• Для подчиненных это ясная картина по их приходу и уходу с работы, перерывам, переработкам, опозданиям.

Не стоит бояться программы учета, ведь она создана, чтобы упростить всем жизнь. Опыт показывает, что грамотный подход, объективное и детальное разъяснение преимуществ системы вызовет лояльное отношение со стороны персонала. Главное, сделать это обдуманно. Надеемся, статья была полезной для вас. Подписывайтесь на обновления блога и Telegram-канал и первыми узнавайте о последних новинках.