Укр
  1. Головна
  2. Блог
  3. Академія РемОнлайн

Управлінський облік: ціль, принципи та особливості впровадження

Управленческий учет: цель, принципы и особенности внедрения

Вести бізнес без управлінського обліку – це як їхати за кермом машини із зав'язаними очима. Процес інтригує, та немає впевненості, що дістанешся з пункту А в пункт Б. З бізнесом та сама історія: для його розвитку потрібно розуміти, як ідуть справи в компанії та вчасно отримувати інформацію про всі зміни. Наприклад, про товарообіг, доходи та витрати, якість обслуговування та ефективності роботи підлеглих.

Система звітів має бути організована так, щоб ви в будь-який момент часу могли подивитися їх і відповісти на 2 головних питання – в якому стані зараз знаходиться компанія та що можна зробити, аби збільшити прибуток і зменшити витрати. В цьому й полягає основна мета управлінського обліку. Він допомагає аналізувати минуле, контролювати сьогодення та планувати майбутнє вашого бізнесу (будувати стратегію).

Управлінський облік потрібен абсолютно всім компаніям: від магазинів побутової техніки, до майстерень і мереж СТО. Тому сьогодні докладно розповімо про його задачі, користь і особливості впровадження.

Основні задачі управлінського обліку

Цели и задачи управленческого учета

Система управлінського обліку допомагає вирішувати багато важливих завдань. Ось основні з них:

  • Управління витратами та запасами

На товари, зарплати, обладнання та запуск нових послуг витрачається певний бюджет. Потім все це приносить якийсь прибуток. Управлінський облік допоможе вам його оцінити і зрозуміти, які філії та сегменти бізнесу більш рентабельні, а які пора закрити. У кого зі співробітників чорний пояс з продажів та обслуговування, а кого слід звільнити.

Ви зможете фіксувати й аналізувати витрати та доходи. Бачити рух товарів і знати, які з них користуються популярністю, а які роками лежать на складі мертвим вантажем. Планувати закупівлі та витрати на оплату праці, а також вирішувати, скільки грошей зараз можна вивести з бізнесу для інвестицій в інші проекти.

Це допоможе збудувати ефективну систему управління, позбавитися від хаосу в бізнес-процесах і, нарешті, почати прогнозувати результати роботи підприємства. Власне, так і повинно бути.

  • Збір, систематизація та аналіз інформації

Кількість та якість отриманих даних буде залежати від програми, в якій ви працюєте. В РемОнлайн, наприклад, ви зможете генерувати звіти щодо виконавців, замовлень, залишків, списань, відгуків, зарплат, робіт, прибутку від продажу товарів та послуг і т.д.

При цьому зручно те, що інформацію можна порівнювати у розрізі періодів, співробітників і майстерень. Вона буде завантажуватися в зрозумілій формі та її не потрібно буде шукати вручну. Пару кліків і докладний звіт уже на моніторі. Відразу хочемо сказати, що такої деталізації складно домогтися, якщо ви ведете справи в Excel. Тому CRM-система – дуже корисна штука для організації управлінського обліку.

  • Оптимізація комунікації та бізнес-процесів

Ви зможете аналізувати ключові показники роботи компанії та відстежувати динаміку їх змін. Це допоможе побачити, визначити й усунути слабкі місця бізнес-процесів. Без управлінського обліку ви б просто відчували, ніби щось не так, а потім довго шукали корінь зла методом проб і помилок.

Крім того, якщо у вас підключена телефонія, ви зможете організувати облік та прослуховування дзвінків. Дізнаєтеся, як ваші співробітники спілкуються з клієнтами, оптимізуєте структуру діалогу, розробите скрипти продажів і зможете вплинути на якість обслуговування.

  • Створення додаткових точок контролю

Ви отримаєте доступ до інформації, яка стосується всіх сфер діяльності компанії: від складського обліку, до продажів і зворотного зв'язку. Її регулярний аналіз дозволить вам створити об'єктивну систему KPI і отримати додаткові точки контролю. У співробітників з'явиться план продажів, норма часу для виконання замовлень та рівень оцінки клієнтів, до якого потрібно прагнути.

  • Розробка системи мотивації

З попереднього пункту стає ясно, що організація управлінського обліку допоможе створити дієву систему мотивації. Ви зможете встановити винагороду за продаж дорогих товарів чи певних послуг та врахувати стаж і досвід роботи окремих співробітників.

Крім того, відстежуючи успіхи виконавців, ви зрозумієте кого варто підвищити, перевести на іншу посаду або хто заслужив премію.

  • Планування в розрізі поточних показників роботи компанії

Все вищезгадане дасть вам можливість об'єктивно оцінити стан справ і перейти до планування закупівель, прибутку, витрат, довгострокових та короткострокових цілей. Це дозволить досягти стабільного розвитку бізнесу та уникнути ефекту американських гірок.

Управлінський облік потрібен для того, щоб керівник не потонув у дрібних задачах, міг контролювати процеси, прогнозувати ситуацію та швидко приймати раціональні рішення.

