Александр
Как контролировать бухгалтера
Львиная доля проблем с учетом и налогами в компании связана с безграничным доверием к бухгалтеру. Это ключевая фигура в бизнесе,но его работу обязательно нужно проверять, потому что иногда даже самые добросовестные и умные люди ошибаются и делают это неспециально.
Учет ведется по особым правилам и нормативным актам, которые могут меняться. Поэтому любая невнимательность, незнание актуальных новостей или неточность в расчетах могут стать причиной штрафов и привлечь внимание ГНС. Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно контролировать своего бухгалтера. Мы подготовили простые советы, которые в этом помогут:
Проверяйте состояние расчетов с клиентами и поставщиками
Чтобы получить информацию о взаиморасчетах с контрагентами, сформируйте отчет о задолженностях в разделе "Руководителю" в 1С. Программа покажет изменение долга на начало и конец периода с учетом отработанных и неотработанных авансов. Так вы сможете убедиться, что бухгалтер регистрирует и отражает в учете все поступления, выплаты и траты в полном объеме. По сомнительным сделкам можно выборочно посмотреть первичные документы, чтобы понять, в порядке ли они.
Кроме того, стоит проверить своих партнеров. Это можно сделать на сайте Государственной фискальной службы по наименованию и коду ЕГРПОУ или в электронном кабинете налогоплательщика. Так вы узнаете подробную информацию по контрагентам и их статусам (возможно, они находятся на этапе ликвидации или реорганизации предприятия и т.д.).
Если у вашей компании есть платежи недействующим контрагентам, то после подачи декларации по НДС налоговая пришлет требование о проверке таких операций. В дальнейшем это может обернуться приличным штрафом. Поэтому формируйте отчеты по партнерам и расчетам каждый месяц.
Контролируйте движение денег по расчетному счету
Если вы передали ключ первой подписи бухгалтеру, обязательно убедитесь в отсутствии сомнительных и несанкционированных платежей. В RemOnline, например, можно сгенерировать отчет по движению денежных средств, а в 1С посмотреть остаток на расчетном счете на конец отчетного периода. Важно, чтобы все показатели сходились. Иначе контролирующие органы могут заинтересоваться вашим бизнесом.
Особенно внимательно отнеситесь к незапланированным поступлениям, которые могут быть признаком махинаций. Например, бухгалтер принял безналичные деньги по просьбе какой-то организации, чтобы потом обналичить в банке и получить за это свой процент.
Если хотите минимизировать вероятность мошенничества, не отдавайте ключ первой подписи бухгалтеру. Для подготовки платежек, просмотра выписок и загрузки их в 1С достаточно "технического" ключа. Отправку платежей подтверждайте сами.
Проверяйте кассу
Бывает так, что сотрудники берут из кассы наличные деньги "в долг" или просто проводят операции и забывают оформить документы. Старайтесь регулярно следить за тем, чтобы в кассе не было отрицательного остатка или превышения лимитов, потому что за нарушение кассовой дисциплины можно получить штраф.
Следите за остатками товаров и материалов.
Вас должны насторожить отрицательные остатки, отсутствие актов списания и появление в программе позиций, которых по факту нет. Так бывает из-за того, что бухгалтер недобросовестно ведет документацию и не списывает приобретенные товары и материалы в полном объеме. Прояснить ситуацию поможет оборотно-сальдовая ведомость и отчет "Контроль отрицательных остатков" в 1С.
В RemOnline контролировать запасы можно с помощью детального складского учета и регулярной инвентаризации с удобным решением расхождений прямо в CRM-системе.
Контролируйте соблюдение норм законодательства.
Сразу скажем, что для изучения законов о бухучете нужно очень много времени. Они сложные и в них разбираются только юристы. Но можно пойти более простым путем и сделать экспресс-проверку в разделе "Отчеты" в "1С:Бухгалтерия". Программа покажет последовательность расходных и приходных ордеров, сообщит о нарушении лимитов по расчетам и найдет счета с отрицательными остатками.
В "1С:Бухгалтерия" можно увидеть, сколько начислено налогов, все ли расходы учтены и что именно бухгалтер забыл включить в расчет налогооблагаемой базы. В разделе "Учет, налоги, отчетность" есть информация по каждому налогу.
Кроме того, бывает так, что по налогам есть переплата либо задолженность. Бухгалтер не хочет в этом разбираться, закрывает глаза на предыдущую историю платежей и считает налоги за текущий период без учета несоответствий. Расхождения со временем будут только расти и их обязательно заметят в ГНС. Проверяйте сальдо на конец периода в оборотно-сальдовой ведомости, чтобы уменьшить вероятность таких ситуаций.
Следите за отчетностью
Все знают, что отчеты нужно сдавать вовремя и в полном объеме. Но недобросовестные бухгалтеры могут подавать неполную отчетность, а потом отправлять "уточненку" (правильную декларацию) уже после срока сдачи. Такая практика может привлечь повышенное внимание ГНС со всеми вытекающими последствиями.
Чтобы избежать подобных неприятностей, попросите бухгалтера составить для вас календарь сдачи отчетов и подписывайте все документы перед отправкой (даже в электронном виде). Такие меры заставят бухгалтера серьезнее относиться к своим обязанностям.
Все эти действия должны показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и не допустите злоупотреблений. Не стесняйтесь задавать вопросы по поводу оформления документов, подачи отчетов и сумм платежей. Объясните бухгалтеру ответственность за ошибки и нарушения, из-за которых компания несет убытки. Если вы не хотите сверять все вручную и вникать в бухучет или ситуация кажется очень запутанной, закажите аудиторскую проверку у сторонней фирмы. Только учтите, что ее желательно проводить до сдачи налоговой отчетности.
Зная, что в большинстве случаев бухгалтеры работают в 1С:Бухгалтерия, мы разработали специальный модуль для интеграции RemOnline с этой системой. Это позволяет передавать в 1С данные по заказам и счетам для формирования бухгалтерской отчетности прямо из CRM-системы. Интеграция с 1C и другими сервисами для пользователей RemOnline доступны на тарифных планах Стартап, Бизнес и Максимум.
А если эта статья вам понравилась и была полезна, подпишитесь на обновления нашего блога, чтобы первыми читать новые полезные материалы.
