Укр
  1. Головна
  2. Блог
  3. Академія РемОнлайн

Як провести інвентаризацію: підготовка, способи та оформлення результатів

Як провести інвентаризацію: підготовка, способи та оформлення результатів

Через розбіжності фактичних та облікових залишків виникає багато проблем. Наприклад, можна додати до замовлення запчастини, яких немає на складі або продати пересортний товар. Потім доведеться робити повернення, подовжувати терміни ремонтів і вибачатися перед клієнтами. Це псує не тільки настрій, але й імідж вашої компанії.

Щоб уникнути подібних ситуацій, потрібно регулярно перераховувати товари та порівнювати їх реальну кількість з тією, що вказана в системі. Так ви отримаєте коректні дані про залишки, перевірите чесність співробітників і почнете контролювати товарообіг. Звичайно, за умови, що все зробили правильно. Тому сьогодні розповімо про те, як проводити інвентаризацію на складі та що потім робити з її результатами.

Як підготуватися до інвентаризації: 5 простих порад

Здавалося б, навіщо до неї взагалі готуватися? Бери та рахуй. Але якщо приступити до інвентаризації без підготовки, вона може зайняти дуже багато часу або не показати реальну ситуацію на складі. Щоб перерахунок пройшов швидко та без проблем, скористайтеся нашими порадами:

  1. Завершіть обробку документів, які впливають на рух товарів. Проведіть актуальні оприбуткування, списання та переміщення. Рух усіх позицій має бути відображено в системі до початку інвентаризації.
  2. Наведіть лад на складі. Потрібно організувати все так, щоб співробітники розуміли, де знаходиться той чи інший товар і могли швидко його знайти. Для цього, перед тим як робити інвентаризацію, включіть адресне зберігання або хоча б забезпечте інформативне зонування (розмістіть товари не рандомно, а за зрозумілою логікою). Крім того, браковані та списані позиції варто прибрати в окреме місце, щоб їх не порахували як надлишки.
  3. Виберіть спосіб проведення інвентаризації. Часткова або повна, за допомогою сканера штрих-кодів або вручну. Головне, прийняти рішення заздалегідь, щоб правильно розподілити час, перевірити коректність роботи обладнання або роздрукувати залишки. Детальніше про те, як часто потрібно проводити інвентаризацію та про її види розповімо трохи пізніше.
  4. Призначте інвентаризаційну комісію. Подумайте, хто з працівників буде проводити перерахунок. Вони обов'язково мають бути присутніми на роботі в день інвентаризації та після її проведення підписати спеціальний акт. Дуже важливо, щоб ці люди рахували товари за фактичною наявністю, а не зі слів матеріально відповідальних колег. Тому ви повинні бути впевнені в їх чесності.
  5. Складіть план. Визначте групи товарів для перерахунку та скажіть співробітникам, кому і о котрій годині приходити на роботу.

Виконання цього простого плану допоможе вам заощадити час і нерви, а також отримати достовірні результати. Тепер давайте поговоримо про види та способи інвентаризації як методу обліку.

Види та способи інвентаризації складу

Види та способи інвентаризації складу РемОнлайн

Почнемо з того, що проводити інвентаризацію можна по графіку і позапланово. У першому випадку бажано робити це кожен місяць та обов'язково мінімум раз на рік – перед здачею річної звітності. Регулярний перерахунок допоможе швидко виявити недостачі, уникнути фінансових втрат та конфліктів з клієнтами. Співробітники стануть більш дисциплінованими, і ви зможете навести на складі лад.

Позапланові інвентаризації потрібні в несподіваних ситуаціях на кшталт недопоставок, псування та крадіжок. Якщо їх доводиться проводити занадто часто, варто задуматися про причини постійних форс-мажорів і звільнити недобросовісних працівників.

Крім того, інвентаризації бувають суцільними та вибірковими. В першому випадку ви рахуєте всі товари, а у другому – якусь їх частину (певні категорії, групи та комірки). Річна інвентаризація повинна бути суцільною, а проміжні можна робити так, як вам зручно. Потім для перевірки правильності результатів проводиться контрольний або повторний перерахунок.

З видами розібралися, перейдемо до методів. Інвентаризацію можна проводити вручну або автоматично, офлайн або онлайн. Реалізація конкретних рішень залежить від вашої CRM-системи. У РемОнлайн, наприклад, для цього передбачено 4 способи:

  • Сліпа інвентаризація – потрібно сканувати етикетки товарів сканером штрих-кодів. Успішність дії підтвердить звуковий сигнал і вам навіть не доведеться дивитися на монітор. Скануєте, чуєте звук, переходите до наступного товару – все просто.
  • Друк відомості – роздрукуйте залишки та зафіксуйте фактичну кількість товарів, а потім внесіть у таблицю позиції, по яких є розбіжності. Так ви зможете проінвентаризувати склад в режимі офлайн.
  • Експорт/імпорт товарів – експортуйте залишки в excel-файл, заповніть в ньому фактичну кількість, а потім імпортуйте назад в CRM-систему.
  • Завантаження списку залишків – додайте в таблицю обліковий список товарів, а потім порахуйте та внесіть їх фактичну кількість.

Тепер ви знаєте, як правильно проводити інвентаризацію на складі та які методи для цього можна використовувати. Після завершення перерахунку в системі сформується підсумковий акт із загальним списком позицій та знайденими розбіжностями. Саме час поговорити про те, як відобразити результати інвентаризації в обліку.

Зведення інвентаризації та підведення підсумків

Зведення інвентаризації та підведення підсумків

Оформлення результатів – це фінальний етап інвентаризації. Якщо ви не знайшли розбіжностей, просто роздрукуйте акт для архіву. При виявленні надлишків, пересортиць та недостач доведеться витратити час на те, щоб відшукати та розпізнати проблемні позиції. Щось могло потрапити в зону браку або загубитися без коробки між стелажами, по якомусь товарі просто забули провести переміщення, якийсь вкрали і т.д. Ціле розслідування. Після нього можна переходити до вирішення розбіжностей в CRM-системі. Ось основні типи проблем, з якими ви можете зіткнутися:

  • Недостачі

Вирішуються через списання або продаж матеріально відповідальному працівникові.

  • Надлишки

Потрібно оприбуткувати, при необхідності відредагувати ціни й роздрукувати етикетки для таких позицій.

  • Товари на інших складах і комірках

До цієї групи відносяться серійні товари, які опинилися не на своєму місці. Їх потрібно перемістити на правильні склади та комірки.

  • Товари інших категорій

Така проблема виникає тоді, коли ви проводите вибіркову інвентаризацію окремих категорій. Наприклад, інвентаризуєте запчастини та бачите, що в список чомусь потрапив товар. У такому випадку потрібно просто виправити категорію позиції на ту, до якої вона повинна належати.

  • Невідомі товари

Якщо ви знайшли невідомі товари, які можна продати, ідентифікуйте і оприбуткуйте  їх в CRM-системі.

В кінці ви проведете якусь кількість оприбуткувань, списань та переміщень. Добре, якщо ці документи будуть пов'язані з підсумковим актом інвентаризації в програмі, щоб ви в будь-який момент могли їх відкрити та перевірити інформацію, що вас цікавить. Після зведення фактична та облікова кількість товарів повинна стати однаковою. Це означатиме, що інвентаризація пройшла успішно.

Тепер ви знаєте, як оформити результати інвентаризації та що потрібно для її проведення. А докладніше про інвентаризацію в РемОнлайн читайте в цій статті.

comments powered by Disqus