Тепер давайте поговоримо про особливості управлінського обліку для сервісного бізнесу та складнощі, з якими стикаються підприємці при його впровадженні.

Особливості управлінського обліку для сфери послуг

У великих компаніях управлінським обліком займаються цілі відділи та навіть департаменти: аналітики, фінансисти, економісти, бухгалтерія, менеджери з розвитку напрямків і т. д. А у сфері послуг зазвичай представлений малий та середній бізнес, який не має ресурсів на утримання такої кількості працівників. Тому підприємці можуть зіткнутися з рядом проблем, серед яких:

  • відсутність часу на аналітику та роботу з цифрами – вирішується автоматизацією типових задач;
  • брак досвіду та спеціалізованих знань – потрібні максимально зрозумілі й прості звіти;
  • нестача та погана структура даних – допоможе нормальна CRM-система.

Як бачите, всі труднощі можна перебороти, було б бажання. До того ж у результаті управлінський облік заощадить вам купу часу і сил.

При організації системи управлінського обліку варто звернути увагу й на інші особливості сфери послуг. Наприклад, те, що доведеться вивчати не тільки фінансові та складські показники, але також рівень сервісу, терміни виконання робіт, сезонність, витрати матеріальних і трудових ресурсів. Та не хвилюйтеся, для всього цього можна зібрати інформацію та створити звіти. Просто потрібно буде проаналізувати зворотний зв'язок і дані за попередні періоди. Наприклад, розрахувати середнє число замовлень в низький та високий сезони, а також норми часу на різні види робіт і терміни очікування запчастин від постачальників, з якими співпрацюєте.

Правила, принципи та види управлінського обліку

Виды управленческого учета

Управлінський облік ділиться на 4 види:

  • Виробничий – дозволяє розрахувати собівартість товарів і послуг.
  • Бюджетний – спрямований на підвищення ефективності роботи підрозділів і працівників (сюди відносимо зарплати, премії та штрафи).
  • Маржинальний – показує залежність прибутку від обсягів продажів і виробництва.
  • Стратегічний – допомагає забезпечити розвиток та підвищення конкурентоспроможності бізнесу потрібними ресурсами.

Всі вони працюють за єдиною системою принципів, серед яких безперервність, простота, надійність, своєчасність та порівнянність даних. Тобто ви повинні регулярно отримувати достовірні й зрозумілі звіти, інформації з яких вам буде достатньо для аналізу та прийняття рішень.

Це важливо розуміти на етапі вибору CRM-системи, щоб вести управлінський облік відповідно до наступних правил:

  1. Реалістичність та чітке формулювання цілей і задач.
  2. Стислість, системність та зручність отримання інформації.
  3. Правильний розподіл ролей і обов'язків між співробітниками.
  4. Наявність центрів відповідальності та системи їх взаємодії (наприклад, у комірників, касирів, адміністраторів і продавців можуть бути свої показники та зони відповідальності).
  5. Продуманий механізм контролю.
  6. Відсутність додаткових труднощів для підлеглих (впровадження обліку повинно підвищити ефективність їх роботи, а не відволікати від основних обов'язків).

З теоретичною частиною та функціями управлінського обліку розібралися. Ви обов'язково зможете застосувати ці знання на практиці.

Як організувати управлінський облік: алгоритм впровадження

Управлінський облік на різних підприємствах може мати свої завдання та особливості, але ось універсальний план:

  • Виберіть програму, яку будете використовувати. Дуже зручно, коли всі дані збиратися в одній CRM-системі.
  • Визначте фінансову структуру компанії та центри відповідальності.
  • Розробіть класифікацію витрат і доходів, щоб додати статті руху грошових коштів для подальшого аналізу.
  • Систематизуйте, опишіть та оптимізуйте бізнес-процеси. Вони відображають етапи діяльності підприємства, тому дуже важливо розуміти, хто в них бере участь, як все це працює та якими документами супроводжується.
  • Створіть шаблони довідників, документів і форм (якщо в програмі немає передвстановлених варіантів або їх недостатньо).
  • Контролюйте внесення в систему первинних даних. Поговоріть про це зі співробітниками та додайте в документи ряд обов'язкових для заповнення полів.
  • Визначтеся з необхідними звітами.
  • Почніть регулярно їх генерувати та стежити за показниками роботи компанії в динаміці.
  • Коригуйте стратегію та систему мотивації, ґрунтуючись на отриманих даних.

При виборі програмного продукту зверніть увагу на хмарні рішення з простим інтерфейсом, можливостями для інтеграції та автоматизацією типових задач. Так ви зможете отримувати доступ до звітів звідки завгодно, обійтися без придбання додаткового устаткування, розраховувати на регулярні оновлення та допомогу кваліфікованої служби підтримки. А також підключити телефонію і sms-шлюз, щоб потім аналізувати зворотний зв'язок і якість спілкування. Такі функції є в РемОнлайн.

Тепер ви розумієте основи управлінського обліку і знаєте, як його організувати. Впевнені, у вас все вийде!

comments powered by Disqus