Финансовый учет. Часть #2: отчет о движении денежных средств, его анализ, результаты и структура

Структура отчета о движении денежных средств

Если коротко, то классическое содержание отчета о движении денежных средств такое: статьи ДДС,  итоговые суммы доходов и расходов компании, а в начале и конце – сальдо (или остаток).

Основополагающим элементом являются статьи движения денежных средств, которые в первую очередь делятся на доходные (за что в вашу компанию поступают деньги) и расходные (на что ваша компания тратит деньги). А дальше чем качественнее они детализированы, тем проще будет вам будет анализировать отчет и принимать управленческие решения на его основании.

Для правильного учета все хозяйственные операции должны вноситься с обязательным указанием соответствующей статьи. И правильно внести эту информацию – это уже полдела. Поэтому советуем придерживаться этих принципов при выделении статей ДДС:

1. Выстраивайте иерархию, двигаясь от крупного к мелкому. Выделяйте сначала общие статьи с большими суммами доходов и расходов, а потом детализируйте их. 
2. Избегайте дублей и называйте статьи так, чтобы сотрудники точно понимали, какие денежные операции нужно по ним проводить. Нельзя, например, использовать подстатью "Возврат товара" и в статье "Возврат денежных средств клиенту" (что является расходом), и в статье "Возврат денег от поставщика" (что является доходом).
3. Старайтесь избегать статью "Другие". Да, она должна присутствовать как подстатья в крупных категориях, ведь могут появиться незапланированные расходы. Но каждый раз, когда вы ее используете, то делаете финансовый учет все менее и менее информативным, а спрогнозировать будущие расходы будет гораздо сложнее.
4. Определите, как часто вы будете пересматривать классификацию статей: раз в квартал, полгода или год. За такой период у компании могут появиться новые источники дохода или систематические расходы.
5. Разделяйте статьи по видам бизнеса (товары, услуги, локации) для более детального учета. Анализ такой структуры поможет вам определить наиболее доходное или затратное направление вашей деятельности.

Доходы и расходы предоставляются в виде сумм денежных средств, которые проходили по выделенным статьям за анализируемый период времени.

Сальдо начальное – остаток денежных средств на начало анализируемого периода.

Сальдо конечное – это разница между доходами и расходами компании с учетом начального сальдо, то есть расчетный остаток на конец отчетного периода.

Анализ отчета о движении денежных средств

Составить отчет о ДДС – это лишь первый этап, дальше необходимо его правильно проанализировать. Поэтому давайте определим, на какую информацию в отчете нужно смотреть.

Первое, что нужно рассмотреть – остаток на конец отчетного периода: доходы компании превышают расходы или наоборот? И если у вас наоборот, то это первый сигнал, что нужно разобраться в структуре доходов. Для этого вам нужно внимательно изучить:

• какой остаток денежных средств имеется на начало анализируемого периода;
• по каким статьям и чем обусловлены наибольшие доходы и расходы компании (удельный вес);
• какие платежи, в каких суммах и как часто проводились под статьями "Другие";
• на сколько суммы по статьям доходов и расходов за этот период отличаются от сумм за предыдущие отчетные периоды и почему.

И если вы верно указали статьи ДДС, составили точный отчет и проанализировали его результаты, то без проблем сможете принять правильные управленческие решения.

Какие управленческие решения помогает принять отчет о движении денежных средств?

Составление отчета о ДДС ради одного лишь анализа – пустая трата времени. Он должен привести вас к выгоде в виде:

• оптимизации бюджета компании – проанализировав структуру денежных потоков, вы быстро поймете, какой вид деятельности генерирует наибольшую выручку, какие расходы можно оптимизировать, а от каких при необходимости можно избавиться;
• прогноза на следующий период – оценив остаток и денежные суммы по статьям и сравнив их с предыдущими периодами, вы сможете сразу заложить в бюджет нужную сумму на расходы и спрогнозировать доходы компаний на следующий отчетный период;
• пересмотра подхода к ценообразованию или длительности отсрочки платежей.

Это позволит вам избежать или хотя бы свести к минимуму ситуации, когда в компании не остается денег для ведения деятельности, вам нечем выплатить зарплату сотрудникам, рассчитаться с поставщиками и т.д.

А теперь, как и обещали, покажем вам, насколько простым, удобным и понятным может быть отчет о ДДС.

Отчет "Движение денежных средств" в RemOnline

Анализ движения денежных средств может показаться сложным и непонятным, если источником данных служит бухгалтерская форма, которая представляет собой универсальную таблицу для всех типов бизнеса, от микро до огромных корпораций. Статьи и разделы в ней настолько общие, что оставляют мало возможностей для анализа и своевременного реагирования. Кроме того, для составления таких форм нужно пользоваться журнально-ордерной системой бухгалтерского учета и сторонними бухгалтерскими программами.

Бухгалтерская форма скорее служит контролирующим органам, чем подходит для внутреннего использования. Это вынуждает многих предпринимателей вести еще один вид учета – управленческий, в котором они составляют отчет так, как им необходимо. 

Поэтому мы постарались, чтобы в RemOnline этот отчет был простым и понятным для руководителей бизнеса. И вот только несколько причин, по которым мы считаем, что нам это удалось.

Во-первых, вы легко можете составить свою структуру статей ДДС, добавляя нужные приходные и расходные статьи, а также можете выстроить иерархию, используя нумерацию или префиксы (как вам удобнее).

Во-вторых, в RemOnline вы можете сформировать отчет "Движение денежных средств" за любой интересующий вас период всего в несколько кликов.

В-третьих, вся информация в отчете представлена в удобном виде и понятна даже на интуитивном уровне:

• все денежные суммы по доходным статьям зеленого цвета, а по расходным – красного;
• можно упорядочить отчет по статьям, доходам или расходам – как вам удобнее;
• вы можете раскрыть содержание каждой статьи и посмотреть, какие операции повлияли на итоговую строку, не выходя из отчета;
• при необходимости отчет можно распечатать и экспортировать в Excel.

RemOnline автоматизирует и значительно упрощает учет движения денежных средств компании. Все, что вам нужно сделать – это выделить доходные / расходные статьи и указывать их при внесении или изъятии денег из кассы (причем выбор статьи – обязательное действие при проведении оплат, а некоторые системные статьи выбираются автоматически). А дальше вам остается только выбрать два фильтра и нажать одну кнопку.

Узнать больше о возможностях RemOnline вы можете здесь, а чтобы не пропускать новые статьи, подписывайтесь на обновления Академии RemOnline. В следующий раз расскажем подробно о балансах ;)