Книга учета доходов и расходов

Определение и назначение книги учета доходов и расходов

Книга учета доходов и расходов – это отчетный документ для записи всех доходов и расходов ФЛП или юрлица за определенный период. Она необходима для ведения финансовой отчетности предпринимателя или компании.

Это один из основных документов бухучета, позволяющий налоговым органам установить налогооблагаемую часть доходов для бизнеса. В книге фиксируются все операции, связанные с поступлением и расходом средств, а также все сделки по продаже товаров или услуг.

Среди других функций книги доходов выделяют следующие:

• нужна для расчета взносов НДФЛ;
• заполнение ежегодной налоговой декларации;
• помогает государственным органам осуществлять контроль деятельности предпринимателей;
• чтобы облагать наличные доходы ФЛП, не пользующихся кассовым аппаратом.

Обязательно ли ведение книги учета доходов и расходов?

Да, все предприниматели должны вести книгу доходов. Разве что форма заполнения может отличаться в зависимости от принадлежности к той или иной группе ФЛП. Предприниматели, уплачивающие налоги по общей системе, должны заполнять документ, следуя четким правилам.

Кроме административной волокиты книга учета доходов и расходов может принести пользу. Например, если вы будете использовать ее для анализа финансовых показателей компании и упорядочивания денежных средств. Правда, в таком случае гораздо удобнее использовать программу, которая автоматически сгенерирует для вас финансовые отчеты. Такое ПО, как RemOnline, позволит легко и удобно вести финансовую отчетность, вместо того чтобы делать это все вручную или в том же Excel.

Как вести книгу учета доходов и расходов

Правила ведения документа зависят от того, в каком виде предприниматель ведет отчетность и к какой группе ФЛП он принадлежит. Для заполнения бумажной версии книги доходов и расходов действуют следующие правила:

• заполняйте книгу шариковой ручкой темно-синего или черного цвета;
• пишите разборчиво;
• если вносите изменения или поправки в документ, то новые пункты нужно пронумеровать и сопроводить подписью предпринимателя.

Нужно ли сшивать книгу учета доходов и расходов? В Налоговом кодексе Украины нет требований к шнуровке бумажной книги. Можно вовсе приобрести готовую форму заполнения книги доходов и расходов в интернете, канцелярских магазинах или в налоговой.

В электронном виде книга учета доходов и расходов заполняется в Excel. Также ГНСУ разработала личный электронный кабинет для налогоплательщиков, с помощью которого предприниматели смогут передавать налоговые данные в государственные органы. Обязательно наличие собственной электронной подписи для подтверждения подлинности документов.

Вы можете значительно упростить и ускорить заполнение книги доходов и расходов, используя программу для автоматизации расчета налогов RemOnline. Сервис рассчитывает налоговые ставки автоматически — вам нужно только добавить их к определенным товарам, категориям или услугам.

RemOnline значительно упрощает процесс ведения учета благодаря интеграциям с фискальными регистраторами, такими как Вчасно.Каса и Checkbox. Эти интеграции с пРРО обеспечивают автоматическую фискализацию платежей, что упрощает ведение учета доходов и расходов без лишних сложностей и затрат на бумажные регистраторы или кассовые аппараты.

Очень удобно, что в RemOnline можно добавить любую кассу. Например, недавно администраторы попросили создать кассу для расчета по реквизитам, когда не работает терминал. И можно очень легко проверить кассу за день — наличную, безналичную, и просто списком увидеть, откуда-что-куда, не смешивая все эти потоки.

Виктория Пузатова

Маркетинг-директор

Це-Клініка

Читать кейс ›

Если налоговики потребуют документы в бумажном виде, то их все же придется предоставить вместе с электронной копией. Какие факторы влияют на вероятность такого запроса — неизвестно. С подробным порядком заполнения вы можете ознакомиться в приказе Минфина №261.

Как заполнить книгу учета доходов и расходов?

Для разных видов ФЛП действительны разные правила налогообложения и заполнения документов.

