Soft Автоцентр: От идеи до сети СТО

Отчетность, контроль и движение денежных средств на СТО

Путь от цели к реализации

Татьяна Анатольевна имеет музыкальное образование, однако жизнь подготовила для нее совсем другой карьерный путь. Ее увлечение техникой началось с работы в компании брата, которая занимается дистрибуцией смазочных материалов. Она быстро освоила сферу, загорелась идеей создания собственного сервиса и начала путь развития вместе с командой. От одного подъемника сервис разросся до девяти. Но это было только началом.

В 2022 году Татьяна Анатольевна стала руководителем сети Soft Автоцентр, где за 2,5 года под ее управлением было открыто четыре локации во Львове. Каждый из сервисов имеет свою специализацию. Например, основная локация занимается обслуживанием премиальных марок, таких как BMW, Honda, Infiniti, Acura и VAG-группа. Другой сервис специализируется на коммерческом транспорте и сложных агрегатных ремонтах, включая коробки-автомат, турбины, форсунки и рулевые системы.

На автосервисах используется современное, и часто уникальное для Львова и Украины, оборудование. Например, устройство для очистки двигателя впускного коллектора, клапанов и выпускной системы от углеродных отложений. Благодаря физической очистке ореховой абразивной технологии, он не повреждает двигатель и является более экологичным, чем химические методы. Также на одной из станций установлена уникальная моечная машина для деталей двигателя, системы выпуска и дроссельной заслонки которая работает по принципу посудомоечной и позволяет идеально очищать составляющие без абразивных химикатов.

Социальная составляющая бизнеса

Одной из важных миссий Soft Автоцентр является поддержка молодежи и содействие профессиональному образованию. Компания сотрудничает с молодежным центром Боско, который основан христианской организацией. В рамках партнерства сервисный центр помогает молодым автомеханикам приобретать практические навыки непосредственно в своих мастерских, а в обмен получает поддержку и помещения для развития бизнеса.

Также автосервисы активно занимаются ремонтом автомобилей для восточного направления, в частности для волонтерских нужд. Мастера имеют много прямых контактов, благодаря которым на сервис поступают автомобили даже от военных подразделений. Таким образом, они также делают свой вклад в поддержку государства.

Вызовы и перспективы

Soft Автоцентр начал активное развитие в разгар войны, что стало настоящим испытанием. Несмотря на сложную ситуацию, компания продолжает расти, расширять перечень услуг и планирует дальнейшее развитие не только во Львове, но и за рубежом. Хотя эти планы временно отложены, команда не отказывается от них в будущем.

На каждом сервисе работают высококвалифицированные мастера, менеджеры и бухгалтер, которые обеспечивают четкую организацию процессов. Благодаря четкой стратегии, профессионализму команды и использованию современных технологий, Soft Автоцентр стал одним из ведущих игроков на рынке автосервисных услуг Львова.

Выбор программы

Когда Татьяна Анатольевна пришла в управление, то первое СТО уже работало в программе для автосервиса RemOnline. Конечно хотелось улучшений и развития, поэтому альтеранативы программы для автосервисов также рассматривались. Был предыдущий опыт работы в Менеджер СТО. Программа была достаточно простой в использовании, но не давала нужного объема отчетности. Перед Татьяной стал выбор: RemOnline или Carbook. Она попробовала обе программы и отдала предпочтение RemOnline.

Основными факторами, которые повлияли на выбор, стали удобство и простота в использовании, широкие возможности отчетности, легкость обучения сотрудников и возможность контролировать все ключевые процессы бизнеса в одном месте.

Очень простая программа. Легко объяснять и обучать новых менеджеров, потому что RemOnline удобен. А меня, как руководителя, больше всего интересуют отчеты.

Устименко Татьяна Анатольевна

Руководитель

Soft Автоцентр

В прошлом году компания еще раз тестировала Carbook, потому что всегда есть желание улучшить и оптимизировать различные бизнес-аспекты. Однако команда решила, что RemOnline проще в использовании и лучше удовлетворяет потребности.

Как RemOnline вписывается в бизнес-процессы? Это, прежде всего, программа для учета, которая позволяет эффективно контролировать денежные потоки, автоматизировать процессы и улучшать уровень обслуживания клиентов.

Контроль остатков и разделение на склады

Soft Автоцентр активно использует складские функции RemOnline для учета товаров и запчастей. Склады делятся на основной для товаров и склад реализации. Все запчасти, поступающие от поставщиков, сразу ставятся на приход и распределяются по соответствующим заказам.

Контроль остатков происходит легко, ведь система позволяет быстро проверить, какие детали есть в наличии, а какие нужно заказать. Переучет проводится дважды в месяц, что помогает избежать замораживания средств в ненужных остатках.

Отслеживание минимальных остатков на складе

Удобно и то, что можно привязать запчасти к конкретному автомобилю по VIN-коду. Когда менеджер вводит последние шесть цифр VIN-кода, система автоматически выдает все запчасти, связанные с этим авто. Это уменьшает риск ошибок, ведь таким образом точно отслеживается использование каждой запчасти.

