Как руководителю контролировать своего бухгалтера

Проверяйте состояние расчетов с клиентами и поставщиками

Чтобы получить информацию о взаимных расчетах с контрагентами, вы можете просмотреть их балансы в RemOnline, в которых показано, кто, кому и сколько должен. Программа покажет изменение долга на начало и конец периода с учетом отработанных и неотработанных авансов. Так вы сможете убедиться, что бухгалтер регистрирует и отражает в учете все поступления, выплаты и траты в полном объеме. По сомнительным финансовым операциям можно выборочно посмотреть первичные документы, чтобы понять, в порядке ли они.

Кроме того, чтобы сократить потенциальные риски, стоит проверить своих партнеров. Это можно сделать на сайте Государственной фискальной службы по наименованию и коду ЕГРПОУ или в электронном кабинете налогоплательщика. Так вы узнаете подробную информацию по контрагентам, их финансовой стабильности и статусам (возможно, они находятся на этапе ликвидации или реорганизации предприятия и т. д.).

Если у вашей компании есть платежи недействующим контрагентам, то после подачи декларации по НДС налоговая пришлет требование о проверке таких операций. В дальнейшем это может обернуться приличным штрафом. Поэтому формируйте финансовую отчетность по партнерам и расчетам каждый месяц.

Контролируйте движение денег по расчетному счету

Если вы передали ключ первой подписи специалисту по бухгалтерскому учету, обязательно убедитесь в отсутствии сомнительных и несанкционированных платежей. В RemOnline, например, можно сгенерировать отчет по движению денежных средств. Важно, чтобы все финансовые показатели сходились. Иначе контролирующие органы могут заинтересоваться вашим бизнесом.

Особенно внимательно отнеситесь к незапланированным поступлениям, которые могут быть признаком махинаций. Например, бухгалтер принял безналичные деньги по просьбе какой-то организации, чтобы потом обналичить в банке и получить за это свой процент.

Если хотите минимизировать вероятность бухгалтерского мошенничества, не отдавайте ключ первой подписи бухгалтеру. Для подготовки платежек, просмотра выписок и загрузки их в программу управления бухгалтерским учетом достаточно “технического” ключа. Отправку платежей подтверждайте сами.

Проверяйте кассу

Бывает так, что сотрудники с доступом к наличным берут из кассы деньги “в долг” или просто проводят операции и забывают оформить финансовые записи. Старайтесь регулярно следить за тем, чтобы в кассе не было отрицательного остатка или превышения лимитов, потому что за нарушение кассовой дисциплины можно получить штраф. 

Следите за остатками товаров и материалов

Руководство должно насторожиться из-за отрицательных остатков, отсутствия актов списания и появления в программе позиций, которых по факту нет. Так бывает из-за того, что бухгалтер недобросовестно ведет документацию и не списывает приобретенные товары и материалы в полном объеме. Прояснить ситуацию помогут оборотно-сальдовая ведомость и отчет по отрицательным остаткам в любой программе по бухгалтерскому учету.

В программе для учета товара RemOnline контролировать запасы можно с помощью детального складского учета и регулярной инвентаризации с удобным решением расхождений.

Контролируйте соблюдение норм законодательства

Сразу скажем, что для изучения законов о бухучете нужно очень много времени. Они сложные, и иногда разобраться в них под силу только опытным бухгалтерам и юристам. Впрочем, специализированные программы финансового учета должны показать последовательность расходных и приходных ордеров, сообщить о нарушении лимитов по расчетам и найти счета с отрицательными остатками.

Проверяйте расчеты налогов

Благодаря грамотному ведению бухгалтерских операций в соответствующих системах можно увидеть, сколько начислено налогов, все ли расходы учтены и что именно бухгалтер забыл включить в расчет налогооблагаемой базы. Там можно найти и информацию о каждом налоге.

Кроме того, бывает так, что по налогам есть переплата либо задолженность. Бухгалтер не хочет в этом разбираться, закрывает глаза на предыдущую историю платежей и считает налоги за текущий период без учета несоответствий. Расхождения со временем будут только расти и их обязательно заметят в ГНС. Проверяйте сальдо на конец периода в оборотно-сальдовой ведомости, чтобы снизить вероятность таких ситуаций и не пошатнуть собственную финансовую позицию.

Следите за отчетностью

Все знают принципы бухгалтерского учета, по которым отчеты нужно сдавать вовремя и в полном объеме. Но недобросовестные бухгалтеры могут подавать неполную отчетность, а потом отправлять “уточненку” (правильную декларацию) уже после срока сдачи. Такая практика может привлечь повышенное внимание ГНС со всеми вытекающими последствиями.

Чтобы избежать подобных неприятностей, проводите внутренний контроль бухгалтерских записей. Попросите бухгалтера составить для вас календарь сдачи отчетов и подписывайте все финансовые документы перед отправкой (даже в электронном виде). Такие меры заставят бухгалтера серьезнее относиться к своим обязанностям.

Все эти действия должны показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и не допустите злоупотреблений. Не стесняйтесь задавать вопросы по поводу оформления документов, подачи отчетов и сумм платежей. Объясните бухгалтеру ответственность за ошибки и нарушения, из-за которых компания подвергается операционным рискам и несет убытки. Если вы не хотите сверять все вручную и вникать в бухучет или ситуация кажется очень запутанной, закажите аудиторскую проверку у сторонних экспертов по финансовому учету. Только учтите, что внешние аудиты желательно проводить до сдачи налоговой отчетности.

А если эта статья вам понравилась и была полезна, подпишитесь на обновления нашего блога, чтобы первыми читать новые полезные материалы.