Для ФЛП на общей системе налогообложения (являются плательщиками НДС):

У предпринимателей этой группы налогообложению подлежит только сумма прибыли, то есть разница между доходами и расходами. Министерство финансов Украины утвердило форму заполнения книги доходов и сборов для ФЛП-плательщиков НДС в упомянутом выше приказе №261. Определенные особенности мы хотели бы выделить:

• каждая запись должна быть подтверждена официальным документом: чеком, квитанцией или актом купли-продажи;
• все суммы указываются в гривне с учетом копеек;
• если вы делаете исправления или вносите дополнительные блоки, то их необходимо подтвердить подписью предпринимателя.
• информация о доходах, расходах и полученных товарах (работах, услугах) фиксируется ежедневно;
• отдельно указываются средства, поступившие на счет налогоплательщика денежным переводом и полученные наличными;
• также следует отметить безвозмездно полученные товары (работы, услуги) и понесенные расходы, то есть приобретение товаров (работ, услуг), зарплату сотрудников и единый взнос на государственное социальное страхование.

Если в какую-либо из строк или блоков нужно внести информацию об операциях, которые ваша компания не совершала, то оставляйте их пустыми. Также вы должны уточнять в книге доходов итоги за год, квартал и месяц. Необходимо подтверждать ваши расходы с помощью актов приема-передачи выполненных услуг и платежных поручений или выписки с банковского счета. Вы должны в частности оплатить указанные расходы и правильно указать дату приобретения товаров или предоставления услуги.

Для плательщиков единого социального налога (не являются плательщиками НДС):

Эта группа ФЛП может вести книгу доходов и расходов в произвольной форме на бумаге или в электронном виде в Excel. Нюансы лучше согласовать с вашими налоговиками, потому что, скорее всего, они не обрадуются креативам. В конце концов, главное, чтобы они потом смогли расшифровать ваш отчет.

Вы можете не соблюдать типовую форму заполнения, которую для вашей группы предпринимателей отменили в 2021 году. Однако и запрещать вам этого не будут, если вам удобнее вести документы в прежнем виде. Скорее наоборот, налоговики будут только рады, если вы предоставите им книгу доходов, заполненную по типовой форме. В частности, в отчетность вносят документы о хозяйственных операциях для обязательного хранения.

Для ФЛП 1 группы

Законодательно эти предприниматели не вправе нанимать персонал. ФЛП этой группы могут выбирать удобный для себя вид заполнения книги доходов и расходов и вести ее в произвольной форме. Однако если сумма годовой выручки превышает 1 млн грн, то предпринимателя автоматически переводят на общую систему.

Для ФЛП 2 группы

Предприниматели этой группы могут нанимать до 10 сотрудников и заниматься производством/продажей товаров, ресторанным бизнесом и предоставлением услуг плательщикам ЕСВ и населению. ФЛП 2 группы платят налоги за себя и своих работников. Они сами могут выбирать вид и форму для книги доходов и расходов.

Если же доходы бизнеса превысят сумму в 5 млн грн, то собственник должен выбрать следующую группу или будет автоматически переведен на общую систему налогообложения.

Для ФЛП 3 группы

Предприниматели этой группы могут иметь любое количество работников и заниматься любой деятельностью, не запрещенной законом Украины. Они платят налоги за каждого сотрудника в отдельности. ФЛП третьей группы должен заполнять книгу доходов и расходов по типовому формату, если платит налоги по общей системе или в произвольной форме, если по ЕСВ.

Если доходы предпринимателей этой группы превышают 5 млн грн, то они могут остаться на этой системе и начать дополнительно платить НДС или перейти на общую систему налогообложения.

Нужно ли регистрировать книгу учета доходов и расходов в налоговой?

С начала 2021 года предпринимателям не нужно сдавать в налоговую книгу доходов и расходов. Обязательную регистрацию отменило Министерство финансов Украины. У вас все же должна быть книга доходов, если вдруг налоговая придет к вам с визитом.

Вывод

Книга доходов и расходов является неотъемлемой частью отчетности украинских предпринимателей. В 2021 году система относительно упростилась и теперь некоторые группы ФЛП могут заполнять документы в произвольной форме. Также для всех владельцев бизнеса заработал электронный кабинет, а регистрация книги доходов была отменена. Однако необходимость вести финансовую отчетность никуда не делась. К счастью, эту задачу бизнеса существенно облегчит современный сервис автоматизации учета финансов и налогов.