Движение денежных средств и отчеты для руководителя

Благодаря RemOnline Татьяна Анатольевна четко контролирует движение денежных средств в компании. Управленческая отчетность помогает определять уровень рентабельности бизнеса, анализировать доходы и расходы.

Легко отследить, где стоит оптимизировать расходы, где возможно увеличить наценку или изменить систему начисления бонусов за работы и запчасти.

Движение денежных средств позволяет смотреть, насколько рентабелен твой бизнес. Четко определять, где надо уменьшить затраты, где надо увеличить наценку, где надо что-то изменить в процессе начисления по работам, по запчастям.

Устименко Татьяна Анатольевна

Руководитель

Soft Автоцентр

Один из важных моментов — это возможность сопоставления взаиморасчетов с поставщиками. Всегда видно, какие платежи уже проведены, а какие еще в обработке, что исключает путаницу в финансовых вопросах.

Начисление бонусов за услуги и запчасти

Система автоматически начисляет зарплату каждому сотруднику в соответствии с прописанным процентом. Это значительно упрощает процесс управления оплатой труда.

Менеджеры привыкли, что в RemOnline они могут контролировать маржу, чтобы приложить усилия и подтянуть месяц. Мастера могут видеть свой график работы, что тоже удобно.

Устименко Татьяна Анатольевна

Руководитель

Soft Автоцентр

Например, если мастер выполнил работу на 1000 грн, а его процент 50%, то ему сразу начисляется 500 грн. Такая система позволяет избегать ошибок при расчетах, а также дает сотрудникам возможность самостоятельно отслеживать свои доходы.

Начисление зарплаты за выполненный заказ

В конце месяца формируется отчет, где можно увидеть количество выполненных работ, общую сумму заработка и точный расчет выплат. Если где-то возникает неточность, всегда есть возможность быстро внести корректировки.

Коммуникация с клиентами автосервиса

В Soft Автоцентр активно используют RemOnline как CRM для услуг для взаимодействия с клиентами.

Благодаря интеграции с Binotel можно увидеть все пропущенные звонки. Если клиент не дозвонился, система напоминает об этом, и менеджер оперативно перезванивает. Еще один важный инструмент — автоматические SMS. Когда автомобиль готов к выдаче, клиент получает сообщение: "Ваша машина готова, можете ее забрать". Это удобно как для СТО, так и для клиентов.

Также активно ведется Instagram-страница, и благодаря интеграции Instagram Direct с CRM RemOnline, заявки оттуда тоже автоматически фиксируются. Запросы клиентов можно сразу увидеть и быстро реагировать на них.

Типы заказа, статусы и контроль

Важный аспект работы это учет заказов и это гибкая система статусов. На Soft Автоцентр используются несколько типов заказов, например, гарантийные и платные. Основные статусы заказов: новый, в работе, ожидает запчастей, закрыт.

Кан-бан вид заказов

Статусы "закрыт" вернуть "в работу" может только я или владелец. Это очень хорошо, потому что ты контролируешь менеджеров. Они не могут делать там что угодно. Если машина клиентом оплачена, она уходит в статус "закрыт", когда оплачивается, и все.

Устименко Татьяна Анатольевна

Руководитель

Soft Автоцентр

Чтобы контролировать работу менеджеров, статус "Закрытый" может устанавливать только руководитель или владелец. Это исключает возможность несанкционированных изменений. Благодаря этому мы легко отслеживаем каждый этап ремонта и исключаем хаос в заказах.

Быстрые ответы от поддержки

Еще одно большое преимущество RemOnline для Татьяны — это техническая поддержка, которая быстро реагирует. Если возникает какой-либо вопрос, она или менеджер может сразу написать специалистам в чат. А то, что поддержка работает даже в выходные, — большой плюс, ведь вопросы могут возникать в любое время. Это не раз спасало автосервис в ситуациях, когда нужен быстрый ответ. Всегда приятно знать, что не нужно ждать следующего рабочего дня, чтобы решить проблему.

И даже в выходные я получаю ответ от поддержки RemOnline. Недавно в течение одной минуты мне предоставили ответ на вопрос, и такое было уже не раз.

Устименко Татьяна Анатольевна

Руководитель

Soft Автоцентр

Таким образом, RemOnline полностью интегрировался в наши бизнес-процессы, помогая контролировать финансы, зарплаты, склад, коммуникацию с клиентами и статусы заказов. Это удобный, функциональный инструмент, который значительно облегчает управление автосервисом.

Благодаря этому компания Soft Автоцентр может уверенно развиваться и масштабировать свой бизнес. Когда ситуация стабилизируется, компания рассчитывает значительно масштабировать свой бизнес и увеличить количество локаций. Мы в RemOnline желаем профессионального роста и достижения целей.