Приемка товара: основные принципы для малого бизнеса

В чем заключается приемка товара

Приемка товаров — это процесс приема и учета товаров от поставщика. Обычно это включает получение отгрузок, проверку их качества, сверку с заказом, чтобы убедиться, что все учтено. После получения товаров их необходимо хранить до тех пор, пока они не потребуются в заказах или для продажи.

Как производится приемка товара?

Процесс приемки товара является важной частью хозяйственных операций любого бизнеса, поскольку он позволяет контролировать качество и количество доставленных поставщиками товаров. Порядок приемки товаров включает содержит несколько отдельных бизнес-процессов:

• получение;
• проверку;
• оприходование или возврат товаров поставщику.

Чтобы приемка товара была эффективной, разделите процесс на несколько этапов и воспользуйтесь нашими советами на каждом из них:

1. Проверяйте все поступления сразу после их прибытия. Важно проверять товар при получении, чтобы убедиться, что он соответствует вашим стандартам качества. Если есть какие-либо поврежденные предметы, обязательно задокументируйте это письменно и на фотографии, чтобы позже вы могли предъявить это поставщику. Также лучше сразу зафиксировать любые расхождения между заказом и поставкой документально.

2. Распакуйте и отсортируйте товар сразу после получения. После того как вы осмотрели получение, найдите время, чтобы распаковать и отсортировать его так, чтобы он был готов к оприходованию на склад. Это поможет организовать складские запасы и избежать путаницы в дальнейшем.

3. Оприходуйте товары в систему учета. Это поможет отслеживать оприходования, списания и перемещение товаров для снижения риска кражи или потери. .

RemOnline — это система учета для малого бизнеса, которая, помимо заказов, финансов и склада, обслуживания клиентов, позволяет вести в том числе и учет товаров.

4. Ведите подробный учет всех полученных поставок. Обязательно храните данные всех полученных поставок товара, включая дату, время, поставщика, тип товара и количество. Эта информация будет полезна, если вам вдруг понадобится предъявить жалобу поставщику или вернуть бракованный товар.

5. Храните все товары в специально отведенном месте. Важно иметь специальное место для хранения разных видов товаров, чтобы вы могли легко находить их при надобности. Это также поможет предотвратить потерю или кражу, поскольку вы будете точно знать, где что находится.

6. Проверяйте все исходящие отправки до того, как они покинут территорию вашей компании. Перед отправкой любого товара клиенту обязательно тщательно осмотрите его, чтобы убедиться, что он соответствует вашим стандартам качества и правилам внутреннего контроля, так как при приемке товара легко упустить что-то из виду. Особенно, если товаров не один десяток. Это поможет выполнить договорные обязательства и избежать проблем с клиентами в будущем.

Собственно, так и происходит приемка товаров в идеальном мире. Следуя этим советам, вы приблизите к этому свою бизнес-реальность.

Что проверяется при приемке товара?

Приемка товаров, неважно, серийного или массового производства, является важным процессом для оценки качества и количества поставки. Благодаря обращению внимания на эти два фактора владелец бизнеса будет уверен, что получит товары хорошего качества и их будет достаточно для удовлетворения потребительского спроса.

Что значит принять товар по количеству? Метод учета предусматривает сверку фактического количества единиц с учетным (в фактуре). Если есть какие-либо недостачи, немедленно сообщите об этом поставщику, чтобы он мог отправить недостающие предметы. Если обнаружили излишки, их тоже лучше обсудить с поставщиком, чтобы избежать недосказанности и скандалов.

В чем заключается приемка товара по качеству? Есть несколько ключевых моментов, на которые следует обращать внимание при проверке качества полученных товаров:

• После того как вам привезли товар, проверьте упаковку на наличие повреждений. Если упаковка повреждена, это может указывать на то, что товар внутри также был поврежден.
• Осмотрите сам товар на наличие дефектов или повреждений.
• Сравните полученный товар с тем, что заказывали. Убедитесь, что заказанные товары соответствуют описанию поставщика и договору.

Если при проверке обнаружите какие-либо несоответствия, не принимайте поставку товара, пока они не будут исправлены поставщиком. В этом случае по договоренности с поставщиком также можно оприходовать часть товаров, а часть отправить ему обратно.

После того как вы подтвердите, что качество и количество товаров соответствуют вашим стандартам и договоры с клиентами не будут нарушены, вы можете принять доставку и приступить к оприходованию на склад.

Оприходование каждой единицы товара в RemOnline позволяет: оценить реальную себестоимость и установить справедливые цены на честном рынке, установить минимальные остатки, чтобы делать закупки до того, как он закончится, формировать корректную складскую и финансовую отчетность, на основе которой вы сможете планировать бюджет на закупку и избежать кассового разрыва, сократить издержки на нерентабельные товары и многое другое. На основе анализа отчетных периодов компания может разработать стратегии дальнейшего развития и принимать обоснованные решения, которые соответствуют ее бизнес-модели.

Какие документы нужны для приемки товара?

Для организации приемки товара важно, чтобы у вас была вся необходимая документация. В зависимости от типа принимаемого товара и страны происхождения набор документов может отличаться. Основной пакет документов включает:

1. Счет с подробным описанием условий отгрузки, ценой сделки, данными поставщика и вашей фирмы. Этот документ должен быть подписан уполномоченным представителем как грузоотправителя, так и получателя.
2. Упаковочный лист с указанием всего, что находится внутри каждой отдельной коробки или контейнера. Это помогает с таможенными декларациями, а также гарантирует, что ничего не будет утеряно или повреждено в пути.
3. Договор между перевозчиком и поставщиком, а также доказательство права собственности на товары (товарные/ фискальные чеки).
4. При необходимости экспортная лицензия, разрешающая отправку определенных видов товаров за границу.
5. Страховка груза, если это требуется по закону или по запросу любой стороны, участвующей в перевозке товара.
6. Акт приема-передачи товара, который заключается уже на месте после проверки. Универсальный передаточный документ — условность, которая позволит избежать недопониманий.

Все оригиналы документов должны быть предоставлены во время отгрузки. А информацию о том, какая документация необходима для отгрузки конкретного товара, для полной картины лучше уточнить у поставщиков, пограничной службы (если товар идет из-за границы) или других официальных органов.

Кто принимает товар? Получение товаров может выполняться одним членом команды, но обычно этим занимаются два или более человека — кладовщики, менеджеры или продавцы. В большинстве случаев при приемке товаров требуется участие как минимум одного ответственного лица и нескольких рабочих.

Сколько человек необходимо для приемки товара? Количество людей, необходимых для этого процесса, зависит от размера и вида бизнеса, а также объемов поступлений. Ориентируйтесь на свой заказ и ресурсы, которые имеете в распоряжении.

Приемка товара: выводы

От эффективной приемки товаров в малом бизнесе зависит многое — и лояльность клиентов, и финансовые показатели, и качество товаров, и оптимизация расходов. Чем лучше с скрупулезнее организован этот процесс, тем меньше проблем будет с продажами товаров или использованием материалов в дальнейшем. Принимайте правильные деловые решения и избегайте убытков благодаря качественной проверки поставок, учету товаров в программе и подготовке необходимых документов заранее. Советы из статьи помогут усовершенствовать хозяйственные операции и сделать приемку товара эффективной независимо от размера поставки и вашей компании.